Als torq.partners GetMyInvoices uit Berlijn begeleidt regelmatig groeiprocessen van bedrijven in complexe, dynamische omgevingen. Katerina Nichols onthulde waarom in een interview. Ze is directeur van Torq Consulting GmbH, het bedrijf achter torq.partners Adviserende partner van GetMyInvoices.
**Hoi Katerina, hartelijk dank dat je de tijd hebt genomen?**Wat doe je eigenlijk bij torq.partners? Kunt u uw bedrijf kort voorstellen en vertellen welke producten of diensten u aanbiedt? Wij zijn een adviesbureau dat zich primair bezighoudt met het optimaliseren en beheersen van financiële processen, dat wil zeggen alles wat zich op operationeel gebied op financiële afdelingen voordoet. Het kan bijvoorbeeld gaan om het adviseren over projecten om de voorbereidende boekhouding en de structurele opzet te optimaliseren. Wij werken parallel met ruim 100 start-ups, scale-ups, volwassenen en middelgrote klanten. De behoefte aan dergelijke steun neemt sterk toe, vooral nu tijdens de pandemie. Daarom groeien wij voortdurend. We zijn opgericht in september 2020 en hebben momenteel iets meer dan 50 mensen in dienst in Berlijn, Frankfurt am Main, Hamburg en Amsterdam. Wij willen onze activiteiten uitbreiden naar andere steden in Duitsland en zijn daarom op zoek naar meer collega’s.
Hoe kwamen jullie op het idee om torq.partners op te richten? We werkten allemaal in de financiële bedrijfsvoering bij verschillende bedrijven en merkten dat de financiële afdeling vaak verwaarloosd werd. Ze moet presteren, maar tegelijkertijd wordt er niet serieus voor haar gezorgd of in haar geïnvesteerd. Dit is vooral problematisch bij start-ups die snel willen groeien. Omdat langetermijnspecialisten in de financiële sector zelden worden en worden ingehuurd om financiële processen op te schalen. De logische conclusie voor ons was om deze bedrijven voor een bepaalde periode te ondersteunen als onderdeel van een dienst, vooral omdat zoiets nog niet op de markt was. De respons was en is geweldig.
**Hoe ziet zo’n overlegproces eruit? **Speelt de softwareselectie ook een rol? De selectie van software vormt een belangrijk onderdeel van onze advisering. Wij ondersteunen niet alleen opschalingsprojecten, maar ook veel aspirant-ondernemers komen naar ons toe omdat zij willen dat de processen correct en geautomatiseerd worden ingericht. Dit betekent dat procesoptimalisatie en structurering in de voorbereidende boekhouding tot onze dagelijkse werkzaamheden behoort. De selectie van tools en hoe deze met elkaar verbonden zijn, spelen een belangrijke rol.
Hoe belangrijk is digitaal factuurbeheer in uw consultancy? Een hele grote. Ik denk niet dat we tot nu toe een proces hebben gestructureerd of geoptimaliseerd zonder het gebruik van digitale hulpmiddelen. Er zijn veel oplossingen op de markt en het wordt voor gebruikers steeds moeilijker om te beoordelen welke het meest geschikt zijn. Hierbij spelen veel factoren een rol, zoals in welke landen het bedrijf actief is of met welke boekhoudsoftware het moet werken. Uiteraard spelen ook individuele eisen, dat wil zeggen waar de tool voor gebruikt moet worden, een belangrijke rol. GetMyInvoices is een perfect voorbeeld voor het ontvangen van facturen.
Hoe bent u bij GetMyInvoices terechtgekomen? Eerlijk gezegd gebruik ik de software al best lang, denk ik sinds 2019. Ik werd er destijds bewust van omdat ik in een project aan het onderzoeken was hoe het vervelende downloaden van facturen uit portals beter georganiseerd kon worden. De afgelopen jaren heb ik ook de ontwikkeling van de oplossing gevolgd en inmiddels wil ik niet meer zonder GetMyInvoices.
