Of het nu aan het begin van de maand is, wanneer de belastingadviseur of de boekhoudafdeling de bonnetjes van de voorgaande maandelijkse financiële overzichten nodig heeft, of aan het begin van het jaar, wanneer de belastingaangifte moet worden ingediend: voor veel mensen is dat het moment waarop de grote zoektocht begint. voor facturen begint. Hoe goed het bewijsmateriaal ook is verzameld, het is vrijwel nooit volledig geweest. Let wel – tot nu toe!
De reden hiervoor is dat facturen op steeds meer verschillende manieren binnenkomen: als downloads van klantportals, per e-mail of, op de traditionele manier, per post. Daarnaast zijn er uitgaande facturen, die in sommige gevallen ook in verschillende systemen staan, en bonnetjes die ‘verdwijnen’ in tassen, vakken en dozen. Alles tijdig op één plek samenbrengen is extreem tijdrovend en foutgevoelig als je het handmatig doet. Kortom: facturen beheren is zinloos. Maar dit handmatige proces is niet langer nodig. Ook is het niet nodig om software voor documentbeheer te introduceren, ook al is digitaal documentbeheer de sleutel tot beter factuurbeheer en een efficiëntere aanpak. Omdat software als GetMyInvoices de voorbereidende boekhouding automatiseert. Er zijn slechts vijf stappen nodig.
- Postbus aansluiten Omdat het verzenden van facturen via e-mail wijdverspreid is, is één stap het koppelen van de e-mailinboxen waarin facturen binnenkomen met de oplossing voor factuurbeheer. Vervolgens kan de software de mailboxen monitoren. E-mails die facturen bevatten of de factuur zelf zijn, worden herkend en automatisch opgeslagen in het centrale documentbeheer in een cloud. Dit betekent dat er geen e-mailfacturen meer verloren gaan.
- Verbind portalen Of het nu gaat om het klantenportaal van de telefoonaanbieder, de softwarefabrikant, de elektriciteitsaanbieder of het autoverhuurbedrijf: sla de toegangsgegevens voor uw klantenportalen op en geef aan wanneer de facturen moeten worden gedownload! Het downloaden vindt dan automatisch plaats. Handmatig inloggen op talloze portalen en facturen downloaden behoort tot het verleden.
- Koppel andere oplossingen Maakt u gebruik van aparte software waarin u verkoopfacturen maakt? Of krijg je dit als je producten verkoopt via marktplaatsen als Amazon, Alibaba of Rakuten? Koppel deze dan aan onze factuurbeheersoftware zodat jouw bonnetjes automatisch worden geïmporteerd!
- Gebruik de scan-app Installeer en gebruik onze scanapp voor Android en iOS op uw smartphone! Hiermee registreer je snel bonnetjes die onderweg ontstaan, zoals de brandstofbon of de horecabon - ook offline. Zodra het apparaat een internetverbinding heeft, wordt het document geüpload naar de cloud waar het kan worden bewerkt. Ook het scannen en beheren van facturen is op deze manier mogelijk. U kunt de papieren bonnen vernietigen en de ruimte in uw tassen, dozen en dozen gebruiken voor iets beters.
- Beheer documenten Alle facturen en bonnen zijn beschikbaar in het centrale documentbeheer in de cloud. Vanaf daar hoef je ze alleen maar te organiseren. Gebruik de opties en wijs tags toe, controleer de informatie die je al gelezen hebt en voeg deze eventueel toe! Ook kunt u bepalen wat er met de bonnen moet gebeuren: of u deze automatisch wilt archiveren en/of wilt overbrengen naar een andere applicatie zoals uw boekhoudsysteem of naar de belastingadviseur!
Dat is het. Vanaf nu is het tijd om te vinden in plaats van te zoeken. In de gekoppelde applicaties voor synchronisatie zijn de gewenste facturen direct beschikbaar voor verdere verwerking. Als u – of een auditor – ooit een specifiek document nodig heeft, kunt u dit gemakkelijk vinden. Het enige dat u hoeft te doen, is via een webbrowser inloggen op de SaaS-oplossing. Alle documenten kunnen vervolgens worden weergegeven volgens verschillende criteria, bijvoorbeeld gesorteerd op datum of op tags. Ze kunnen ook binnen enkele seconden worden weergegeven via een volledige tekstzoekopdracht. U kunt bijvoorbeeld de huidige Amazon-maandrekening vinden, de telefoonrekening van twee jaar geleden of de entertainmentbon van een specifieke zakenmaaltijd.
