Las facturas electrónicas, es decir, las facturas que se crean, transmiten y reciben electrónicamente, están en aumento. Desde 2011, las facturas electrónicas están en pie de igualdad con las en papel y cada vez son más las empresas que digitalizan su contabilidad y se pasan a la factura electrónica. Cabe señalar que las bases legales se aplican a las facturas electrónicas. Las diez directrices para la factura electrónica de la asociación digital Bitkom son una buena ayuda para cumplir estos requisitos. Hoy te explicaremos cómo puedes utilizar GetMyInvoices para cumplir con los requisitos uno, tres, cinco y seis.
Neutralidad tecnológica
El primer punto dice que las facturas electrónicas son tecnológicamente neutrales. Esto significa que la neutralidad tecnológica y la libertad de elección se aplican tanto al formato en el que se crea la factura electrónica como a la forma en que se transmite. Por un lado, esto significa que GetMyInvoices puede recopilar automáticamente facturas de otras soluciones y reenviarlas a otras aplicaciones. Por cierto, la transmisión está cifrada y, por tanto, segura. En segundo lugar, se admiten facturas y recibos en formato PDF no estructurados, así como formatos estándar como ZUGFeRD y XRechnung.
Autenticidad e integridad
Según la tercera frase, se debe garantizar la autenticidad del origen (autenticidad) y la integridad del contenido (integridad). Esto puede garantizarse mediante un procedimiento de control interno. GetMyInvoices admite esto. Por ejemplo, si los usuarios archivan facturas digitalmente con GetMyInvoices, pueden ver en el backend cuándo se importó una factura, dónde y cómo se ve para verificar si existe una obligación de pago.
Legibilidad
Según la quinta frase, cada factura electrónica debe poder visualizarse de forma legible al ojo humano durante todo el período de conservación. GetMyInvoices logra esto almacenando los documentos en PDF. Este es un formato estable a largo plazo que se puede mostrar fácilmente independientemente del dispositivo y sistema operativo utilizado. Esto significa que los usuarios de GetMyInvoices no tienen problemas con la legibilidad de las facturas: abre el PDF y listo.
Archivo electrónico
El punto seis establece que los datos relevantes para los impuestos, incluidas las facturas, pueden almacenarse en un sistema de archivo siempre que puedan evaluarse de la misma manera que si los datos todavía estuvieran en el sistema productivo. GetMyInvoices cumple plenamente con este requisito, ya que nuestra solución de gestión de facturas permite todas las evaluaciones de los datos que requieren registro y retención.
Además, los usuarios también pueden cumplir con los requisitos restantes de Bitkom con GetMyInvoices. Aquí Descubra cómo nuestra solución de gestión de facturas implementa el punto uno. Las frases clave restantes se discutirán en futuras publicaciones del blog.
Conclusión
Vale la pena cambiar a facturas electrónicas y GetMyInvoices. Este tipo de procesamiento de facturas electrónicas mantiene los costos más bajos que el procesamiento de facturas analógicas. En concreto, se pueden ahorrar gastos de envío, papel, tóner, carpetas de archivos, espacio de almacenamiento y mucho trabajo. Debido a que GetMyInvoices importa automáticamente los recibos y los reenvía a otras aplicaciones, no son necesarias las transferencias de datos manuales. Esto evita interrupciones en los medios y reduce la tasa de error. Además, se reduce el tiempo de procesamiento de las facturas. Se le puede pagar más rápido y se pueden aprovechar beneficios como descuentos. Además, están disponibles casi en tiempo real en todas las áreas de la empresa y pueden localizarse rápidamente identificándolos con etiquetas.
