Perfeccionamiento de los flujos de trabajo de tu empresa con la RPA

La automatización robótica de procesos (RPA) permite a los robots de software automatizar tareas que solían realizar los humanos. Esta idea se originó en la automatización de procesos y se utiliza, por ejemplo, para la automatización de software de prueba. Este método que se basa en la inteligencia artificial, sus funciones y sus ventajas se presentarán en el siguiente artículo.

¿Qué significa Automatización Robótica de Procesos?

La automatización robótica de procesos, abreviatura RPA, es la automatización de procesos controlados por robots. Estos incluyen varios procedimientos diferentes: La inteligencia artificial puede ser útil tanto para consultar datos o ingresar formularios como para operar sistemas y herramientas complejos. Esto se denomina bot de software y realiza sus tareas imitando el comportamiento humano. Esto ofrece la ventaja de que una vez que se hayan creado los sistemas o procesos, no es necesario adaptarlos: el bot se hace cargo de donde actuaría un trabajador humano. Sin embargo, a diferencia de los robots físicos, la inteligencia artificial se une directamente a la interfaz de usuario y puede, por ejemplo, responder consultas de servicio al cliente o manejar tareas contables recurrentes. Y esto es lo que hemos hecho.

El origen de la RPA

Los robots llevan en la industria varias décadas y brindan una ayuda valiosa, que ya no podemos imaginarnos sin ellos. Otras áreas de negocio también buscan soluciones que puedan simplificar y acelerar los procesos, y así mejorar la eficiencia de la empresa. Por lo tanto, no solo se reducen los gastos, sino que también se promueve el crecimiento y se sobrecargan menos a los empleados. Las desventajas de las opciones existentes incluyen los altos costes asociados y la cantidad de recursos necesarios.

Esta es la razón por la que la RPA se desarrolló a partir de los ejemplos de automatización de procesos clásicos de varios proveedores y robots industriales. Estos bots pueden implementar instrucciones de forma independiente y, por lo tanto, completar varias operaciones y operar programas completos. Desde principios de la década de 2000, por ejemplo, la inteligencia artificial se ha utilizado en el sector de las redes sociales para enviar correos electrónicos automatizados o responder a llamadas de los servicios al cliente. Sin embargo, el mejor momento de la RPA llegó en el campo del aseguramiento de la calidad del software.

¿En qué se diferencia la RPA de los tradicionales procesos de automatización?

Aparte de la automatización de procesos tradicional, la RPA es perfectamente compatible con los sistemas existentes. Como dijimos, se integra y opera con ellos, lo que hace innecesaria cualquier conversión, plataforma renovada o inversión. Los procesos comerciales existentes pueden continuar sin cambios y aún se ejecutan en menor tiempo y ahorro de costes. Incluso si la empresa crece significativamente, no se requiere mano de obra adicional, ya que los bots absorben la carga de trabajo recién creada. El uso de un sistema holístico también estandariza la experiencia del cliente, lo que genera confianza y les facilita el uso de las ofertas en cuestión.

¿Para qué vale la RPA?

La RPA vale para los procesos estructurados, que se caracterizan por instrucciones claras y especificaciones repetidas. El software aprende reglas establecidas y realiza el trabajo de acuerdo con ellas. Después de aprender los pasos, los ejecuta según la frecuencia deseada; sin embargo, no es capaz de adaptar de manera flexible sus procesos a nuevas situaciones y cambiar su comportamiento. Primero se deben aprender los procedimientos desconocidos antes de poder aplicarlos.

¿En qué áreas se puede emplear la RPA?

Esta pregunta va de la mano con la consideración de para qué procesos es adecuado el uso de bots: debido a que la RPA se basa en reglas, puede ser útil siempre que haya acciones predecibles y repetitivas que se deben realizar en una interfaz de usuario virtual. La RPA puede, por ejemplo:

• rellenar formularios
• completar datos, copiar y ajustar
• ejecutar comandos “sí/después”
• acceder a páginas web
• realizar cálculos
• procesar datos obtenidos de Internet
• abrir correos electrónicos y procesar archivos adjuntos
• acceder a las redes sociales
• leer y procesar información de documentos y sistemas estructurados, nuestra competencia principal en GetMyInvoices.

¿Cuáles son las ventajas de la RPA?

Un bot se hace cargo parcialmente del trabajo de un empleado humano. A diferencia del empleado, el bot puede trabajar día y noche, así como los fines de semana y los festivos. No se toma vacaciones, no se toma días libres porque está enfermo y no comete errores por descuido. No calcula mal y no se olvida de realizar los pasos. Además, la inteligencia artificial funciona a múltiples velocidades y aporta una amabilidad y profesionalidad constantes y ensayadas en el contacto directo con los clientes. La RPA también registra todos los pasos realizados y elige automáticamente la ruta más rentable sin perder tiempo.

Como resultado, los procesos comunes de una empresa no solo se ejecutan más rápido y sin errores, sino que también se perfeccionan. Al mismo tiempo, los empleados se liberan de la realización de procesos rutinarios y pueden dedicar su tiempo a tratar problemas más complejos.

 

 

¿Cómo afecta la RPA a los costes de una empresa?

El ahorrar costes varía según la estructura de la empresa. Sin embargo, los estudios llevados a cabo demuestran que se pueden esperar retornos del 30% al 200% en el primer año después de invertir en los bots de software. Sin embargo, antes de que se pueda usar la RPA y ahorrar costes, la inteligencia artificial debe aprender los procesos que se ejecutarán. Para ello, un experto en la materia deberá mostrarle al bot en la interfaz de usuario los diferentes procesos. Una vez que el bot haya aprendido los procesos, se pueden ejecutar a voluntad; esto significa que se pueden ejecutar con la rapidez y la frecuencia necesarias.

¿Cómo contribuye la RPA a la mejora del trabajo diario en la empresa?

La RPA, cuando se usa correctamente, facilita varios procesos diferentes y también reduce la carga de trabajo de los empleados de la empresa. La RPA puede tener los siguientes beneficios:

• Las tareas simples y monótonas ya no tienen que ser ejecutadas por empleados humanos, por lo que su motivación aumenta.
• Los empleados tienen más tiempo y energía para trabajos más complejos y pueden dedicarse más intensamente a los clientes.
• Los tiempos de respuesta a las consultas se reducen significativamente, lo que aumenta la satisfacción del cliente.
• El registro constante de datos y procesos brinda a la administración una visión general transparente del desarrollo de la empresa.
• Especialmente en un negocio de temporada, no es necesario contratar y capacitar a una gran cantidad de nuevos empleados con poca antelación, ya que los bots pueden hacer frente fácilmente al nuevo volumen de trabajo, lo que también alivia la carga de los empleados que ya están trabajando.