Mit transparenten Finanzprozessen von Anfang an alles unter Kontrolle

Mittwoch, 9. März 2022 | 0 Kommentare

Das Thema Finanzen ist für viele Menschen ein rotes Tuch. Oft bekommen Entscheider in Start-ups bereits schwitzige Hände, wenn Investoren allein nach Zahlen fragen. Jana Ludwig-Martyushev, Gründerin von Start Finance Now, kennt diese Problematik und möchte sie mit ihrer Toolbox beseitigen. Wir haben mit der Finanzexpertin gesprochen, die sich selbst als Erbsenzählerin by Heart, Börseninteressierte und Weltverbesserin bezeichnet.

Jana Ludwig-Martyushev, Gründerin von Start Finance Now

Jana, bitte stelle dein Unternehmen einmal kurz vor! Was machst du genau?
Gern. Ich bin Finance Coach für Start-ups. Meine Mission besteht darin, jungen Firmen zu helfen, nicht wegen der Finanzen zu scheitern. Das ist ein drängendes Thema. Erst jetzt wieder habe ich eine Studie gelesen, nach der in den USA 50 Prozent aller Start-ups aufgrund eines Wissensmangels zur eigenen Situation aufgeben müssen. Das ist in Deutschland nicht anders. Dabei ist es einfach solche Kenntnislücken vorzubeugen. Der Finanzbereich kann einen großen Beitrag dazu leisten. Es ist nur wichtig, sich damit auseinanderzusetzen und alles sauber einzurichten. Ich möchte, dass Entscheider das erkennen.

Was genau hat es mit deiner Toolbox auf sich?
Meine Toolbox für Start-ups, Freiberufler und kleine Unternehmen ist ein All-in-one-Paket, um die Finanzen ganz simpel in zehn Schritten aufzusetzen. Das beginnt mit Buchhaltungshygiene und der einfachen Einrichtung eines Kontenplans. Anwender erfahren zudem, wie sie einen guten Steuerberater finden, warum Kostenstellen sinnvoll sind und wie sie einen Finanzplan erstellen. Auch beinhaltet die Toolbox Leitfäden sowie einsatzbereite Excel-Templates. Schließlich empfehle ich ab dem ersten Tag zwei Tools, von denen ich persönlich zu 100 Prozent überzeugt bin: GetMyInvoices für das Rechnungsmanagement und das Reisekostentool Circula.

Wie bist du auf die Idee der Toolbox gekommen?
Nach meinem BWL-Studium habe ich mehr als zehn Jahre in verschiedenen Unternehmen Buchhaltungen und Controllingstrukturen aufgesetzt sowie Finanzprozesse implementiert. Dabei stellte ich fest, dass es immer wieder um dieselben Probleme ging, und ich habe mich gefragt, warum es keine nachhaltige Lösung dafür gibt. Schließlich ist es ja nicht sinnvoll, das Rad immer wieder neu zu erfinden. Dies wollte ich ändern. Deshalb machte ich mich selbstständig und entwickelte die Toolbox.

Dein Claim lautet „Finanzen sind keine Rocket Science“. Erzähle uns mehr darüber!
Die meisten Leute, ob privat oder im Geschäft, fürchten sich vor Finanzen. Der Grund ist, dass sie nicht verstehen, wie sie das Thema in Angriff nehmen können. Also schwimmen sie ohne Kontrolle im Zahlenstrom mit. Als ich feststellte, dass diese Angst schwindet, sobald ein paar einfache Kniffe und Prozessschritte bekannt sind, habe ich begonnen, jedem davon zu erzählen: Es ist keine Rocket Science – du musst dich nur ein Mal hinsetzen und einige Zusammenhänge verstehen. Dann hast du keine Angst mehr.

Kannst du weitere Pain Points aufzählen, mit denen sich insbesondere Start-ups in den ersten Jahren im Bereich Finanzen konfrontiert sehen?
Start-ups scheitern vor allem in den ersten drei Jahren. Einer der Hauptgründe ist, dass ihnen ein Überblick fehlt. Sie steuern alles irgendwie. Da sie oft über keine gute Buchhaltung verfügen, wissen sie nicht, wie lange das Geld reicht. Zudem kennen sie die Stellschrauben und Hebel nicht. Deshalb setze ich genau an diesem Punkt an. Wenn die Finanzprozesse akkurat eingerichtet sind und alles läuft, haben die Start-ups den größten Schritt getan.

Welchen Stellenwert besitzt hier das Thema des digitalen Rechnungsmanagements?
Digitales Rechnungsmanagement ist die Basis für eine funktionierende Buchhaltung und ein gutes Rechnungswesen. Wenn es in diesen Bereichen nicht stimmt, funktioniert gar nichts – weder das Aufstellen eines Budgets noch die Finanzplanung oder das Bestimmen von Preisen. Unternehmen können dann nicht gut steuern und nicht systematisch erfolgreich sein. Ein eventueller Erfolg ist nur ein Glücksgriff.

Wie bist du auf GetMyInvoices gekommen und wo siehst du vor allem den Nutzen?
Als ich in meinem ersten Start-up war, stand ich vor einem typischen Problem: Wie komme ich an die Rechnungen? Wie bewege ich die Mitarbeiter dazu, die Belege an die Buchhaltung zu schicken? Das ist für einen Finanzer die nervigste und auch unnötigste Aufgabe. Als mir jemand aus meinem Umfeld GetMyInvoices ans Herz legte, setzte ich die Software in diesem Unternehmen ein und empfahl sie anschließend auch anderen. Es ist einfach cool, die Belege ganz automatisch aus Portalen und anderen Quellen zusammentragen zu lassen sowie Schnittstellen zum Steuerberater zu haben. So ist einfaches Rechnungsmanagement möglich. Denn oft gibt es in Start-ups niemanden, der sich speziell mit Finanzen beschäftigt, und ich denke, niemand mit der Geschäftsidee des Jahrhunderts sollte seine Zeit mit dem Suchen nach Belegen verschwenden.

Welche Tipps kannst du Start-ups in Sachen Buchhaltung und Rechnungsmanagement zusammenfassend an die Hand geben?
Mein Haupttipp lautet: Mit dem Thema Finanzen an Tag eins mit Mitarbeiter eins beginnen! Wartet nicht, bis ihr fünf Mitarbeiter beschäftigt oder das erste Funding da ist! Es ist wichtig, von Anfang an eine gute Struktur, ein gutes Ablagesystem, einen funktionalen Genehmigungsprozess und Workflows zu haben – nicht zu vergessen eine Verfahrensdokumentation. Danach fragen Betriebsprüfer immer wieder. Mit GetMyInvoices und meiner Toolbox lässt sich dies alles einfach abbilden. Ihr habt die Kontrolle und wisst immer, wo die Reise langgeht.

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