Hoe lang moet je facturen bewaren? Ondernemers stellen zichzelf deze vraag keer op keer. Het antwoord: het belasting- en handelsrecht dwingt iedereen om facturen en andere bonnen te archiveren. De wet is ingewikkeld en fouten kunnen kostbaar zijn. Maar als je een paar spelregels volgt, kunnen de meeste valkuilen worden vermeden.
Inhoudsopgave:
- Bewaartermijnen voor facturen
- Archiveer papieren facturen en bonnen
- Waar moet u op letten bij het digitaliseren van facturen?
- Archiveer elektronische facturen
Bewaartermijnen voor facturen
Wat geldt als u een groot bedrijf heeft?
Het Wetboek van Koophandel geeft duidelijk antwoord op de vraag van de bewaartermijn voor facturen en andere boekhoudkundige documenten: 8 Jahre lang. Ook de mogelijkheid tot archivering op gegevensdragers is daar aanwezig, indien dit aansluit bij de beginselen van een goede boekhouding.
Wat geldt als u een klein bedrijf heeft?
Das Handelsrecht gilt allerdings nur für Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind. Für Kleinunternehmer und Freiberufler ist § 147 der Abgabenordnung (AO) relevant. Dort ist für Buchungsbelege ebenfalls eine 8-jährige Aufbewahrungsfrist mit der Möglichkeit der elektronischen Archivierung vorgeschrieben. Sie müssen also in jedem Fall Rechnungen aufheben, und zwar acht Jahre lang.
Extra informatie:HGB §257 paragrafen 3-4 ; AO § 147
Archiveer papieren facturen en bonnen
Wat moet u verwachten als u facturen niet archiveert?
Ondernemers, zelfstandigen en freelancers zijn verplicht mee te werken aan een belastingcontrole. Indien boekingsrelevante documenten niet gevonden kunnen worden, zal de griffier een schatting maken. Dit is doorgaans hoger dan de werkelijke bedragen en kan niet worden weerlegd.
Vaak worden er sancties toegevoegd aan de buitensporige belastingeisen. Het kan hierbij gaan om boetes en zelfs gevangenisstraffen wegens belastingontduiking of schending van de verplichting om een goede boekhouding bij te houden. Documenten die relevant zijn voor de belastinginning moeten daarom op een ordelijke en begrijpelijke manier worden gearchiveerd.
Hoe archiveert u bonnen op thermisch papier?
Thermopapierbelege spielen meist bei den Betriebsausgaben eine Rolle und sind acht Jahre lang aufzubewahren.
Maar wat heeft het voor zin om ze te bewaren als ze niet langer leesbaar zijn? In het ergste geval kunt u de belastingambtenaar alleen een onleesbaar betalingsbewijs laten zien. De belastingdienst zou dan niet langer in staat zijn om de minimale inhoud van facturen te controleren in overeenstemming met artikel 14 (4) UStG. Dit betekent dat de aftrek voor voorbelasting verloren gaat.
Wanneer u ontvangstbewijzen op thermisch papier ontvangt, dient u echter fotokopieën te maken of deze te scannen. Dit geldt als bewijs van de inhoud van de factuur. Dit is duidelijk geregeld in het aanvraagbesluit omzetbelasting.
Extra informatie:UStG §14, paragrafen 4-5
Wat als u rekeningen kwijtraakt?
Meestal gebeurt dit niet, maar soms gebeurt het helaas wel: er is niet meteen een ontvangstbewijs ingediend of de factuur is verloren.
Als dit gebeurt, kunt u het beste de uitgever om een kopie vragen. Dit moet als zodanig worden gemarkeerd en gearchiveerd. Als er geen duplicaat kan worden verkregen, kunt u zelf een vervangend betalingsbewijs maken en dit archiveren in plaats van het verloren ontvangstbewijs. Hiermee voldoet u aan het principe “Geen boeking zonder ontvangstbewijs”.
Overmacht: Wat als uw rekeningen door brand of water vernietigd worden?
Papier is niet onverwoestbaar. Zo gaan deze documenten vaak onherroepelijk verloren na inbraak of brand. Heeft u zo’n totaal verlies geleden, dan is het raadzaam zo snel mogelijk deskundige hulp in te roepen van een belastingadviseur, de Kamer van Koophandel of een beroepsvereniging.
