Elektronische facturen, d.w.z. facturen die elektronisch worden aangemaakt, verzonden en ontvangen, zijn in opkomst. Sinds 2011 staan e-facturen op gelijke voet met papieren facturen en steeds meer bedrijven digitaliseren hun boekhouding en stappen over op elektronische facturen. Opgemerkt moet worden dat er rechtsgrondslagen van toepassing zijn op elektronische facturen. De tien richtlijnen voor elektronische facturen van de digitale vereniging Bitkom bieden goede ondersteuning bij het voldoen aan deze eisen. Vandaag leggen we uit hoe u GetMyInvoices kunt gebruiken om aan de vereisten één, drie, vijf en zes te voldoen.
Technologieneutraliteit
Punt één zegt dat elektronische facturen technologieneutraal zijn. Dit betekent dat technologieneutraliteit en keuzevrijheid gelden voor zowel het formaat waarin de e-factuur wordt aangemaakt als de wijze waarop deze wordt verzonden. Enerzijds betekent dit dat GetMyInvoices automatisch facturen van andere oplossingen kan verzamelen en doorsturen naar andere applicaties. De overdracht is overigens gecodeerd – en dus veilig. Ten tweede worden ongestructureerde PDF-facturen en -bonnen en standaardformaten zoals ZUGFeRD en XRechnung ondersteund.
Authenticiteit en integriteit
Volgens de derde zin moet de authenticiteit van de herkomst (authenticiteit) en de integriteit van de inhoud (integriteit) gewaarborgd zijn. Dit kan worden gewaarborgd door middel van een interne controleprocedure. GetMyInvoices ondersteunt dit. Als gebruikers bijvoorbeeld facturen digitaal archiveren met GetMyInvoices, kunnen ze in de backend zien wanneer een factuur waar vandaan is geïmporteerd en hoe deze eruit ziet om te controleren of er sprake is van een betalingsverplichting.
Leesbaarheid
Volgens zin vijf moet iedere e-factuur gedurende de gehele bewaartermijn voor het menselijk oog leesbaar kunnen worden weergegeven. GetMyInvoices bereikt dit door de documenten in PDF op te slaan. Dit is een langdurig stabiel formaat dat gemakkelijk kan worden weergegeven, ongeacht het gebruikte apparaat en besturingssysteem. Dit betekent dat gebruikers van GetMyInvoices geen probleem hebben met de leesbaarheid van facturen: open de pdf en u bent klaar.
Elektronische archivering
Punt zes stelt dat fiscaal relevante gegevens, inclusief facturen, in een archiefsysteem mogen worden opgeslagen, zolang ze op dezelfde manier kunnen worden geëvalueerd alsof de gegevens zich nog in het productieve systeem zouden bevinden. GetMyInvoices voldoet volledig aan deze eis, omdat onze oplossing voor factuurbeheer alle evaluaties van de gegevens mogelijk maakt die registratie en bewaring vereisen.
Bovendien kunnen gebruikers met GetMyInvoices ook aan de overige Bitkom-vereisten voldoen. Hier Ontdek hoe onze oplossing voor factuurbeheer punt één implementeert. De resterende sleutelzinnen zullen in verdere blogposts worden besproken.
Conclusie
Overstappen op e-facturen en GetMyInvoices is de moeite waard. Door deze vorm van elektronische factuurverwerking zijn de kosten lager dan bij analoge factuurverwerking. Met name portokosten, papier, toner, bestandsmappen, opslagruimte – en een hoop werk – kunnen worden bespaard. Omdat GetMyInvoices de bonnen automatisch importeert en doorstuurt naar andere applicaties, zijn handmatige gegevensoverdrachten niet nodig. Dit voorkomt mediaverstoringen en vermindert het foutenpercentage. Bovendien wordt de verwerkingstijd van facturen verkort. U kunt sneller uitbetaald worden en er kan geprofiteerd worden van voordelen zoals kortingen. Ze zijn bovendien vrijwel in realtime beschikbaar in alle afdelingen van het bedrijf en kunnen snel worden gevonden door ze te identificeren met tags.
