Les factures électroniques, c’est-à-dire les factures créées, transmises et reçues par voie électronique, sont en augmentation. Depuis 2011, les factures électroniques sont sur un pied d’égalité avec les factures papier et de plus en plus d’entreprises digitalisent leur comptabilité et passent aux factures électroniques. Il convient de noter que des bases juridiques s’appliquent aux factures électroniques. Les dix lignes directrices pour les factures électroniques de l’association numérique Bitkom apportent une aide précieuse pour répondre à ces exigences. Aujourd’hui, nous allons vous expliquer comment vous pouvez utiliser GetMyInvoices pour remplir les conditions un, trois, cinq et six.
Neutralité technologique
Le premier point indique que les factures électroniques sont neutres sur le plan technologique. Cela signifie que la neutralité technologique et la liberté de choix s’appliquent aussi bien au format dans lequel la facture électronique est créée qu’à la manière dont elle est transmise. D’une part, cela signifie que GetMyInvoices peut collecter automatiquement les factures d’autres solutions et les transmettre à d’autres applications. D’ailleurs, la transmission est cryptée – et donc sécurisée. Deuxièmement, les factures et reçus PDF non structurés ainsi que les formats standards tels que ZUGFeRD et XRechnung sont pris en charge.
Authenticité et intégrité
Selon la troisième phrase, l’authenticité de l’origine (authenticité) et l’intégrité du contenu (intégrité) doivent être garanties. Cela peut être assuré par une procédure de contrôle interne. GetMyInvoices prend en charge cela. Par exemple, si les utilisateurs archivent numériquement leurs factures avec GetMyInvoices, ils peuvent voir dans le backend quand une facture a été importée, d’où et à quoi elle ressemble pour vérifier s’il existe une obligation de paiement.
Lisibilité
Selon la cinquième phrase, chaque facture électronique doit pouvoir être affichée de manière lisible à l’œil nu pendant toute la durée de conservation. GetMyInvoices y parvient en stockant les documents au format PDF. Il s’agit d’un format stable à long terme qui peut être facilement affiché quels que soient l’appareil et le système d’exploitation utilisés. Cela signifie que les utilisateurs de GetMyInvoices n’ont aucun problème avec la lisibilité des factures : ouvrez le PDF et le tour est joué.
Archivage électronique
Le sixième point stipule que les données fiscales, y compris les factures, peuvent être stockées dans un système d’archives dans la mesure où elles peuvent être évaluées de la même manière que si les données se trouvaient encore dans le système de production. GetMyInvoices répond pleinement à cette exigence, puisque notre solution de gestion des factures permet toutes les évaluations des données nécessitant un enregistrement et une conservation.
De plus, les utilisateurs peuvent également remplir les exigences Bitkom restantes avec GetMyInvoices. Ici Découvrez comment notre solution de gestion des factures met en œuvre le premier point. Les phrases clés restantes seront abordées dans d’autres articles de blog.
Conclusion
Passer aux factures électroniques et à GetMyInvoices en vaut la peine. Ce type de traitement électronique des factures permet de réduire les coûts par rapport au traitement analogique des factures. Plus précisément, les frais de port, le papier, le toner, les dossiers, l’espace de stockage – et beaucoup de travail – peuvent être économisés. Étant donné que GetMyInvoices importe automatiquement les reçus et les transmet à d’autres applications, les transferts manuels de données ne sont pas nécessaires. Cela évite les interruptions de support et réduit le taux d’erreur. De plus, le délai de traitement des factures est raccourci. Vous pouvez être payé plus rapidement et bénéficier d’avantages tels que des réductions. Ils sont également disponibles quasiment en temps réel dans tous les domaines de l’entreprise et peuvent être rapidement retrouvés en les identifiant grâce à des tags.
