Si Torq.Partners GetMyInvoices de Berlin accompagne régulièrement les processus de croissance des entreprises dans des environnements complexes et dynamiques. Katerina Nichols a révélé pourquoi dans une interview. Elle est directrice de Torq Consulting GmbH, la société derrière torq.partners Partenaire conseil à partir de GetMyInvoices.
**Salut Katerina, merci beaucoup d’avoir pris votre temps ?**Que faites-vous concrètement chez torq.partners ? Pouvez-vous présenter brièvement votre entreprise et nous dire quels produits ou services vous proposez ? Nous sommes une société de conseil qui s’occupe principalement de l’optimisation et de la gestion des processus financiers, c’est-à-dire de tout ce qui se pose dans le domaine opérationnel des départements financiers. Il peut s’agir par exemple de conseiller sur des projets visant à optimiser la comptabilité préparatoire et la mise en place structurelle. Nous travaillons en parallèle avec plus de 100 start-ups, scale-ups et adultes ainsi qu’avec des clients de taille moyenne. Le besoin d’un tel soutien augmente fortement, surtout en cette période de pandémie. C’est pourquoi nous sommes en constante croissance. Fondée en septembre 2020, nous employons actuellement un peu plus de 50 personnes à Berlin, Francfort-sur-le-Main, Hambourg et Amsterdam. Nous souhaitons étendre nos activités à d’autres villes d’Allemagne et recherchons donc davantage de collègues.
Comment vous est venue l’idée de fonder torq.partners ? Nous avons tous travaillé dans le domaine des opérations financières dans diverses entreprises et avons remarqué que le service financier était souvent négligé. Elle doit tenir ses promesses, mais en même temps, on ne s’occupe pas sérieusement d’elle et on ne s’investit pas en elle. Ceci est particulièrement problématique pour les start-ups qui souhaitent se développer rapidement. Parce que des spécialistes de longue date du secteur financier ont rarement été et sont rarement embauchés pour faire évoluer les processus financiers. La conclusion logique pour nous était de soutenir ces entreprises pendant un certain temps dans le cadre d’un service, d’autant plus qu’il n’existait encore rien de tel sur le marché. La réponse a été et est toujours excellente.
**À quoi ressemble un tel processus de consultation ? **La sélection du logiciel joue-t-elle également un rôle ? Le choix des logiciels constitue une part importante de nos conseils. Nous soutenons non seulement des projets à grande échelle, mais également de nombreux aspirants entrepreneurs viennent nous voir parce qu’ils souhaitent que les processus soient mis en place correctement et automatisés. Cela signifie que l’optimisation et la structuration des processus dans la comptabilité préparatoire font partie de notre activité quotidienne. Le choix des outils et la manière dont ils sont liés les uns aux autres jouent un rôle important.
Quelle est l’importance de la gestion numérique des factures dans votre conseil ? Un très gros. Je ne pense pas que nous ayons encore structuré ou optimisé un processus sans l’utilisation d’outils numériques. Il existe de nombreuses solutions sur le marché et il devient de plus en plus difficile pour les utilisateurs d’évaluer laquelle est la plus adaptée. De nombreux facteurs entrent en jeu ici, comme les pays dans lesquels l’entreprise est active ou le logiciel de comptabilité avec lequel elle doit travailler. Bien entendu, les exigences individuelles, c’est-à-dire l’utilisation de l’outil, jouent également un rôle important. GetMyInvoices est un exemple parfait pour recevoir des factures.
Comment avez-vous découvert GetMyInvoices ? Pour être honnête, j’utilise le logiciel depuis assez longtemps, je pense depuis 2019. J’en ai pris conscience à l’époque parce que je recherchais dans le cadre d’un projet comment mieux organiser le téléchargement ennuyeux des factures depuis les portails. Au cours des dernières années, j’ai également suivi le développement de la solution et désormais je ne veux plus me passer de GetMyInvoices.
