El tema de las finanzas es una señal de alerta para muchas personas. A los responsables de la toma de decisiones en las empresas emergentes a menudo les suda las manos cuando los inversores simplemente piden cifras. Jana Ludwig-Martyushev, fundadora de Comience a financiar ahora , conoce este problema y le gustaría eliminarlo con su caja de herramientas. Hablamos con la experta financiera, que se describe a sí misma como una contadora de libros de memoria, una entusiasta del mercado de valores y una persona bienhechora.
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Jana, ¡presente brevemente su empresa! ¿Que estas haciendo exactamente? Con alegría. Soy coach financiero para startups. Mi misión es ayudar a las empresas jóvenes a no fracasar por cuestiones financieras. Ésta es una cuestión apremiante. Recién ahora he vuelto a leer un estudio según el cual el 50 por ciento de todas las empresas emergentes en EE. UU. tienen que abandonar por desconocimiento de su propia situación. Esto no es diferente en Alemania. Es fácil prevenir tales lagunas en el conocimiento. El sector financiero puede hacer una gran contribución a esto. Simplemente es importante solucionarlo y configurar todo correctamente. Quiero que los tomadores de decisiones reconozcan esto.
¿De qué se trata exactamente tu caja de herramientas? Mi caja de herramientas para empresas emergentes, autónomos y pequeñas empresas es un paquete todo en uno para configurar las finanzas muy fácilmente en diez pasos. Esto comienza con la higiene contable y simplemente con la configuración de un plan de cuentas. Los usuarios también aprenden cómo encontrar un buen asesor fiscal, por qué tienen sentido los centros de costos y cómo crear un plan financiero. La caja de herramientas también incluye pautas y plantillas de Excel listas para usar. Por último, desde el primer día, recomiendo dos herramientas de las que personalmente estoy 100 por cien convencido: GetMyInvoices para la gestión de facturas y la herramienta de gastos de viajes Circula.
¿Cómo se te ocurrió la idea de la caja de herramientas? Después de estudiar administración de empresas, creé estructuras de contabilidad y control e implementé procesos financieros en varias empresas durante más de diez años. Noté que los mismos problemas ocurrían una y otra vez y me pregunté por qué no había una solución sostenible para ellos. Después de todo, no tiene sentido seguir reinventando la rueda. Quería cambiar esto. Por eso me convertí en autónomo y desarrollé la caja de herramientas.
Su afirmación es: “Las finanzas no son ciencia espacial”. ¡Dinos más sobre eso! La mayoría de las personas, ya sean personales o empresariales, le temen a las finanzas. La razón es que no saben cómo abordar el problema. Así que nadan en el flujo de números sin ningún control. Cuando me di cuenta de que este miedo desaparece una vez que se conocen algunos trucos simples y pasos del proceso, comencé a contárselo a todos: no es ciencia espacial, solo tienes que sentarte y comprender algunas cosas. Entonces ya no tendrás miedo.
¿Puede enumerar otros puntos débiles que enfrentan las empresas emergentes en particular en el área de las finanzas en sus primeros años? La mayoría de las empresas emergentes fracasan en los primeros tres años. Una de las principales razones es que carecen de una visión general. Controlan todo de alguna manera. Como a menudo no llevan una buena contabilidad, no saben cuánto les durará el dinero. Tampoco conocen los tornillos ni las palancas de ajuste. Por eso empiezo exactamente en este punto. Cuando los procesos financieros están configurados con precisión y todo funciona sin problemas, las empresas emergentes han dado el paso más grande.
¿Qué importancia tiene aquí el tema de la gestión de facturas digitales? La gestión de facturas digitales es la base para una contabilidad funcional y una buena contabilidad. Si las cosas no van bien en estos ámbitos, nada funciona: ni la elaboración de un presupuesto, ni la planificación financiera ni la fijación de precios. Entonces las empresas no pueden controlar bien y tener éxito sistemático. Cualquier éxito es sólo un golpe de suerte.
¿Cómo llegó a GetMyInvoices y dónde ve el principal beneficio? Cuando estaba en mi primera empresa, me enfrenté a un problema típico: ¿Cómo recibo las facturas? ¿Cómo consigo que los empleados envíen recibos a contabilidad? Ésta es la tarea más molesta e innecesaria para un financiero. Cuando alguien cercano a mí me recomendó GetMyInvoices, utilicé el software en esta empresa y luego se lo recomendé a otros. Es genial poder recolectar los recibos automáticamente de portales y otras fuentes y tener interfaces con el asesor fiscal. Esto hace posible una gestión sencilla de las facturas. Porque a menudo en las empresas de nueva creación no hay nadie que se ocupe específicamente de las finanzas, y no creo que nadie con la idea de negocio del siglo deba perder el tiempo buscando pruebas.
¿Qué consejos puede dar a las empresas emergentes en materia de contabilidad y gestión de facturas? ¡Mi principal consejo es empezar con el tema de las finanzas desde el primer día con el primer empleado! ¡No espere hasta tener cinco empleados o hasta que llegue la primera financiación! Es importante tener una buena estructura, un buen sistema de archivo, un proceso de aprobación funcional y flujos de trabajo desde el principio, sin olvidar la documentación procesal. Los auditores siempre preguntan sobre esto. Con GetMyInvoices y mi caja de herramientas, todo esto se puede mapear fácilmente. Usted tiene el control y siempre sabe hacia dónde se dirige el viaje.
