GetMyInvoices erfolgreich im Einsatz bei Torq Consulting

Wenn torq.partners aus Berlin Wachstumsprozesse von Unternehmen in komplexen, dynamischen Umfeldern begleitet, ist GetMyInvoices regelmäßig mit dabei. Warum, das hat in einem Interview Katerina Nichols verraten. Sie ist Principal der hinter torq.partners stehenden Torq Consulting GmbH, einem Consulting-Partner von GetMyInvoices.

Hi Katerina, vielen Dank, dass du dir Zeit genommen hast ?. Was macht ihr bei torq.partners eigentlich?
Kannst du euer Unternehmen kurz vorstellen und erzählen, welche Produkte oder Dienstleistungen ihr anbietet?
Wir sind ein Consulting-Unternehmen, das sich vor allem um die Optimierung und das Management von Finanzprozessen kümmert, also um alles, was im operativen Bereich in Finanzabteilungen anfällt. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Beratung bei Projekten zur Optimierung der vorbereitenden Buchhaltung und Strukturaufsetzungen handeln. Wir arbeiten mit über 100 Start-ups, Scale-ups und Grown-ups sowie Kunden im Mittelstand parallel zusammen. Vor allem jetzt in der Pandemie steigt der Bedarf an einer solchen Begleitung stark. Deshalb wachsen wir stetig. Im September 2020 gegründet, beschäftigen wir derzeit etwas mehr als 50 Mitarbeiter in Berlin, Frankfurt am Main, Hamburg und Amsterdam. Wir wollen unser Geschäft auch auf andere Städte in Deutschland ausdehnen und sind deshalb auf der Suche nach weiteren Kollegen.

Wie seid ihr auf die Idee gekommen torq.partners zu gründen?
Wir alle haben früher in verschiedenen Firmen im finanzoperativen Bereich gearbeitet und festgestellt, dass die Finance-Abteilung oft stiefmütterlich behandelt wird. Sie muss liefern, aber zugleich wird sich nicht ernsthaft um sie gekümmert und nicht so viel in sie investiert. Dies ist vor allem in Start-ups, die schnell wachsen wollen, problematisch. Denn es wurden und werden selten längerfristige Fachkräfte im Finance-Bereich eingestellt, um Finanzprozesse zu skalieren. Die logische Schlussfolgerung für uns war, diese Unternehmen für eine bestimmte Zeit im Rahmen einer Dienstleistung zu begleiten, zumal es so etwas noch nicht am Markt gab. Die Resonanz darauf war und ist super.

Wie sieht ein solcher Beratungsprozess aus? Spielt dabei auch die Softwareauswahl eine Rolle?
Die Auswahl von Software macht einen wesentlichen Teil unserer Beratung aus. Wir betreuen nicht nur Skalierungsprojekte, sondern auch sehr viele angehende UnternehmerInnen kommen auf uns zu, weil sie die Abläufe korrekt aufgesetzt und automatisiert haben möchten. Das heißt, die Prozessoptimierung und -strukturierung in der vorbereitenden Buchführung ist ein Teil unseres Tagesgeschäfts. Dabei spielen die Tool-Auswahl und deren Verknüpfung untereinander eine wesentliche Rolle.

Welchen Stellenwert besitzt digitales Rechnungsmanagement im Rahmen eurer Beratung?
Einen sehr großen. Ich glaube, wir haben noch keinen Prozess ohne den Einsatz von digitalen Tools strukturiert oder optimiert. Es gibt sehr viele Lösungen am Markt und da fällt es AnwenderInnen immer schwerer zu evaluieren, welche am geeignetsten sind. Hier spielen viele Faktoren hinein wie z.B. In welchen Ländern das Unternehmen aktiv ist oder mit welcher Buchführungssoftware zusammengearbeitet werden muss. Natürlich spielen auch die individuellen Erfordernisse, also wofür das Tool verwendet werden soll, eine wichtige Rolle. Für den Rechnungseingang ist GetMyInvoices ein perfektes Beispiel.

Wie seid ihr auf GetMyInvoices gekommen?
Ehrlich gesagt, verwende ich die Software bereits ziemlich lange, ich glaube, seit 2019. Damals bin ich darauf aufmerksam geworden, weil ich im Rahmen eines Projektes recherchiert habe, wie sich das lästige Herunterladen von Rechnungen aus Portalen besser organisieren lässt. Während der vergangenen Jahre habe ich auch den Werdegang der Lösung mitverfolgt und jetzt möchte ich GetMyInvoices nicht mehr missen.