Où voyez-vous l’avantage de GetMyInvoices ? Notre enthousiasme a commencé avec le fait que la solution télécharge automatiquement les factures depuis les portails. Ensuite, nous avons ajouté nos expériences positives avec le support client. Les demandes reçoivent une réponse dans des délais très courts et l’équipe de développement met en œuvre très rapidement les connexions aux portails. De plus, la boîte de réception centrale de courrier électronique est précieuse et le fait que GetMyInvoices puisse créer un point de vérité unique. Cela signifie que les responsables financiers n’ont qu’à consulter un seul outil et savent qu’ils y trouveront toutes les factures. Ceux-ci peuvent être traités ultérieurement dans GetMyInvoices, grâce à quoi des processus d’approbation peuvent être mis en œuvre. C’est une fonctionnalité qui a vraiment sa place dans la vie de tous les jours. De cette façon, les responsables financiers peuvent garantir que les factures sont approuvées par chaque service. Cela simplifie énormément le travail. Enfin et surtout, il est possible de concevoir automatiquement diverses évaluations.
De quelles évaluations parlons-nous ici ? Par exemple : combien de factures recevons-nous par semaine ? Quel est notre comportement de paiement, quelles sont les modalités de paiement ? Quels postes sont encore ouverts ?
Aidez-vous également vos clients dans la mise en œuvre de GetMyInvoices et la configuration des processus de release ? Nous effectuons souvent la mise en œuvre parce que la plupart des services financiers n’ont pas le temps de le faire et que cela fait partie de notre activité quotidienne, ce qui signifie que nous travaillons plus efficacement. Cela inclut généralement la configuration des processus de publication. Nous dispensons ensuite des formations afin que le personnel sache comment utiliser correctement les applications. Une telle formation peut être réalisée en 30 à 60 minutes, selon le nombre de participants et les factures à traiter. Cependant, nous constatons souvent que les entreprises qui s’en chargent elles-mêmes n’investissent pas autant de temps qu’elles le devraient. Le résultat est que les outils ne sont pas utilisés à leur plein potentiel.
Y a-t-il certains projets ou sujets pour lesquels vous recommandez particulièrement GetMyInvoices à vos clients ? Il s’agit bien de la réception de factures, car les transactions qui s’effectuent via des ordres permanents ou des prélèvements automatiques sont généralement liées à des factures qui doivent être téléchargées depuis un portail. Pour éviter de devoir le faire manuellement ou d’attendre qu’un employé télécharge les factures, GetMyInvoices peut augmenter la résilience du service financier. Ceci est particulièrement utile lorsque les employés peuvent effectuer des achats décentralisés, par ex. B. via des cartes de crédit. Le problème qui se pose souvent ici est que les gens oublient tout simplement de télécharger la facture. Un autre exemple est Amazon, où les factures doivent également être demandées aux fournisseurs. GetMyInvoices s’occupe directement de ce travail et il n’est donc pas oublié.
Quels conseils pouvez-vous donner aux entrepreneurs en matière de tenue de comptabilité et de gestion des factures ? La plupart des gens essaient de trouver une solution parfaite à tout. Je ne recommanderais pas de passer trop de temps à chercher l’outil polyvalent parfait. Il est généralement plus judicieux d’utiliser des solutions partielles individuelles et d’automatiser le cheminement entre les outils. Les solutions complètes sont assez coûteuses et nécessitent beaucoup d’efforts d’administration, tandis que les outils plus petits qui communiquent entre eux sont plus faciles à gérer. Les outils plus petits sont également introduits plus rapidement et offrent donc un grand potentiel de motivation des employés, en particulier dans les départements qui ont tendance à prendre du retard dans le développement de produits en interne, notamment dans les entreprises à croissance rapide. Dans l’ensemble, ils ne coûtent pas plus cher, voire sont même moins chers. De plus, les entreprises sont plus flexibles avec plusieurs solutions plus petites. Vous pouvez facilement les échanger lors de la mise à l’échelle. En bref : pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, les solutions individuelles constituent le meilleur choix.
