La integración de la RPA para el crecimiento del negocio a largo plazo

La automatización robótica de procesos puede ser una ventaja para numerosas empresas, así como una máquina de ahorro de costes y crecimiento exponencial si se utiliza correctamente. El lanzamiento del software en el negocio debe realizarse de manera integral y exhaustiva, ya que no se explica por sí mismo. Por lo tanto, la empresa puede beneficiarse de manera óptima de la RPA. El siguiente artículo presenta instrucciones paso a paso para implementar con éxito el software.

La Automatización Robótica de Procesos (RPA, abreviatura en inglés) abre la posibilidad de automatizar una gran cantidad de procesos comunes en las empresas y así realizarlos de manera más rápida y fluida. También hemos descubierto este método en GetMyInvoices y contamos con la RPA entre nuestras competencias principales. Se ahorra trabajo humano, por lo que los empleados se sienten aliviados y tienen la oportunidad de dedicarse a tareas más complejas y desarrollar todo su potencial.

1. La definición del caso de negocio

El primer paso es examinar y documentar todos los procesos que ya se han implementado en la empresa. El inventario de procesos y herramientas debe ser lo más detallado posible, ya que constituye la base para la automatización posterior. Las herramientas automatizadas de reconocimiento de procesos pueden ayudar, porque no solo detectan varios procesos, sino que también pueden identificar cualquier déficit. Además de eso, también registran procesos que se ejecutan de forma encubierta, que de otro modo podrían perderse.

Además de documentar los procesos, la opinión de los participantes y de los usuarios del proceso juega un papel importante. Esto ayuda a optimizar los procesos habituales y hacerlos lo más sencillos posible para el cliente. También ayuda a descubrir procesos que, aunque se ejecutan sin errores per se, son superfluos o podrían usarse de una manera diferente y más satisfactoria.

El primer paso es obtener una visión general de los procesos recurrentes y determinar cuál de ellos se puede automatizar en el futuro.

2. Prueba y puesta a punto

Cualquiera que quiera automatizar los procesos documentados con la ayuda de la RPA está privando a su empresa de una gran parte de su potencial. La RPA solo puede ayudar a desencadenar procesos aprendidos más rápido y sin errores, pero solo en la forma en que se aprendieron. Esto significa que los procesos subóptimos se ejecutan exclusivamente de esta forma. En este punto, tiene sentido examinar todos los procesos para determinar su eficiencia, utilidad y potencial de mejora. Por lo tanto, deben ejecutarse en diferentes variantes, ya que la prueba se ejecuta fuera del horario de funcionamiento habitual para descubrir su potencial de optimización. Los procesos más pequeños e insignificantes pueden ser el punto de partida para que los empleados responsables puedan familiarizarse con la revisión y sentir rápidamente una sensación de logro. Lo ideal para esto son los procesos que no son relevantes para el negocio real, pero que pueden, por ejemplo, aumentar la satisfacción del cliente. A esto le siguen procesos más complejos y críticos, cuya optimización puede llevar a la empresa significativamente más lejos. Una vez que los procesos se hayan trabajado a satisfacción del cliente, deben ser probados en condiciones reales. Solo entonces, cuando también se ejecuten con éxito aquí, estarán listos para la automatización.

3. La implementación de los procesos automatizados

En el siguiente paso, los procesos optimizados se integran en el flujo de trabajo, que define el objetivo del proceso, así como las condiciones que deben cumplirse para la ejecución del proceso. El flujo de trabajo también muestra la secuencia exacta de procesos con los respectivos empleados responsables en un diagrama. El objetivo de este paso es crear un flujo de trabajo ejecutable que la RPA pueda recoger e implementar en este formulario.

4. La integración de los empleados

Los empleados de la empresa pueden beneficiarse del apoyo de la RPA a largo plazo. Los empleados se alivian de un trabajo repetitivo y tienen más capacidad, por lo que pueden usar su tiempo para algo más valioso. Esto aumenta la satisfacción y la motivación de los empleados, ya que ya no están ocupados con procesos monótonos y decepcionantes. En particular, los empleados forman una parte importante en la integración de la RPA. Por lo tanto, deben ser informados y consultados sobre los cambios previstos desde el principio. Pueden proporcionar información valiosa sobre qué procesos tienen potencial de mejora o incluso son superfluos. Incluso el análisis teórico anterior sólo puede revelar esto hasta cierto punto. A menudo se requiere una implementación práctica y repetida para descubrir más errores. Por lo tanto, después de una sesión informativa completa, se debe alentar a los empleados responsables a recopilar sugerencias y comentarios, que se pueden discutir y recopilar durante las reuniones. Un “buzón de comentarios” en el que todos pueden publicar sugerencias para mejorar cuando surja la oportunidad, también es buena idea.

Las reuniones también sirven para discutir y disipar cualquier reserva e inquietud para que todo el equipo pueda respaldar el cambio planeado y esperarlo positivamente. Finalmente, una comprensión integral de la RPA sirve para acelerar la implementación y aumentar los beneficios. 

5. La observación de los procesos y la medición de los KPI

Una vez que la RPA haya aprendido los flujos de trabajo elaborados, se realiza la mayor parte del trabajo. Sin embargo, el trabajo asociado no termina aquí: la ejecución de los bots ahora debe ser rastreada y controlada. Además, se debe evaluar si esto realmente genera valor agregado y cuánto valioso es para la empresa. Después de todo, la RPA solo es capaz de ejecutar “sin pensar” los procesos aprendidos, pero no de cuestionarlos o incluso optimizarlos de forma independiente. La ejecución de la RPA también debe ser revisada en caso de cambios en la estructura de la empresa que hagan necesario ajustar los procesos.

Los procesos automatizados pueden provocar efectos secundarios no planificados incluso si se ejecutan sin errores. Además, se debe cuestionar periódicamente si el valor añadido obtenido no se puede incrementar, independientemente de que se ahorre tiempo, mano de obra o recursos económicos. Este último paso nunca se termina sino que se aplica repetidamente. De lo contrario, los procesos automatizados corren el riesgo de volverse obsoletos en un mundo en constante evolución y dejar de brindar alivio.

Por lo tanto, una implementación óptima de la RPA es un proceso largo que no se puede ejecutar rápidamente. A pesar del trabajo que implica, el software es capaz de mejorar el éxito de una empresa a largo plazo y garantizar una mayor satisfacción general entre los empleados.