Ob zum Monatsanfang, wenn der Steuerberater oder die Buchhaltung die Belege für den vorangegangenen Monatsabschluss benötigt, oder zum Jahresanfang, wenn die Steuererklärung ansteht: Für Viele beginnt dann die große Suche nach Rechnungen. Egal, wie gut die Belege zusammengetragen wurden, bisher waren sie fast wie nie komplett. Wohl gemerkt – bisher!
Die Ursachen dafür liegen darin, dass Rechnungen auf immer mehr verschiedenen Wegen eintreffen: als Download in Kundenportalen, per E-Mail oder klassisch per Post. Zusätzlich gibt es Ausgangsrechnungen, die in einigen Fällen ebenfalls in unterschiedlichen Systemen vorliegen, und Quittungen, die in Taschen, Fächern und Kartons „verschwinden“. Sie alle zeitnah an einem Ort zusammenzuführen, ist bei manueller Arbeit extrem aufwendig und fehleranfällig, kurz: Rechnungen verwalten ist müßig. Doch genau dieser manuelle Prozess ist inzwischen nicht mehr erforderlich. Eine Dokumentenmanagement-Software muss ebenfalls nicht eingeführt werden, auch wenn digitales Dokumentenmanagement der Schlüssel zu einer besseren Rechnungsverwaltung und einem effizienteren Vorgehen ist. Denn Software wie GetMyInvoices automatisiert die vorbereitende Buchhaltung. Dafür sind nur fünf Arbeitsschritte erforderlich.
Das wars. Von nun an heißt es: Finden statt suchen. In den verknüpften Anwendungen zur Synchronisation stehen die gewünschten Rechnungen direkt zur Weiterverarbeitung bereit. Sollten Sie – oder ein Buchprüfer – einmal einen bestimmten Beleg benötigen, kann dieser einfach gefunden werden. Dazu ist es lediglich erforderlich, sich per Webbrowser in die SaaS-Lösung einzuloggen. Dort können sämtliche Dokumente dann nach verschiedenen Kriterien dargestellt werden, zum Beispiel sortiert nach Datum oder nach Tags. Zudem lassen sie sich per Volltextsuche innerhalb von Sekunden anzeigen. So können Sie beispielsweise die aktuelle Amazon-Monatsabrechnung finden, die Telefonrechnung von vor zwei Jahren oder den Bewirtungsbeleg zu einem bestimmten Geschäftsessen.
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Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
Mehr Übersicht. Weniger Buchhaltungsaufwand.
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