Gut vorbereitet auf Betriebsprüfungen dank automatisierter Verfahrensdokumentation

Als Selbständiger müssen Sie die Möglichkeit einer betrieblichen Prüfung durch das Finanzamt jederzeit in Betracht ziehen. Denn laut §§ 193-207 Abgabenordnung (AO)  und aufgrund des Gesetzes zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung (BGBl. I S. 2302) sind Betriebsprüfungen grundsätzlich zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder die freiberuflich tätig sind.

Was im Detail bei Ihnen wie aufwendig geprüft wird, wenn Sie an der Reihe sind, kann ganz unterschiedlich ausfallen. Es kann um bestimmte Zeiträume oder Sachverhalte für die Besteuerung gehen, um Umsatzsteuersonderprüfungen oder Lohnsteuerprüfungen. In den meisten Fällen können Sie recht zuverlässig mit einer Prüfung Ihrer Verfahrensdokumentation rechnen. Darauf sollten Sie sich also einstellen.

Lückenlos und GoBD-konform: Verfahrensdokumentation mit lexoffice

Sinn und Zweck der Verfahrensdokumentation soll eine lückenlose Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Unterlagen in IT-gestützten Unternehmensprozessen gewährleisten. Daher besteht für jedes Unternehmen in Deutschland die Pflicht eine Verfahrensdokumentation zu führen, unabhängig von seiner Größe. Auch als Einzelkämpfer oder Kleinunternehmerin betrifft Sie das. Mit GetMyInvoices ist bereits sichergestellt, dass sämtliche elektronisch empfangenen Rechnungen – sei es per E-Mail, aus Portalen oder von Drittlösungen – zentral und sicher abgelegt sind.

Wenn Sie mit unserem Partner lexoffice arbeiten bzw. Ihre Rechnungen von GetMyInvoices automatisch in die Buchhaltungslösung aus dem Haus Haufe Lexware übertragen lassen, dann lässt sich die Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck erzeugen – zum Beispiel von Ihrem Steuerberater, der im Bedarfsfall noch sein Know-how oder eine Beratung ergänzen kann.

Typische Fragen der Betriebsprüfer lauten: „Wie sichern Sie Ihre Belege und Buchungen?“, „Welche Prozesse haben Sie für die Einhaltung der GoBD etabliert?“ oder „Bitte zeigen Sie mir Ihre Verfahrensdokumentation für den Umgang mit Belegen.“ Dank Automatisierung der Verfahrensdokumentation in lexoffice stellen solche Fragen kein Problem dar.

Frank Steinberg, Senior Market Designer bei lexoffice: „GetMyInvoices ist bereits seit drei Jahren unser Softwarepartner und unterstützt lexoffice-Kunden sehr erfolgreich. Wir freuen uns über die erfolgreiche Partnerschaft, von der besonders unsere Anwender*innen profitieren: Mehr als 1.000 Anwender optimieren inzwischen mit GetMyInvoices ihre Prozesse zum Sammeln von Belegen (Rechnungen) aus Portalen oder E-Mail-Postfächern. Belege werden automatisch an lexoffice per Upload übertragen und stehen zur Erfassung bereit – und auf Wunsch liefert lexoffice auch automatisch die Verfahrensdokumentation.“

Lückenlos, schnell erzeugt und dabei auch noch GoBD-konform: Grundlage der lexoffice Verfahrensdokumentation bildet die Mustervorlage der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung „Auslegung der GoBD beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“. Sie wird beim Abruf automatisch mit Ihren Inhalten aus lexoffice individuell ausgefüllt und lässt sich jederzeit erneut abrufen – auch wenn eine Außenprüfung anberaumt wird.

§ 193 Zulässigkeit einer Außenprüfung

(1) Eine Außenprüfung ist zulässig bei Steuerpflichtigen, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten, die freiberuflich tätig sind und bei Steuerpflichtigen im Sinne des § 147a.

(2) Bei anderen als den in Absatz 1 bezeichneten Steuerpflichtigen ist eine Außenprüfung zulässig,

1. soweit sie die Verpflichtung dieser Steuerpflichtigen betrifft, für Rechnung eines anderen Steuern zu entrichten oder Steuern einzubehalten und abzuführen,
2. wenn die für die Besteuerung erheblichen Verhältnisse der Aufklärung bedürfen und eine Prüfung an Amtsstelle nach Art und Umfang des zu prüfenden Sachverhalts nicht zweckmäßig ist oder
3. wenn ein Steuerpflichtiger seinen Mitwirkungspflichten nach § 90 Absatz 2 Satz 3 nicht nachkommt.

Quelle: dejure.org

Warum eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation wesentlich für Sie als Unternehmer ist

Bei jeder Betriebsprüfung schauen sich die Beamten des Finanzamts an, ob Sie die strengen Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) eingehalten haben. Was passiert Ihnen im schlimmsten Fall, wenn das nicht der Fall ist? Ganz einfach: Ihre Einkünfte werden von dem Beamten wenig wohlwollend geschätzt, denn das Finanzamt geht dann vom Verdacht auf Schwarzarbeit oder unterschlagene Gewinne aus.
Ein guter Grund, die eigenen Angelegenheiten in Ordnung und „prüfungssicher“ zu halten, denn Schätzungen durch das Finanzamt sind selten unternehmerfreundlich. Mit dem Mix aus GetMyInvoices und lexoffice sind Sie bestens vorbereitet.