Si socios.torq GetMyInvoices desde Berlín acompaña periódicamente los procesos de crecimiento de empresas en entornos complejos y dinámicos. Katerina Nichols reveló por qué en una entrevista. Es directora de Torq Consulting GmbH, la empresa detrás de torq.partners. Socio consultor de GetMyInvoices.
Hola Katerina, muchas gracias por tomarte tu tiempo.****¿Qué haces realmente en torq.partners? ¿Puedes presentarnos brevemente tu empresa y decirnos qué productos o servicios ofreces? Somos una empresa de consultoría que se ocupa principalmente de la optimización y gestión de los procesos financieros, es decir, de todo lo que surge en el área operativa de los departamentos financieros. Esto puede implicar, por ejemplo, asesoramiento sobre proyectos para optimizar la contabilidad preparatoria y la configuración estructural. Trabajamos en paralelo con más de 100 empresas emergentes, en expansión y adultas, así como con clientes medianos. La necesidad de ese apoyo está aumentando considerablemente, especialmente ahora durante la pandemia. Por eso estamos en constante crecimiento. Fundada en septiembre de 2020, actualmente empleamos a poco más de 50 personas en Berlín, Frankfurt am Main, Hamburgo y Ámsterdam. Queremos expandir nuestro negocio a otras ciudades de Alemania y por eso buscamos más compañeros.
¿Cómo se te ocurrió la idea de fundar torq.partners? Todos trabajábamos en operaciones financieras en varias empresas y nos dimos cuenta de que el departamento de finanzas a menudo estaba descuidado. Ella tiene que cumplir, pero al mismo tiempo no la cuidan seriamente ni la invierten en ella. Esto es particularmente problemático en las empresas emergentes que quieren crecer rápidamente. Porque rara vez se han contratado especialistas a largo plazo en el sector financiero para escalar los procesos financieros. La conclusión lógica para nosotros fue apoyar a estas empresas durante un cierto período de tiempo como parte de un servicio, sobre todo porque todavía no había nada parecido en el mercado. La respuesta fue y es genial.
**¿Cómo es un proceso de consulta de este tipo? **¿La selección del software también influye? La selección del software constituye una parte importante de nuestro asesoramiento. No solo apoyamos proyectos de escalamiento, sino que también muchos aspirantes a emprendedores acuden a nosotros porque quieren que los procesos estén configurados correctamente y automatizados. Esto significa que la optimización y estructuración de procesos en la contabilidad preparatoria forma parte de nuestro trabajo diario. La selección de herramientas y cómo se relacionan entre sí juegan un papel importante.
¿Qué importancia tiene la gestión de facturas digitales en tu consultoría? Uno muy grande. No creo que todavía hayamos estructurado u optimizado un proceso sin el uso de herramientas digitales. Hay muchas soluciones en el mercado y cada vez es más difícil para los usuarios evaluar cuáles son las más adecuadas. Aquí entran en juego muchos factores, como en qué países opera la empresa o con qué software de contabilidad necesita trabajar. Por supuesto, también juegan un papel importante los requisitos individuales, es decir, para qué se utilizará la herramienta. GetMyInvoices es un ejemplo perfecto para recibir facturas.
¿Cómo conociste GetMyInvoices? Para ser honesto, uso el software desde hace bastante tiempo, creo que desde 2019. Me di cuenta entonces porque estaba investigando, en el marco de un proyecto, cómo se podía organizar mejor la molesta descarga de facturas de los portales. Durante los últimos años también he seguido el desarrollo de la solución y ahora ya no quiero estar sin GetMyInvoices.
¿Dónde ves el beneficio de GetMyInvoices? Nuestro entusiasmo comenzó con el hecho de que la solución descarga automáticamente facturas desde los portales. Luego agregamos nuestras experiencias positivas con la atención al cliente. Las consultas se responden en muy poco tiempo y el equipo de desarrollo implementa conexiones a los portales muy rápidamente. Además, la bandeja de entrada central de correo electrónico es valiosa y el hecho de que GetMyInvoices pueda crear un único punto de verdad. Esto significa que los gerentes financieros solo tienen que buscar en una herramienta y saber que allí encontrarán todas las facturas. Estos se pueden procesar posteriormente dentro de GetMyInvoices, mediante lo cual se pueden implementar procesos de aprobación. Esta es una característica que realmente pertenece a la vida cotidiana. De esta manera, los gerentes financieros pueden garantizar que las facturas sean aprobadas por los departamentos individuales. Esto simplifica enormemente el trabajo. Por último, pero no menos importante, es posible diseñar una variedad de evaluaciones de forma automática.
¿De qué valoraciones estamos hablando aquí? Por ejemplo: ¿Cuántas facturas recibimos por semana? ¿Cuál es nuestro comportamiento de pago, cuáles son las condiciones de pago? ¿Qué puestos siguen abiertos?
¿También ayudas a tus clientes con la implementación de GetMyInvoices y la configuración de los procesos de lanzamiento? A menudo hacemos la implementación porque la mayoría de los departamentos financieros no tienen tiempo para ello y es parte de nuestro negocio diario, lo que significa que trabajamos de manera más eficiente. Esto suele incluir la configuración de los procesos de lanzamiento. Luego brindamos capacitación para que el personal sepa cómo utilizar las aplicaciones correctamente. Esta formación se puede completar en 30 a 60 minutos, dependiendo del número de participantes y de las facturas a procesar. Sin embargo, vemos a menudo que las empresas que se encargan de esto ellas mismas no invierten todo el tiempo que deberían. El resultado es que las herramientas no se utilizan en todo su potencial.
¿Hay ciertos proyectos o temas para los cuales recomienda especialmente GetMyInvoices a sus clientes? Se trata, en definitiva, de la recepción de facturas, porque las operaciones que se realizan mediante órdenes permanentes o domiciliaciones bancarias suelen estar relacionadas con facturas que hay que descargar desde un portal. Para evitar tener que hacer esto manualmente o esperar a que un empleado descargue las facturas, GetMyInvoices puede aumentar la resiliencia del departamento de finanzas. Esto es particularmente útil cuando los empleados pueden realizar compras descentralizadas, p. B. mediante tarjetas de crédito. El problema que suele surgir aquí es que la gente simplemente se olvida de descargar la factura. Otro ejemplo es Amazon, donde también hay que solicitar facturas a los proveedores. GetMyInvoices se encarga de este trabajo directamente para que no quede olvidado.
¿Qué consejo puedes dar a los emprendedores en lo que respecta a la contabilidad y la gestión de facturas? La mayoría de la gente intenta encontrar una solución perfecta para todo. No recomendaría dedicar demasiado tiempo a buscar la herramienta todoterreno perfecta. Normalmente tiene más sentido utilizar soluciones parciales individuales y automatizar la ruta entre las herramientas. Las soluciones completas son bastante caras y requieren mucho esfuerzo administrativo, mientras que las herramientas más pequeñas que se comunican entre sí son más fáciles de gestionar. Las herramientas más pequeñas también se introducen más rápidamente y, por lo tanto, ofrecen un gran potencial para motivar a los empleados, especialmente en departamentos que tienden a quedarse atrás en el desarrollo interno de productos, especialmente en empresas de rápido crecimiento. En general, no cuestan más o incluso son más baratos. Además, las empresas son más flexibles con varias soluciones más pequeñas. Puede intercambiarlos fácilmente al escalar. En resumen: para muchas pequeñas y medianas empresas, las soluciones individuales son la mejor opción.
