Ya sea a principios de mes, cuando el asesor fiscal o el departamento de contabilidad necesita los recibos de los estados financieros mensuales anteriores, o a principios de año, cuando vence la declaración de la renta: para muchas personas es entonces cuando surge la gran búsqueda. para facturas comienza. Por muy bien recopiladas que hayan sido las pruebas, casi nunca han estado completas. Eso sí, ¡hasta ahora!
La razón es que las facturas llegan cada vez de más formas diferentes: como descarga desde los portales de clientes, por correo electrónico o, de forma tradicional, por correo postal. Además, hay facturas salientes, que en algunos casos también están en sistemas diferentes, y recibos que “desaparecen” en bolsas, compartimentos y cajas. Reunirlos todos en un solo lugar de manera oportuna requiere mucho tiempo y es propenso a errores cuando se hace manualmente. En resumen: administrar las facturas no tiene sentido. Pero este proceso manual ya no es necesario. Tampoco es necesario introducir un software de gestión de documentos, aunque la gestión de documentos digitales es la clave para una mejor gestión de las facturas y un enfoque más eficiente. Porque software como GetMyInvoices automatiza la contabilidad preparatoria. Sólo se requieren cinco pasos.
- Conectar buzón Dado que el envío de facturas por correo electrónico está muy extendido, un paso es vincular las bandejas de entrada de correo electrónico a través de las cuales llegan las facturas con la solución de gestión de facturas. Entonces el software puede monitorear los buzones de correo. Los correos electrónicos que contienen facturas o que son la propia factura se reconocen y se guardan automáticamente en la gestión documental central en una nube. Esto significa que no se perderán más facturas por correo electrónico.
- Conectar portales Ya sea el portal de clientes del proveedor de telefonía, del fabricante de software, del proveedor de electricidad o de la empresa de alquiler de coches: guarde los datos de acceso a sus portales de clientes y especifique cuándo deben descargarse las facturas. La descarga se realizará automáticamente. Iniciar sesión manualmente en innumerables portales y descargar facturas es cosa del pasado.
- Vincular otras soluciones ¿Utiliza software independiente en el que crea facturas de ventas? ¿O obtienes esto cuando vendes productos a través de mercados como Amazon, Alibaba o Rakuten? Luego, conéctelo a nuestro software de gestión de facturas para que sus recibos se importen automáticamente.
- Usar la aplicación de escaneo ¡Instale y use nuestra aplicación de escaneo para Android e iOS en su teléfono inteligente! Puede utilizar esto para registrar rápidamente los recibos que surgen sobre la marcha, como el recibo de combustible o el recibo de hospitalidad, incluso sin conexión. Una vez que el dispositivo tiene conexión a Internet, el documento se sube a la nube donde se puede editar. De esta forma también es posible escanear y gestionar facturas. Puedes destruir los recibos en papel y utilizar el espacio de tus bolsas, cajas y cajas para algo mejor.
- Gestionar documentos Todas las facturas y recibos están disponibles en la gestión documental central en la nube. A partir de ahí sólo tienes que organizarlos. Utilice las opciones y asigne etiquetas, verifique la información que ya ha leído y agréguela si es necesario. También puede definir qué debe suceder con los recibos: si desea archivarlos automáticamente y/o transferirlos a otra aplicación como su sistema contable o al asesor fiscal.
Eso es todo. A partir de ahora es momento de encontrar en lugar de buscar. En las aplicaciones vinculadas para la sincronización, las facturas deseadas están disponibles inmediatamente para su posterior procesamiento. Si usted (o un auditor) alguna vez necesita un documento específico, podrá encontrarlo fácilmente. Todo lo que necesita hacer es iniciar sesión en la solución SaaS a través de un navegador web. Todos los documentos se pueden visualizar según distintos criterios, por ejemplo ordenados por fecha o por etiquetas. También se pueden mostrar en segundos mediante una búsqueda de texto completo. Por ejemplo, podrás encontrar la factura mensual actual de Amazon, la factura de teléfono de hace dos años o el recibo de entretenimiento de una comida de empresa concreta.
