GetMyInvoices – Detrás de escenas: Backoffice

En nuestra serie “Detrás de escenas”, Pia Zosel cuenta que trabajar en el departamento de administración no tiene por qué ser monótono, especialmente en GetMyInvoices.

 

Pia, ¿hace cuánto que trabajas para GetMyInvoices y cuáles son tus tareas?

Empecé en fino en diciembre de 2021 y mis tareas son muy diversas. Ayudo a Verena en el departamento de contabilidad, manejo el correo y me ocupo del sistema de pedidos y los informes de gastos de viaje. También me encargo de comunicarme con nuestro gestor y revisar los plazos para el pago de los impuestos. Actualmente, estoy a cargo de la gestión de la oficina, del personal, superviso los contratos laborales, gestiono bajas por enfermedad, etc.

¿Cómo conociste GetMyInvoices?

La primera vez que supe de fino fue durante mi formación bancaria en Göttingen. Debido a que usábamos el servicio de cambio de cuenta de fino, me familiaricé más con el tema de la “digitalización de los servicios financieros” y me interesó. Cuando me mudé a Kassel unos años más tarde, solicité directamente el puesto de administrativa en fino. 

¿Cómo fue el proceso de contratación?

Todo fue rápido y sin complicaciones. Después de presentar mi solicitud, me citaron unos días después para llevar a cabo una entrevista con Verena y Björn. Recibí la oferta de trabajo el mismo día de la entrevista y el contrato de trabajo tres días después.

¿Cómo fue el proceso de incorporación?

Como dije antes, empecé a trabajar en diciembre de 2021. Las personas que trabajan en contabilidad saben que diciembre es un periodo “complicado”. Eso más organizar la mudanza de nuestra oficina en ese mismo mes fueron tareas gigantescas para mí.

¿Fue difícil ocuparse de nuevas tareas?

Para nada. Incluso durante la entrevista, mencioné que me hubiera gustado un trabajo variado donde pueda aprender cosas nuevas. No es un puesto administrativo clásico y, por suerte, todo vale en fino.

Aunque antes tenía poco contacto con temas como la contabilidad, pude aprender todo en poco tiempo y siempre tuve a Verena a mi lado como persona de contacto. Por supuesto, a veces nos enfadamos cuando algo no funciona de inmediato, pero estamos orgullosos de poderlo solucionar.

¿Cómo es tu día a día en el trabajo?

Por lo general voy a la oficina unos 3 o 4 días a la semana y, a menudo, empiezo con tareas rutinarias, como mirar y contestar correos o asignar recibos en GetMyInvoices. De esta manera, puedo empezar el día con la buena sensación de que ya logro algo y luego dedicarme a otras tareas.

¿Qué tareas son y cómo las abordas?

Estamos montando una nueva empresa, por ejemplo. Por supuesto, no es algo de todos los días para nosotros, pero requiere bastante trabajo burocrático. Sin embargo, supongamos que sabemos que se avecina un proyecto de este tipo. En ese caso, derivamos directamente varias tareas para el back office, como crear una nueva cuenta GetMyInvoices para el departamento de contabilidad o solicitar el número de identificación fiscal. Nuestro departamento legal está involucrado aquí y se coordina estrechamente con nosotros en el departamento de administración.

Antes nos hablaste sobre el mapeo de documentos en GetMyInvoices. ¿Así que tú también utilizas GetMyInvoices? ¿Cuál es tu experiencia con nuestra herramienta?

Exacto. GetMyInvoices simplifica mucho. A través de mi padre que trabaja por cuenta propia, sé lo arduo que puede ser llevar la contabilidad. Especialmente al final del año, el nivel de estrés siempre es muy alto porque siempre suele faltar alguna factura.

Con GetMyInvoices no nos pasa. GetMyInvoices es muy intuitivo y fácil de usar. Usamos la herramienta principalmente para el almacenamiento de documentos, procesos de aprobación, ejecución de pagos, monitoreo de pagos y colaboración con el gestor.

¿Qué es lo que más te gusta de tu trabajo?

Tengo la oportunidad de ponerme a prueba todos los días y aprender algo nuevo, a través de Verena, de mis propias experiencias o de mis propios errores. Cuando tenemos nuevas tareas, tenemos un lema que es “simplemente pruébalo”. Eso es exactamente lo que me gusta de fino: mentes abiertas y aprendizaje de los errores.

A diferencia de los grupos corporativos, no tenemos esquemas prefabricados, lo que significa que podemos desarrollar y establecer soluciones. Me encanta poner orden en el caos y esto es una ventaja para una empresa como un fino, en constante crecimiento y cambio.

Al mismo tiempo, sé que siempre puedo confiar en el equipo cuando necesito ayuda. Mantenemos una relación de trabajo amistosa y respetuosa y eso me gusta.

Una última pregunta para acabar con la entrevista. Si fueras un helado, ¿qué gusto serías?

Helado de frambuesa, ¡me encanta la fruta!