Omdat vrijwel alle betalingen nu contantloos worden gedaan, kunt u inkomsten en uitgaven reconstrueren en verklaren voor een eenvoudige inkomensoverschotberekening (EÜR) op basis van de mutaties op de zakelijke rekening. Banken archiveren geldstromen minimaal tien jaar en kunnen deze voor u toegankelijk maken. Dit heeft echter zijn prijs.
Moet u de papieren kassabon van gescande facturen bewaren?
De Belastingdienst kan in beginsel verlangen dat originele facturen worden overgelegd. Dit vernietigt in eerste instantie het idee van een papierloos kantoor.
Maar er zijn uitzonderingen: Belastingrelevante documenten mogen worden vernietigd als “de procedure en processen voldoen aan de GoB/GoBS en opslag in het origineel niet ook vereist is op grond van andere wettelijke voorschriften.”
U kunt facturen op gegevensdragers of beelddragers archiveren en papieren bonnen vernietigen als aan de volgende vereisten wordt voldaan:
- Gedurende de bewaartermijn dienen de documenten altijd beschikbaar en direct leesbaar te zijn.
- De documenten moeten worden beschermd tegen verlies en vervalsing.
- De originelen mogen alleen worden vernietigd nadat er een back-up is gemaakt van de nieuw gescande en gearchiveerde documenten.
**Samengevat betekent dit: **U mag papieren bonnen vernietigen als de onveranderlijkheid en snelle toegang tot de scans gegarandeerd zijn en de archiveringsprocedure correct is.
De techniek en organisatie moeten gedocumenteerd worden zodat de processen traceerbaar blijven. Uiteraard moet u de principes van goede computerondersteunde boekhoudsystemen (GoBS) in acht nemen, evenals de toegang tot gegevens en de verifieerbaarheid van digitale documenten (GDPdU).
Extra informatie:Artikel 147 Paragraaf 2 AO ; Brief van de BMF gedateerd 1 februari 1984, gepubliceerd in BStBl I, blz. 155; Brief BMF d.d. 29 januari 2004 - IV B 7 - S 7280 - 19/04 paragraaf 72
Waar moet u op letten bij het digitaliseren van facturen?
Met welk apparaat heb je facturen nodig om te digitaliseren?
Digitalisering kan op verschillende manieren plaatsvinden. Of je dit nu doet met een mobiele scanapp of een high-end scanner, het maakt niet uit. Het is belangrijk dat de documenten in uw digitale opslag leesbaar en onveranderlijk blijven.
Voor middelgrote hoeveelheden documenten is een standaard invoerscanner met een resolutie van 300 dpi of een foto met een mobiele telefoon voldoende. Voor foto’s van goede kwaliteit is 600 dpi voldoende.
In welk formaat moet u facturen opslaan?
De vraag blijft over het formaat. Omdat de gedigitaliseerde documenten onveranderlijk moeten zijn, zijn werkformaten zoals .doc, .odt of .xls niet mogelijk. Bepaalde PDF-bestanden worden echter geschikt geacht, omdat ze, eenmaal opgeslagen, niet meer kunnen worden gewijzigd.
Het uniforme formaat voor elektronische facturen ZUGFeRD (Centrale Gebruikershandleiding van het Elektronische Factuur Forum Duitsland) maakt ook gebruik van het PDF/A-formaat. Deze is in 2005 als ISO-norm gepubliceerd en is gebaseerd op een fabrikantonafhankelijke norm die voor iedereen zichtbaar is. PDF/A is speciaal ontwikkeld voor langdurige opslag en zorgt ervoor dat de afbeelding van de kassabon permanent kan worden weergegeven.
Onder welke bestandsnaam moet u facturen opslaan?
De bestandsnaam moet voldoen aan eisen als snelle vindbaarheid of toewijsbaarheid. Bij het scannen wordt doorgaans automatisch een naam zoals “Scan_Date_Scan_Time” door het systeem toegewezen. Met tools kunt u betekenisvolle namen toekennen en zo het werk vergemakkelijken, vooral wanneer er naar een specifiek document wordt gezocht.
