Het onderwerp financiën is voor veel mensen een rode vlag. Beslissers in start-ups krijgen vaak zweethanden als investeerders simpelweg om cijfers vragen. Jana Ludwig-Martyushev, oprichter van Begin nu met financieren , kent dit probleem en wil het graag met haar gereedschapskist wegnemen. We spraken met de financieel expert, die zichzelf omschrijft als een bonenteller in hart en nieren, een beursliefhebber en een weldoener.
**
**
Jana, stel je bedrijf kort voor! Wat doe je precies? Graag. Ik ben financieel coach voor startende ondernemers. Mijn missie is om jonge bedrijven te helpen niet failliet te gaan vanwege de financiën. Dit is een urgente kwestie. Pas nu heb ik weer een onderzoek gelezen waaruit blijkt dat 50 procent van alle start-ups in de VS moet opgeven vanwege een gebrek aan kennis over de eigen situatie. In Duitsland is dit niet anders. Het is gemakkelijk om dergelijke hiaten in de kennis te voorkomen. De financiële sector kan hieraan een grote bijdrage leveren. Het is gewoon belangrijk om ermee om te gaan en alles goed in te stellen. Ik wil dat besluitvormers dit onderkennen.
Waar gaat uw gereedschapskist precies over? Mijn toolbox voor start-ups, freelancers en kleine bedrijven is een alles-in-één pakket om in tien stappen heel eenvoudig de financiën op orde te krijgen. Dit begint met boekhoudkundige hygiëne en het simpelweg opzetten van een rekeningschema. Ook leren gebruikers hoe ze een goede belastingadviseur kunnen vinden, waarom kostenplaatsen zinvol zijn en hoe ze een financieel plan kunnen opstellen. De toolbox bevat ook richtlijnen en kant-en-klare Excel-sjablonen. Tenslotte raad ik vanaf dag één twee tools aan waar ik persoonlijk 100 procent van overtuigd ben: GetMyInvoices voor factuurbeheer en de reiskostentool Circula.
Hoe ben je op het idee van de gereedschapskist gekomen? Na mijn studie bedrijfskunde heb ik ruim tien jaar boekhoud- en controlestructuren opgezet en financiële processen geïmplementeerd bij diverse bedrijven. Ik merkte dat dezelfde problemen zich keer op keer voordeden en vroeg mij af waarom daar geen duurzame oplossing voor bestond. Het heeft immers geen zin om het wiel steeds opnieuw uit te vinden. Ik wilde dit veranderen. Daarom ben ik zelfstandige geworden en heb ik de toolbox ontwikkeld.
Uw bewering is: “Financiën is geen rocket science”. Vertel ons er meer over! De meeste mensen, zowel persoonlijk als zakelijk, zijn bang voor financiën. De reden is dat ze niet begrijpen hoe ze het probleem moeten aanpakken. Ze zwemmen dus zonder enige controle mee in de stroom van getallen. Toen ik besefte dat deze angst verdwijnt zodra een paar eenvoudige trucjes en processtappen bekend zijn, begon ik iedereen erover te vertellen: het is geen rocket science - je moet er gewoon voor gaan zitten en een paar dingen begrijpen. Dan ben je niet meer bang.
Kun je nog meer pijnpunten opnoemen waar vooral start-ups in de eerste jaren op financieel gebied mee te maken krijgen? Startups falen meestal in de eerste drie jaar. Een van de belangrijkste redenen is dat ze geen overzicht hebben. Ze controleren alles op de een of andere manier. Omdat ze vaak geen goede boekhouding hebben, weten ze niet hoe lang het geld meegaat. Ook de stelschroeven en hendels kennen ze niet. Daarom begin ik precies op dit punt. Wanneer de financiële processen nauwkeurig zijn ingericht en alles soepel verloopt, hebben de start-ups de grootste stap gezet.
Hoe belangrijk is het onderwerp digitaal factuurbeheer hier? Digitaal factuurbeheer is de basis voor een functionerende boekhouding en een goede boekhouding. Als het op deze gebieden niet klopt, werkt niets – noch het opstellen van een begroting, noch de financiële planning of het vaststellen van prijzen. Bedrijven kunnen dan niet goed controleren en systematisch succesvol zijn. Elk succes is slechts een meevaller.
Hoe bent u bij GetMyInvoices terechtgekomen en waar ziet u het grootste voordeel? Toen ik voor het eerst opstartte, werd ik geconfronteerd met een typisch probleem: hoe krijg ik de rekeningen? Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers bonnen naar de boekhouding sturen? Dit is de meest vervelende en onnodige taak voor een financier. Toen iemand uit mijn omgeving mij GetMyInvoices aanbeveelde, gebruikte ik de software in dit bedrijf en raadde het vervolgens aan anderen aan. Het is gewoon gaaf om de bonnen automatisch te laten verzamelen via portalen en andere bronnen en om interfaces te hebben met de belastingadviseur. Dit maakt eenvoudig factuurbeheer mogelijk. Omdat er bij startups vaak niemand is die zich specifiek met financiën bezighoudt, en ik denk niet dat iemand met het businessidee van de eeuw zijn tijd moet verspillen aan het zoeken naar bewijs.
Welke tips kun je startups geven als het gaat om boekhouding en factuurbeheer? Mijn belangrijkste tip is om op dag één met medewerker één te beginnen met het onderwerp financiën! Wacht niet tot je vijf medewerkers hebt of de eerste financiering er is! Het is belangrijk om vanaf het begin te beschikken over een goede structuur, een goed archiveringssysteem, een functioneel goedkeuringsproces en workflows – en niet te vergeten de procedurele documentatie. Accountants vragen hier altijd naar. Met GetMyInvoices en mijn toolbox kan dit allemaal eenvoudig in kaart worden gebracht. Jij hebt de controle en weet altijd waar de reis naartoe gaat.
