¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas? Los empresarios se hacen esta pregunta una y otra vez. La respuesta: las leyes fiscales y comerciales obligan a todos a archivar facturas y otros recibos. La ley es complicada y los errores pueden resultar costosos. Pero si se siguen algunas reglas del juego, se pueden evitar la mayoría de los obstáculos.
Tabla de contenido:
- Plazos de conservación de facturas
- Archivar facturas y recibos en papel
- ¿A qué hay que prestar atención al digitalizar facturas?
- Archivar facturas electrónicas
Plazos de conservación de facturas
¿Qué aplica si tienes una gran empresa?
El Código de Comercio responde claramente a la cuestión del plazo de conservación de facturas y otros documentos contables: 8 Jahre lang. Allí también existe la posibilidad de archivar en soportes de datos, si esto corresponde a los principios de una buena contabilidad.
¿Qué aplica si tienes una pequeña empresa?
Das Handelsrecht gilt allerdings nur für Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist § 147 der Abgabenordnung (AO) relevant. Dort ist für Buchungsbelege ebenfalls eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist mit der Möglichkeit der elektronischen Archivierung vorgeschrieben. Sie müssen also in jedem Fall Rechnungen aufheben, und zwar acht Jahre lang.
Información adicional:HGB artículo 257, apartados 3 y 4 ; Artículo 147 del AO
Archivar facturas y recibos en papel
¿Qué puede esperar si no archiva las facturas?
Los comerciantes, autónomos y autónomos están obligados a cooperar en una auditoría fiscal. Si no se pueden encontrar los documentos relevantes para la reserva, el empleado hará un presupuesto. Esto suele ser superior a las cantidades reales y no puede ser refutado.
A las excesivas exigencias fiscales muchas veces se añaden sanciones. Estos pueden incluir multas e incluso penas de prisión por evasión fiscal o incumplimiento de la obligación de llevar registros contables adecuados. Por tanto, los documentos que sean relevantes para la recaudación de impuestos deben archivarse de forma ordenada y comprensible.
¿Cómo se archiva los recibos en papel térmico?
Thermopapierbelege spielen meist bei den Betriebsausgaben eine Rolle und sind acht Jahre lang aufzubewahren.
Pero ¿qué sentido tiene conservarlos si ya no son legibles? En el peor de los casos, sólo podrá mostrarle al funcionario fiscal un recibo ilegible. En ese caso, Hacienda ya no podría comprobar el contenido mínimo de las facturas según el artículo 14, apartado 4, de la UStG. Esto significa que se perdería la deducción del impuesto soportado.
Sin embargo, cuando reciba recibos en papel térmico, haga fotocopias o escanéelos, Esto se considera prueba del contenido de la factura. Esto está claramente regulado en el decreto de aplicación del impuesto sobre las ventas.
Información adicional:UStG artículo 14, apartados 4 y 5
¿Qué pasa si pierdes billetes?
Esto generalmente no sucede, pero desafortunadamente a veces sí: no se presentó un recibo de inmediato o la factura se pierde.
Si esto sucede, lo más sencillo es pedir una copia al emisor. Esto debe marcarse como tal y archivarse. Si no puede obtener un duplicado, usted mismo puede crear un recibo de reemplazo y presentarlo en lugar del recibo perdido. De esta forma se cumple el principio de “No reservar sin recibo”.
Fuerza mayor: ¿Qué pasa si sus facturas son destruidas por el fuego o el agua?
El papel no es indestructible. Por ejemplo, estos documentos a menudo se pierden irremediablemente después de robos o incendios. Si ha sufrido una pérdida tan total, le recomendamos que busque ayuda experta de un asesor fiscal, de la Cámara de Industria y Comercio o de una asociación profesional lo antes posible.
Dado que prácticamente todos los pagos se realizan ahora sin efectivo, puede reconstruir y explicar los ingresos y gastos mediante un cálculo sencillo de excedente de ingresos (EÜR) basado en los movimientos de la cuenta comercial. Los bancos archivan los flujos de caja durante al menos diez años y pueden ponérselo a tu disposición. Sin embargo, esto tiene su precio.
¿Necesita conservar el recibo en papel de las facturas escaneadas?
En principio, la Agencia Tributaria puede exigir la presentación de facturas originales. Esto inicialmente destruye la idea de una oficina sin papel.
Pero hay excepciones: los documentos relevantes para los impuestos pueden destruirse si “el procedimiento y los procesos cumplen con el GoB/GoBS y el almacenamiento en el original no es requerido por otras regulaciones legales”.
Puede archivar facturas en soportes de datos o de imágenes y destruir recibos en papel si se cumplen los siguientes requisitos:
- Durante el período de conservación, los documentos deben estar siempre disponibles y ser inmediatamente legibles.
- Los documentos deben estar protegidos contra pérdida y falsificación.
- Los originales sólo podrán destruirse después de que se haya realizado una copia de seguridad de los documentos recién escaneados y archivados.
**En resumen esto significa: **Podrá destruir los recibos en papel si se garantiza la inmutabilidad y el acceso rápido a los escaneos y el procedimiento de archivo es correcto.
La tecnología y la organización deben documentarse para que los procesos sigan siendo rastreables. Por supuesto, es necesario respetar los principios de los sistemas contables informáticos (GoBS), así como el acceso a los datos y la verificabilidad de los documentos digitales (GDPdU).
