Que ce soit au début du mois, lorsque le conseiller fiscal ou le service comptable a besoin des reçus des états financiers mensuels précédents, ou au début de l’année, au moment où la déclaration d’impôts doit être rendue : pour beaucoup de gens, c’est à ce moment-là que la grande recherche pour les factures commence. Même si les preuves ont été bien rassemblées, elles ne sont presque jamais complètes. Attention – jusqu’à présent !
La raison en est que les factures arrivent de plus en plus de manières différentes : sous forme de téléchargements depuis les portails clients, par e-mail ou, de manière traditionnelle, par courrier. À cela s’ajoutent les factures sortantes, qui dans certains cas se trouvent également dans des systèmes différents, et les reçus qui « disparaissent » dans les sacs, compartiments et boîtes. Les regrouper toutes en un seul endroit dans les meilleurs délais est extrêmement chronophage et sujet aux erreurs lorsqu’il est effectué manuellement. En bref : la gestion des factures est inutile. Mais ce processus manuel n’est plus nécessaire. Il n’est pas non plus nécessaire d’introduire un logiciel de gestion documentaire, même si la gestion numérique des documents est la clé d’une meilleure gestion des factures et d’une approche plus efficace. Car un logiciel comme GetMyInvoices automatise la comptabilité préparatoire. Seules cinq étapes sont nécessaires.
- Connecter la boîte aux lettres L’envoi de factures par e-mail étant très répandu, une étape consiste à relier les boîtes de réception e-mail par lesquelles les factures arrivent avec la solution de gestion des factures. Le logiciel peut alors surveiller les boîtes aux lettres. Les e-mails contenant des factures ou constituant la facture elle-même sont reconnus et automatiquement enregistrés dans la gestion centralisée des documents dans un cloud. Cela signifie qu’aucune facture électronique ne sera plus perdue.
- Connecter les portails Qu’il s’agisse du portail client de l’opérateur téléphonique, de l’éditeur de logiciels, du fournisseur d’électricité ou de l’entreprise de location de voitures, stockez les données d’accès à vos portails clients et précisez quand les factures doivent être téléchargées ! Le téléchargement s’effectuera alors automatiquement. La connexion manuelle à d’innombrables portails et le téléchargement de factures appartiennent au passé.
- Lier d’autres solutions Utilisez-vous un logiciel distinct dans lequel vous créez des factures de vente ? Ou obtenez-vous cela lorsque vous vendez des produits sur des marchés comme Amazon, Alibaba ou Rakuten ? Connectez-le ensuite à notre logiciel de gestion de factures pour que vos reçus soient importés automatiquement !
- Utiliser l’application de numérisation Installez et utilisez notre application de numérisation pour Android et iOS sur votre smartphone ! Vous pouvez l’utiliser pour enregistrer rapidement les reçus générés en déplacement, tels que le reçu de carburant ou le reçu d’hospitalité, même hors ligne. Une fois que l’appareil dispose d’une connexion Internet, le document est téléchargé sur le cloud où il peut être modifié. La numérisation et la gestion des factures sont également possibles de cette manière. Vous pouvez détruire les reçus papier et utiliser l’espace dans vos sacs, cartons et cartons pour quelque chose de mieux.
- Gérer les documents Toutes les factures et reçus sont disponibles dans la gestion centralisée des documents dans le cloud. A partir de là, il ne vous reste plus qu’à les organiser. Utilisez les options et attribuez des tags, vérifiez les informations que vous avez déjà lues et ajoutez-les si nécessaire ! Vous pouvez également définir ce qui doit se passer avec les reçus - si vous souhaitez les archiver automatiquement et/ou les transférer vers une autre application telle que votre système comptable ou vers le conseiller fiscal !
C’est ça. À partir de maintenant, il est temps de trouver plutôt que de chercher. Dans les applications de synchronisation liées, les factures souhaitées sont immédiatement disponibles pour un traitement ultérieur. Si vous – ou un auditeur – avez besoin d’un document spécifique, vous pouvez le trouver facilement. Il vous suffit de vous connecter à la solution SaaS via un navigateur web. Tous les documents peuvent alors être affichés selon différents critères, par exemple triés par date ou par tags. Ils peuvent également être affichés en quelques secondes à l’aide d’une recherche en texte intégral. Par exemple, vous pouvez trouver la facture mensuelle actuelle d’Amazon, la facture de téléphone d’il y a deux ans ou le reçu de divertissement pour un repas d’affaires spécifique.