Als u slechts een gemiddeld aantal documenten hoeft te archiveren, kunt u in de papieren mappen namen toekennen op basis van het oude systeem, d.w.z. sorteren op jaar, datum en naam. Het volgende datumformaat is zinvol: jaar_maand_dag. Het jaartal heeft vier cijfers, de maand en de dag hebben altijd twee cijfers. Hierdoor wordt het elektronisch sorteren eenvoudiger en worden de documenten automatisch op datum geordend opgeslagen.
Achter de datum kunt u de naam van de factuuruitgever en andere informatie toevoegen. Zo’n naam zou er bijvoorbeeld zo uitzien: 20160905_Ikea_Tisch. Aan de naam kun je al zien wat het is. Als u wilt voorkomen dat de bonnen alfabetisch op dag worden gesorteerd, plaatst u voor de naam een volgnummer, dat dan voorrang heeft.
**Het gebruik van een OCR-programma is zinvol **omdat de gegevens rechtstreeks naar de boekhouding kunnen worden overgebracht via de juiste interface. Ook het zoeken naar een factuur waarvan u bijvoorbeeld alleen het jaartal en de post weet, wordt aanzienlijk vereenvoudigd doordat de inhoud van de factuur elektronisch kan worden uitgelezen.
Hoe organiseert u uw elektronische aangifte?
De mappenstructuur binnen het elektronisch archiefsysteem kan vergelijkbaar zijn met het systeem dat u eerder in de vorm van papier gebruikte.
Eén is hier ook logisch primaire volgorde op jaarbasis. Of u vervolgens per maand verder verdeelt, hangt af van het factuurvolume. Binnen deze periode kunt u vervolgens sorteren op inkomende facturen, uitgaande facturen, kassabonnen, enz.
Een map voor elk documenttype of, voor enkele exemplaren, een indicator zoals aan, uit, balk voor de bestandsnaam helpt bij het sorteren en vinden. Uw bestandsboom ziet er dan als volgt uit: jaar/maand/documenttype/documentnaam.
Archiveer elektronische facturen
De basisregel is: elektronische bonnen moeten ook in elektronische vorm worden bewaard, dus alle facturen die niet op papier worden ontvangen, moeten digitaal worden gearchiveerd.
Waar moet u volgens de GoBD rekening mee houden?
Sinds 2016 hebben de principes voor het goede beheer en de opslag van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (GoBD) de GoB vervangen. De belastingbetaler is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van zijn boekhouding. Dit geldt ook als hij deze taken geheel of gedeeltelijk heeft gedelegeerd aan een derde, zoals een belastingadviseur.
Dezelfde principes zijn van toepassing als voor handmatig gemaakte boeken. Ze moeten begrijpelijk, duidelijk, volledig, correct, actueel en onveranderlijk zijn. Ook de continue opname en ordening moeten gewaarborgd zijn.
Verdere informatie:GoBD
In welke vorm of formaat moet u elektronische facturen bewaren?
Het formaat waarin elektronische facturen worden ontvangen, moet worden gehandhaafd. Interne conversie naar een ander formaat is echter toegestaan als het oorspronkelijke formaat aan het nieuwe wordt gekoppeld. U mag echter geen papieren exemplaren archiveren in plaats van elektronische facturen. Dit zou niet-ontvankelijk zijn.
Moet u factuur-e-mails archiveren?
Zolang het e-mails zijn met een elektronische factuur als bijlage, kunnen ze snel worden beantwoord:** helemaal niet**. De e-mail is slechts een envelop en u zou hem niet bewaren.
Op welk medium moet u elektronische facturen archiveren?
Het elektronische document moet worden opgeslagen in Originele staat met verificatiedocumentatie op een niet-aanpasbare gegevensdrager spelen zich af.
Dit laatste levert problemen op voor bedrijven vanwege veranderende opslagmedia in hun eigen IT-systemen. Zelfs cd’s die pas kunnen worden beschreven als ze ouder worden en gegevens kunnen binnen de bewaartermijn verloren gaan.
Eén oplossing waarmee u facturen kunt archiveren zonder bang te hoeven zijn voor gegevensverlies, is het gebruik van archiveringssoftware of een documentbeheersysteem. Natuurlijk is dat ook zo GetMyInvoices hiervoor uitermate geschikt. Probeer het!
