Mit einem DMS alle Dokumente stets unter Kontrolle

Donnerstag, 17. Juni 2021 | 0 Kommentare

Bestellungen, Rechnungen, Verträge, etc. – die verschiedenen Arten von Dokumenten übersichtlich zu organisieren, ist für viele Unternehmen ein Kraftakt, der permanent wertvolle Ressourcen beansprucht. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gestaltet sich das Ganze wesentlich einfacher. Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH, erläutert, wie solche Lösungen funktionieren, wie Unternehmer ein passendes System finden und implementieren – und natürlich, wie diese nahtlos mit GetMyInvoices zusammenarbeiten.

Ralf Schmitz, zuständig für Reseller Sales & Vertrieb bei der ecoDMS GmbH

 

 

 

 

 

Was bedeutet eigentlich DMS?
Bei einem DMS handelt es sich um eine Software zur datenbankgestützten Verwaltung sämtlicher elektronischen Dokumente. Es bildet deren gesamten Lebenszyklus ab – vom Einstellen über die Bearbeitung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und Löschung. Dabei unterstützt es Rechte und Rollen sowie Workflows. Die einzelnen Funktionen variieren je nach Anbieter.

Zusammenspiel mit GetMyInvoices
ecoDMS ist zum Beispiel ein Dokumentenmanagementsystem mit einem großen Funktionsumfang. Die Entwickler legen besonderen Wert auf eine hohe Konnektivität und ermöglichen unter anderem das automatische Archivieren von Dokumenten aus GetMyInvoices. Dafür müssen Anwender lediglich in GetMyInvoices ihre Zugangsdaten zu den Quellen, aus denen sie Dokumente erhalten, hinterlegen und die Synchronisation mit ecoDMS einrichten. Auf diese Weise holt GetMyInvoices Rechnungen sowie weitere Dokumente aus diversen Quellen ab und überträgt sie ohne manuellen Aufwand zu ecoDMS.

Zur ecoDMS-Integration

 

Vorteile durch Automatisierung
Dem Anwender stehen anschließend alle gewünschten Dokumente vollständig und fast in Echtzeit im DMS zur Verfügung. Folglich verkürzt sich ihre Bearbeitungszeit enorm. Das ist zum Beispiel bei Rechnungen der Fall und zahlt sich in Form von Skonti unmittelbar aus.

Dadurch, dass das DMS als zentrales Informationssystem verwendet wird und den Zugriff aller berechtigten Mitarbeiter auf die jeweiligen Dokumente ermöglicht, arbeiten alle stets mit derselben Dokumentenversion. Dadurch wird die Datenqualität verbessert. Fehler, weil etwa einige Mitarbeiter eine veraltete Version eines Dokuments verwenden, können nicht entstehen. Dies wiederum trägt zur Verbesserung der Customer Experience und zum Erfolg des Unternehmens bei.

Welche Anforderungen muss ein DMS erfüllen?
Damit die Software die unternehmensspezifischen Prozesse bestmöglich unterstützt, sollten Verantwortliche genau definieren, welche Funktionen sie benötigen, um passende Lösungen zu finden. Folgende Anforderungsliste kann dabei helfen.

Wichtige Funktionen im Überblick:
  • einfache Erfassung von Dokumenten (Importieren in verschiedenen Formaten, Scannen)
  • übersichtliche Ablage z. B. durch automatische Klassifizierung und Verknüpfung von Dateien
  • revisionssichere, GoBD-konforme Aufbewahrung
  • intuitive Bedienbarkeit
  • orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf Dokumente
  • Filter- und Suchfunktionen
  • Schnittstellen zu den benötigten Lösungen (ERP, CRM etc.)
  • Exportmöglichkeiten
  • Skalierbarkeit
  • Festhalten wichtiger Details in Service Level Agreements und weiteren Verträgen, etwa zur Auftragsverarbeitung
  • Support, der bei Fragen unterstützt

Abläufe neu organisieren
Mit den Möglichkeiten eines DMS werden unter anderem Arbeitsabläufe, wie das Ablegen, Prüfen und Wiederfinden einer Rechnung neu organisiert und erheblich erleichtert. Im Vorfeld der Nutzung eines DMS steht daher das Definieren von Routinen sowie Etablieren von Kontroll- und Freigabeprozessen. Damit das DMS seinen Möglichkeiten entsprechend genutzt wird, sollten alle Abläufe vor einem unternehmensweiten Einsatz in kleinem Kreis geprobt werden. Es ist ratsam, das Feedback der Anwender einzusammeln und die Prozesse daraufhin anzupassen. Dies lohnt sich. Denn: Werden die Mitarbeiter in die Gestaltung der Arbeit einbezogen, verbessert sich die Akzeptanz des DMS. Dies ist ein Punkt, der nicht genügend betont werden kann. Denn letztlich vermag jedes DMS nur so gut zu sein wie seine Anwender.

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