Combien de temps devez-vous conserver les factures ? Les entrepreneurs se posent sans cesse cette question. La réponse : Le droit fiscal et commercial oblige chacun à archiver les factures et autres reçus. La loi est compliquée et les erreurs peuvent coûter cher. Mais si vous suivez quelques règles du jeu, la plupart des pièges peuvent être évités.
Table des matières:
- Délais de conservation des factures
- Archiver les factures et reçus papier
- À quoi faut-il faire attention lors de la numérisation des factures ?
- Archiver les factures électroniques
Délais de conservation des factures
Qu’est-ce qui s’applique si vous avez une grande entreprise ?
Le Code de commerce répond clairement à la question de la durée de conservation des factures et autres documents comptables : 8 Jahre lang. La possibilité d’archivage sur supports de données y est également disponible si cela correspond aux principes d’une bonne comptabilité.
Qu’est-ce qui s’applique si vous avez une petite entreprise ?
Das Handelsrecht gilt allerdings nur für Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist § 147 der Abgabenordnung (AO) relevant. Dort ist für Buchungsbelege ebenfalls eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist mit der Möglichkeit der elektronischen Archivierung vorgeschrieben. Sie müssen also in jedem Fall Rechnungen aufheben, und zwar acht Jahre lang.
Informations Complémentaires:HGB §257 paragraphes 3-4 ; AO § 147
Archiver les factures et reçus papier
À quoi devez-vous vous attendre si vous n’archivez pas les factures ?
Les commerçants, les indépendants et les travailleurs indépendants sont tenus de coopérer lors d’un contrôle fiscal. Si les documents relatifs à la réservation ne sont pas trouvés, le greffier établira une estimation. Ce montant est généralement supérieur aux montants réels et ne peut être réfuté.
Aux exigences fiscales excessives s’ajoutent souvent des pénalités. Celles-ci peuvent inclure des amendes, voire des peines de prison, pour fraude fiscale ou manquement à l’obligation de tenir une comptabilité appropriée. C’est pourquoi les documents pertinents pour la perception des impôts doivent être archivés de manière ordonnée et compréhensible.
Comment classer les reçus sur papier thermique ?
Thermopapierbelege spielen meist bei den Betriebsausgaben eine Rolle und sind acht Jahre lang aufzubewahren.
Mais à quoi bon les conserver s’ils ne sont plus lisibles ? Dans le pire des cas, vous ne pourrez présenter au fisc qu’un reçu illisible. L’administration fiscale ne serait alors plus en mesure de vérifier le contenu minimum des factures conformément à l’article 14, paragraphe 4, de l’UStG. Cela signifie que la déduction de la taxe en amont serait perdue.
Cependant, lors de la réception des reçus en papier thermique, faites-en des photocopies ou numérisez-les, Ceci constitue la preuve du contenu de la facture. Ceci est clairement réglementé dans le décret d’application de la taxe sur les ventes.
Informations Complémentaires:UStG §14, paragraphes 4-5
Et si vous perdez vos factures ?
Cela n’arrive généralement pas, mais malheureusement cela arrive parfois : un reçu n’a pas été déposé immédiatement ou la facture est perdue.
Si cela se produit, le plus simple est d’en demander une copie à l’émetteur. Cela doit être marqué comme tel et archivé. Si aucun duplicata ne peut être obtenu, vous pouvez créer vous-même un reçu de remplacement et le classer à la place du reçu perdu. Vous respectez ainsi le principe « Pas de réservation sans reçu ».
Force Majeure : Que faire si vos factures sont détruites par le feu ou l’eau ?
Le papier n’est pas indestructible. Par exemple, ces documents sont souvent irrémédiablement perdus après des effractions ou des incendies. Si vous avez subi une perte aussi totale, il est conseillé de faire appel le plus rapidement possible à l’aide d’un conseiller fiscal, de la Chambre de commerce et d’industrie ou d’une association professionnelle.
Étant donné que pratiquement tous les paiements sont désormais effectués sans numéraire, vous pouvez reconstituer et expliquer les revenus et les dépenses grâce à un simple calcul de l’excédent de revenus (EÜR) basé sur les mouvements du compte professionnel. Les banques archivent les flux de trésorerie pendant au moins dix ans et peuvent vous les rendre accessibles. Cependant, cela a un prix.
Devez-vous conserver le reçu papier des factures numérisées ?
En principe, l’administration fiscale peut exiger la présentation des factures originales. Cela détruit dans un premier temps l’idée d’un bureau sans papier.
Mais il existe des exceptions : les documents fiscaux peuvent être détruits si « la procédure et les processus sont conformes au GoB/GoBS et que le stockage dans l’original n’est pas également requis par d’autres réglementations légales ».
Vous pouvez archiver les factures sur des supports de données ou d’images et détruire les reçus papier si les conditions suivantes sont remplies :
- Pendant la période de conservation, les documents doivent toujours être disponibles et rendus immédiatement lisibles.
- Les documents doivent être protégés contre la perte et la falsification.
- Les originaux ne peuvent être détruits qu’après que les documents nouvellement numérisés et archivés aient été sauvegardés.
**En résumé, cela signifie : **Vous pouvez détruire les reçus papier si l’immuabilité et l’accès rapide aux scans sont garantis et si la procédure d’archivage est correcte.
La technologie et l’organisation doivent être documentées afin que les processus restent traçables. Vous devez bien entendu respecter les règles relatives aux principes des systèmes comptables informatisés (GoBS) ainsi qu’à l’accès aux données et à la vérifiabilité des documents numériques (GDPdU).
Informations Complémentaires:Article 147, paragraphe 2, AO ; Lettre du BMF du 1er février 1984 publiée dans BStBl I p.155 ; Lettre BMF du 29 janvier 2004 - IV B 7 - S 7280 - 19/04 paragraphe 72
À quoi faut-il faire attention lors de la numérisation des factures ?