Información adicional:Artículo 147, apartado 2, AO ; Carta del BMF del 1 de febrero de 1984 publicada en BStBl I, página 155; Carta del BMF del 29 de enero de 2004 - IV B 7 - S 7280 - 19/04 párrafo 72
¿A qué hay que prestar atención al digitalizar facturas?
¿Con qué dispositivo necesitas digitalizar facturas?
La digitalización se puede llevar a cabo de diversas formas. Es irrelevante si haces esto usando una aplicación de escaneo móvil o un escáner de alta gama. Es importante que los documentos en su almacenamiento digital sigan siendo legibles e inalterables.
Para volúmenes medios de documentos, es suficiente un escáner de alimentación estándar con una resolución de 300 ppp o una fotografía con un teléfono móvil. Para fotografías de buena calidad, 600 ppp son suficientes.
¿En qué formato necesitas guardar las facturas?
La pregunta sigue siendo sobre el formato. Dado que los documentos digitalizados deben ser inalterables, no son posibles formatos de trabajo como .doc, .odt o .xls. Sin embargo, ciertos archivos PDF se consideran adecuados porque una vez guardados, no se pueden modificar.
El formato uniforme para facturas electrónicas ZUGFeRD (Guía central del usuario del Foro de Factura Electrónica de Alemania) también utiliza el formato PDF/A. Se publicó como norma ISO en 2005 y se basa en un estándar independiente del fabricante que es visible para todos. PDF/A fue desarrollado específicamente para el almacenamiento a largo plazo y garantiza que la imagen del recibo pueda mostrarse permanentemente.
¿Con qué nombre de archivo debería guardar las facturas?
El nombre del archivo debe cumplir requisitos como la capacidad de búsqueda o asignación rápida. Al escanear, el sistema suele asignar automáticamente un nombre como “Scan_Date_Scan_Time”. Las herramientas le permiten asignar nombres significativos y así facilitar el trabajo, especialmente cuando se busca un documento específico.
Si solo necesita archivar una cantidad media de documentos, puede asignar nombres según el sistema antiguo en las carpetas de papel, es decir, ordenarlos por año, fecha y nombre. El siguiente formato de fecha tiene sentido: año_mes_día. El año tiene cuatro dígitos, el mes y el día siempre tienen dos dígitos. Esto significa que la clasificación electrónica es más sencilla y los documentos se almacenan automáticamente ordenados por fecha.
Puede agregar el nombre del emisor de la factura y otra información detrás de la fecha. Por ejemplo, un nombre así se vería así: 20160905_Ikea_Tisch. Ya se puede saber por el nombre de qué se trata. Si desea evitar que los recibos se ordenen alfabéticamente por día, agregue un número consecutivo delante del nombre, que luego tendrá prioridad.
**Usar un programa OCR tiene sentido **ya que los datos se pueden transferir directamente a la contabilidad utilizando la interfaz adecuada. La búsqueda de una factura de la que sólo se conoce el año y el artículo, por ejemplo, también se simplifica considerablemente porque el contenido de la factura se puede leer electrónicamente.
¿Cómo debería organizar su presentación electrónica?
La estructura de carpetas dentro del sistema de archivo electrónico puede ser similar al sistema que ha utilizado anteriormente en formato papel.
Aquí también tiene sentido orden primario por años. Si luego divide más por mes depende del volumen de la factura. Dentro del período de tiempo, puede ordenar según facturas entrantes, facturas salientes, recibos de efectivo, etc.
Una carpeta para cada tipo de documento o, para algunas copias, un indicador como encendido, apagado, una barra delante del nombre del archivo ayuda a ordenar y encontrar. Su árbol de archivos entonces se vería así: año/mes/tipo de documento/nombre del documento.
Archivar facturas electrónicas
La regla básica es: los recibos electrónicos también deben guardarse en formato electrónico, por lo que todas las facturas que no se reciban en papel deben archivarse digitalmente.
¿Qué hay que tener en cuenta según el GoBD?
Desde 2016, los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos (GoBD) han reemplazado al GoB. El contribuyente es el único responsable de la exactitud de su contabilidad. Esto también se aplica si ha delegado estas tareas total o parcialmente en un tercero, como por ejemplo un asesor fiscal.
Se aplican los mismos principios que para los libros creados manualmente. Deben ser comprensibles, claras, completas, correctas, oportunas e inalterables. También se debe garantizar el registro y el orden continuos.
Más información:GoBD
¿En qué forma o formato necesitas almacenar las facturas electrónicas?
Se debe mantener el formato en el que se reciben las facturas electrónicas. Sin embargo, se permite la conversión interna a otro formato si el formato original está vinculado al nuevo. Sin embargo, no podrá archivar copias en papel en lugar de facturas electrónicas. Esto sería inadmisible.
¿Necesita archivar correos electrónicos de facturas?
Siempre que sean correos electrónicos con factura electrónica adjunta se podrán responder rápidamente:** de nada**. El correo electrónico es sólo un sobre y no lo guardarías.
¿En qué soporte hay que archivar las facturas electrónicas?
El documento electrónico deberá almacenarse en Estado original con documentación de verificación en un soporte de datos no modificable. tener lugar.
Esto último plantea problemas a las empresas debido a los cambios en los medios de almacenamiento en sus propios sistemas informáticos. Incluso los CD que sólo se pueden escribir una vez envejecen y los datos se pueden perder dentro del período de retención.
Una solución que le permite archivar facturas sin temor a perder datos es utilizar un software de archivo o un sistema de gestión de documentos. Por supuesto que también lo es GetMyInvoices ideal para esto. ¡Intentalo!