Waar ziet u het voordeel van GetMyInvoices? Ons enthousiasme begon met het feit dat de oplossing automatisch facturen downloadt van portalen. Vervolgens hebben we onze positieve ervaringen met klantenondersteuning toegevoegd. Vragen worden binnen zeer korte tijd beantwoord en het ontwikkelteam implementeert zeer snel verbindingen met portalen. Daarnaast is de centrale e-mailinbox waardevol en het feit dat GetMyInvoices één enkel punt van waarheid kan creëren. Dit betekent dat financieel managers maar in één tool hoeven te kijken en weten dat ze daar alle facturen zullen vinden. Deze kunnen verder worden verwerkt binnen GetMyInvoices, waarbij goedkeuringsprocessen kunnen worden geïmplementeerd. Dit is een functie die echt thuishoort in het dagelijks leven. Op deze manier kunnen financieel managers ervoor zorgen dat facturen worden goedgekeurd door de afzonderlijke afdelingen. Dit vereenvoudigt het werk enorm. Last but not least is het mogelijk om automatisch verschillende evaluaties te ontwerpen.
Over welke evaluaties hebben we het hier? Bijvoorbeeld: Hoeveel facturen ontvangen wij per week? Wat is ons betaalgedrag, wat zijn de betalingsvoorwaarden? Welke vacatures staan nog open?
Help jij jouw klanten ook met de implementatie van GetMyInvoices en het inrichten van de releaseprocessen? De implementatie doen wij vaak omdat de meeste financiële afdelingen er geen tijd voor hebben en het bij onze dagelijkse werkzaamheden hoort, waardoor we efficiënter werken. Dit omvat meestal de configuratie van de releaseprocessen. Vervolgens verzorgen wij trainingen zodat medewerkers weten hoe ze applicaties correct kunnen gebruiken. Een dergelijke training kan in 30 tot 60 minuten worden afgerond, afhankelijk van het aantal deelnemers en de te verwerken facturen. Vaak zien we echter dat bedrijven die dit zelf regelen, niet zoveel tijd investeren als zou moeten. Het resultaat is dat de tools niet optimaal worden benut.
Zijn er bepaalde projecten of onderwerpen waarvoor u GetMyInvoices in het bijzonder aanbeveelt aan uw klanten? Dit is zeker de ontvangst van facturen, omdat transacties die plaatsvinden via doorlopende opdrachten of automatische incasso’s doorgaans betrekking hebben op facturen die via een portal moeten worden gedownload. Om te voorkomen dat u dit handmatig moet doen of moet wachten tot een medewerker de facturen heeft gedownload, kan GetMyInvoices de veerkracht van de financiële afdeling vergroten. Dit is met name handig wanneer medewerkers decentraal aankopen kunnen doen, b.v. B. via creditcards. Het probleem dat hierbij vaak opduikt, is dat mensen simpelweg vergeten de factuur te downloaden. Een ander voorbeeld is Amazon, waar ook facturen moeten worden opgevraagd bij leveranciers. GetMyInvoices neemt deze werkzaamheden rechtstreeks uit handen, zodat deze niet worden vergeten.
Welk advies kunt u ondernemers geven als het gaat om boekhouden en factuurbeheer? De meeste mensen proberen voor alles een perfecte oplossing te vinden. Ik zou niet aanraden om te veel tijd te besteden aan het zoeken naar de perfecte allrounder. Meestal is het zinvoller om individuele deeloplossingen te gebruiken en het pad tussen de tools te automatiseren. Complete oplossingen zijn vrij duur en vergen veel administratieve inspanning, terwijl kleinere tools die met elkaar communiceren makkelijker te beheren zijn. Kleinere tools worden ook sneller geïntroduceerd en bieden daarom een groot potentieel voor het motiveren van werknemers, vooral op afdelingen die vaak achterlopen bij de interne productontwikkeling, vooral in snelgroeiende bedrijven. Over het algemeen kosten ze niet meer of zijn ze zelfs goedkoper. Daarnaast zijn bedrijven flexibeler met meerdere kleinere oplossingen. U kunt deze eenvoudig verwisselen tijdens het schalen. Kortom: voor veel kleine tot middelgrote bedrijven zijn individuele oplossingen de betere keuze.