Avec quel appareil avez-vous besoin pour numériser les factures ?
La numérisation peut être réalisée de différentes manières. Que vous fassiez cela à l’aide d’une application de numérisation mobile ou d’un scanner haut de gamme n’a aucune importance. Il est important que les documents de votre stockage numérique restent lisibles et immuables.
Pour des volumes de documents moyens, un scanner à alimentation standard avec une résolution de 300 dpi ou une photo avec un téléphone portable suffit. Pour des photos de bonne qualité, 600 dpi suffisent.
Dans quel format devez-vous enregistrer les factures ?
Reste la question du format. Les documents numérisés devant être immuables, les formats de travail tels que .doc, .odt ou .xls ne sont pas possibles. Cependant, certains fichiers PDF sont considérés comme adaptés car une fois enregistrés, ils ne peuvent plus être modifiés.
Le format uniforme pour les factures électroniques ZUGFeRD (Central User Guide de l’Electronic Invoice Forum Germany) utilise également le format PDF/A. Celle-ci a été publiée en tant que norme ISO en 2005 et repose sur une norme indépendante du fabricant et visible par tous. PDF/A a été spécialement développé pour le stockage à long terme et garantit que l’image du reçu peut être affichée en permanence.
Sous quel nom de fichier devez-vous enregistrer les factures ?
Le nom du fichier doit répondre à des exigences telles qu’une recherche rapide ou une assignabilité. Lors de la numérisation, un nom tel que « Scan_Date_Scan_Time » est généralement attribué automatiquement par le système. Des outils permettent d’attribuer des noms significatifs et facilitent ainsi le travail, notamment lors de la recherche d’un document spécifique.
Si vous n’avez besoin d’archiver qu’un nombre moyen de documents, vous pouvez attribuer des noms selon l’ancien système dans les dossiers papier, c’est-à-dire en triant par année, date et nom. Le format de date suivant est logique : année_mois_jour. L’année comporte quatre chiffres, le mois et le jour comportent toujours deux chiffres. Cela signifie que le tri électronique est plus facile et que les documents sont automatiquement classés par date.
Vous pouvez ajouter le nom de l’émetteur de la facture et d’autres informations derrière la date. Par exemple, un tel nom ressemblerait à ceci : 20160905_Ikea_Tisch. Le nom vous permet déjà de savoir de quoi il s’agit. Si vous souhaitez éviter que les reçus soient triés par ordre alphabétique par jour, ajoutez un numéro consécutif devant le nom, qui sera alors prioritaire.
**Utiliser un programme OCR est logique **car les données peuvent être transférées directement en comptabilité à l’aide de l’interface appropriée. La recherche d’une facture dont vous ne connaissez que l’année et l’article, par exemple, est également considérablement simplifiée car le contenu de la facture peut être lu électroniquement.
Comment organiser votre dépôt électronique ?
La structure des dossiers au sein du système de classement électronique peut être similaire à celle que vous utilisiez auparavant sous forme papier.
Ici aussi, cela a du sens commande primaire par années. Le fait de diviser à nouveau par mois dépend du volume de la facture. Dans la plage horaire, vous pouvez ensuite trier selon les factures entrantes, les factures sortantes, les encaissements, etc.
Un dossier pour chaque type de document ou, pour quelques exemplaires, un indicateur tel que activé, désactivé, barre devant le nom du fichier facilite le tri et la recherche. Votre arborescence de fichiers ressemblerait alors à ceci : année/mois/type de document/nom du document.
Archiver les factures électroniques
La règle de base est la suivante : les reçus électroniques doivent également être enregistrés sous forme électronique, de sorte que toutes les factures qui ne sont pas reçues sous forme papier doivent être archivées numériquement.
Que devez-vous prendre en compte selon le GoBD ?
Depuis 2016, les principes de bonne gestion et de stockage des livres, registres et documents sous forme électronique et d’accès aux données (GoBD) ont remplacé le GoB. Le contribuable est seul responsable de l’exactitude de sa comptabilité. Ceci s’applique également s’il a délégué ces tâches en tout ou en partie à un tiers tel qu’un conseiller fiscal.
Les mêmes principes s’appliquent que pour les livres créés manuellement. Ils doivent être compréhensibles, clairs, complets, corrects, opportuns et immuables. L’enregistrement et l’ordre continus doivent également être assurés.
Informations complémentaires:GoBD
Sous quelle forme ou format devez-vous stocker les factures électroniques ?
Le format dans lequel les factures électroniques sont reçues doit être conservé. Toutefois, la conversion interne vers un autre format est autorisée si le format original est lié au nouveau. Cependant, vous ne pouvez pas archiver des copies papier à la place des factures électroniques. Ce serait inadmissible.
Avez-vous besoin d’archiver les e-mails de factures ?
Tant qu’il s’agit d’e-mails accompagnés d’une facture électronique, il est possible d’y répondre rapidement :** pas du tout**. L’e-mail n’est qu’une enveloppe et vous ne le conserverez pas.
Sur quel support faut-il archiver les factures électroniques ?
Le document électronique doit être stocké dans État d’origine avec documentation de vérification sur support de données non modifiable prend place.
Cette dernière pose des problèmes aux entreprises en raison du changement de supports de stockage dans leurs propres systèmes informatiques. Même les CD qui ne peuvent être gravés qu’une fois âgés et dont les données peuvent être perdues pendant la période de conservation.
Une solution qui vous permet d’archiver les factures sans crainte de perte de données consiste à utiliser un logiciel d’archivage ou un système de gestion de documents. Bien sûr, c’est aussi le cas GetMyInvoices idéal pour cela. Essayez-le !