Wo seht ihr den Nutzen von GetMyInvoices?
Begonnen hat unsere Begeisterung damit, dass die Lösung das Herunterladen von Rechnungen aus Portalen automatisch erledigt. Dann sind unsere positiven Erfahrungen mit dem Kundensupport hinzugekommen. Anfragen werden innerhalb kürzester Zeit beantwortet und das Entwicklungsteam setzt Verbindungen zu Portalen sehr schnell um. Darüber hinaus ist das zentrale E-Mail-Postfach wertvoll und die Tatsache, dass sich mit GetMyInvoices ein Single Point of Truth schaffen lässt. Das bedeutet, dass Finance Manager nur in ein Tool schauen müssen und wissen, dass sie dort alle Rechnungen finden. Diese können innerhalb von GetMyInvoices weiterverarbeitet werden, wobei sich Freigabeprozesse umsetzen lassen. Das ist ein Feature, das wirklich in den Alltag gehört. Denn so können Finance Manager sicherstellen, dass Rechnungen von den einzelnen Departments freigegeben werden. Dies vereinfacht die Arbeit enorm. Nicht zuletzt ist es möglich, vielfältige Auswertungen automatisiert zu gestalten.

Um welche Auswertungen handelt es sich hier?
Zum Beispiel jene: Wie viele Rechnungen erhalten wir pro Woche? Wie ist unser Zahlungsverhalten, wie sind die Zahlungsziele? Welche Posten sind noch offen?

Helft ihr euren Kunden auch bei der Implementierung von GetMyInvoices und der Konfiguration der Freigabeprozesse?
Wir nehmen häufig auch die Implementierung vor, weil in den meisten Finanzabteilungen die Zeit dafür fehlt und es für uns tägliches Business ist, wodurch wir effizienter arbeiten. Das schließt meist die Konfiguration der Freigabeprozesse ein. Anschließend geben wir eine Schulung, damit das Personal weiß, wie Anwendungen richtig genutzt werden können. Eine solche Schulung ist, abhängig von der Anzahl der Teilnehmer und der zu verarbeitenden Rechnungen, in 30 bis 60 Minuten erledigt. Dennoch beobachten wir häufig, dass Unternehmen, die sich selbst darum kümmern, nicht so viel Zeit investieren, wie es erforderlich wäre. Die Folge ist dann, dass die Tools nicht mit ihrem vollen Potenzial genutzt werden.

Gibt es bestimmte Projekte oder Themen, bei denen ihr euren Kunden GetMyInvoices besonders ans Herz legt?
Das ist auf jeden Fall der Rechnungseingang, weil Transaktionen, die über Daueraufträge oder Lastschriftverfahren laufen, meist mit Rechnungen in Verbindung stehen, die aus einem Portal herunterzuladen sind. Damit dies nicht händisch erfolgen muss oder sich das Abwarten, bis ein Mitarbeiter die Rechnungen herunterlädt, erübrigt, kann GetMyInvoices die Resilienz der Finanzabteilung steigern. Dies ist vor allem dann besonders sinnvoll, wenn Mitarbeitende dezentralisiert Käufe umsetzen können, z. B. über Kreditkarten. Hier entsteht sehr häufig das Problem, dass einfach vergessen wird, die Rechnung herunterzuladen. Ein weiteres Beispiel ist Amazon, wo Rechnungen auch von Lieferanten angefragt werden müssen. Diese Arbeit übernimmt GetMyInvoices direkt und so gerät sie nicht in Vergessenheit.

Welchen Tipp könnt ihr Unternehmern in Sachen Buchführung und Rechnungsmanagement an die Hand geben?
Die meisten versuchen, eine perfekte Lösung für alles zu finden. Ich würde nicht empfehlen zu viel Zeit auf die Suche nach dem perfekten Alleskönner-Tool zu verwenden. Meist ergibt es mehr Sinn, einzelne Teillösungen zu verwenden und den Weg zwischen den Tools zu automatisieren. Denn Komplettlösungen sind recht teuer und erfordern einen hohen Verwaltungsaufwand, während kleinere Tools, die miteinander kommunizieren, sich besser managen lassen. Auch sind kleinere Tools schneller eingeführt und bieten damit ein großes Potenzial zur Motivation von Mitarbeitenden insbesondere in Abteilungen, die gerade bei schnell wachsenden Unternehmen bei der firmeneigenen Produktentwicklung eher hinten anstehen. Dabei kosten sie in der Summe nicht mehr oder sind sogar günstiger. Hinzu kommt, dass Unternehmen mit mehreren kleineren Lösungen flexibler sind. Sie können diese bei einer Skalierung einfach austauschen. Kurz: Für sehr viele kleine bis mittlere Unternehmen sind Einzellösungen die bessere Wahl.