**Plazos de conservación de facturas, extractos de cuenta, etc.: así abordan la obligación de conservación los particulares y los empresarios **
Se están acumulando montañas de papel y algunas personas ya no saben dónde guardarlas. Sin embargo, está legalmente obligado a conservar los documentos. Para muchas personas, el requisito de retención es un libro cerrado.
Se aplica a empresarios y particulares y es indispensable en el contexto de la digitalización. Hay algunas cosas a considerar para tener la respuesta correcta a las solicitudes de información en el futuro.
¿A quién se aplican los plazos de conservación de las facturas?
La ley establece la obligación de conservar una amplia gama de documentos tanto para particulares como para empresarios. Esto incluye especialmente facturas y extractos de cuenta. Pero los documentos fiscales también pueden tener relevancia legal en los años venideros.
Los empresarios están obligados a respetar los principios de una contabilidad adecuada. Al final del año cuentan con los estados financieros anuales de la empresa basados en contabilidad. Esta descripción general explica a quién se aplica qué período de retención y qué implica.
¿Qué se entiende por obligación de retención?
El término se refiere a la obligación de almacenar documentos hasta un cierto período de tiempo, que está regulado de manera diferente por ley para diferentes tipos de documentos. La obligación tiene por objeto garantizar la documentación posterior en el sentido de verificabilidad.
En particular, las empresas son objeto de un estricto control, por lo que tienen que informar a instituciones externas sobre sus negocios, transacciones y situación económica. Pero los particulares también deben conservar determinados documentos durante un período de tiempo determinado.
¿Qué normas sobre el período de conservación se aplican a los particulares?
Por lo general, los empleados no están obligados a mantener sus contratos de trabajo ni sus nóminas. Los pagos al seguro social obligatorio y los recibos de prestaciones por desempleo o enfermedad tampoco están previstos en la normativa legal.
Sin embargo, es recomendable conservar todos estos documentos hasta la jubilación.
Quienes no lo hagan pueden sufrir desventajas a la hora de reclamar sus derechos de pensión. Los documentos mencionados también son relevantes para cualquier aplicación.
Tirar los extractos bancarios resulta tentador para los particulares. Sin embargo, esto no debería suceder hasta que el plazo de prescripción de las reclamaciones sea relevante y las reclamaciones puedan defenderse utilizando el aviso de prescripción.
Si la última reserva se realizó hace tres años calendario completos o más, los extractos de cuenta pueden destruirse. Quien se deshaga de los residuos antes de tiempo corre el riesgo de no poder acreditar los pagos realizados.
Los servicios sujetos a impuestos deben ser Artículo 14 b Apartado 1 frase 5 n° 1 UStG Se puede tomar durante dos años. Las facturas de particulares deberán conservarse durante el mismo período.
El trasfondo es la lucha contra el trabajo no declarado por parte del legislador. El período de retención comienza al final de un año en el que se creó el documento respectivo.
Esto juega un papel en los servicios artesanales. Garantía un papel importante. Por tanto, las facturas por servicios artesanales deben conservarse durante cinco años. Si la compra implica un equivalente financiero importante, es aconsejable almacenarlo más allá del plazo legal. De esta manera se puede demostrar la propiedad ante la compañía de seguros del contenido del hogar en caso de daños importantes.
Existe un plazo de cuatro años para los documentos fiscales, hasta el cual las autoridades fiscales pueden solicitar recibos. Si los ingresos brutos son superiores a 500.000 euros, el plazo supera los cuatro años.
Nunca debes tirar documentos como tu partida de nacimiento o el registro familiar. Pero también son de fundamental importancia los certificados de matrimonio, divorcio y defunción de los familiares. También debes conservar tus referencias escolares y laborales por el resto de tu vida.
¿Qué requisitos de período de retención son relevantes para las empresas?
Las empresas tienen obligaciones de derecho fiscal y mercantil en materia de registro y contabilidad. Los documentos pertinentes en materia de legislación fiscal deben conservarse entre seis y diez años. En el § 147 AO (Código Fiscal) y § 14 b UStG (Ley del impuesto sobre las ventas) Se consagra que los empresarios deberán conservar las facturas entrantes y salientes durante un período de diez años.
También en este caso el período de retención comienza al final del año civil contable. Si la liquidación del impuesto se hace de acuerdo con § 165 AL Aún no es definitivo, pero inicialmente se ha determinado de forma provisional, las facturas deberán conservarse durante más de diez años. Dado que las autoridades fiscales pueden realizar una auditoría externa, las facturas deben poder presentarse previa solicitud.
¿Qué problema causan los recibos en papel y cómo puede ayudar el almacenamiento digital?
Por ejemplo, si la oficina de impuestos ordena una auditoría, el empresario debe poder presentar documentos legibles. En el caso de los recibos de papel térmico, esto puede que al poco tiempo ya no sea posible: se desvanecen rápidamente.
Si bien antiguamente se copiaban los recibos en papel térmico, hoy en día es recomendable digitalizarlos. Esto ahorra mucho papel y es bueno para el medio ambiente. Pero también puedes controlar un posible problema de espacio digitalizando documentos.
¡PELIGRO! Las empresas deberán presentar sus estados financieros anuales, un balance de apertura y documentos según la fecha de Código aduanero de la Unión definido Artículo 15, apartado 1 y artículo 163. presentarlo por escrito en formato papel.
Basta con facturas o albaranes en formato digital. Este debe cumplir con los GoBD (principios para una contabilidad adecuada), lo que significa que debe ser inalterable y coincidir con el original.
Conclusión
Si no está absolutamente seguro de los distintos requisitos legales, es mejor conservar los recibos en papel. Si puedes aportar justificantes de facturas, documentos fiscales o extractos bancarios en caso de duda, evitarás posibles desventajas.
