**Délais de conservation des factures, extraits de compte, etc. – c’est ainsi que les particuliers et les entrepreneurs gèrent l’obligation de conservation **
Des montagnes de papier s’accumulent et certains ne savent plus où mettre ces montagnes de papier. Cependant, vous êtes légalement obligé de conserver les documents. Pour de nombreuses personnes, l’exigence de conservation est un livre fermé.
Elle s’adresse aux entrepreneurs et aux particuliers et est indispensable dans le contexte de la digitalisation. Il y a quelques éléments à considérer afin d’avoir la bonne réponse aux demandes d’informations à l’avenir.
À qui s’appliquent les délais de conservation des factures ?
La loi prévoit une obligation de conservation d’un large éventail de documents tant pour les particuliers que pour les entrepreneurs. Cela inclut notamment les factures et les extraits de compte. Mais les documents fiscaux peuvent également avoir une pertinence juridique pour les années à venir.
Les entrepreneurs sont obligés de respecter les principes d’une comptabilité appropriée. A la fin de l’année, ils disposent des comptes annuels de l’entreprise basés sur la comptabilité. Cet aperçu explique à qui s’applique la période de conservation et ce qu’elle implique.
Qu’entend-on par obligation de conservation ?
Le terme fait référence à l’obligation de conserver les documents jusqu’à une certaine période, qui est réglementée différemment par la loi selon les différents types de documents. L’obligation vise à garantir une documentation ultérieure dans le sens de la vérifiabilité.
Les entreprises sont particulièrement surveillées de près et doivent rendre compte à des institutions externes de leurs activités, de leurs transactions et de leur situation économique. Mais les particuliers doivent également conserver certains documents pendant une certaine durée.
Quelles réglementations en matière de durée de conservation s’appliquent aux particuliers ?
Les salariés ne sont généralement pas tenus de conserver leur contrat de travail ou leurs fiches de salaire. Les versements aux assurances sociales légales et les allocations de chômage ou de maladie ne sont pas non plus prévus par la législation.
Il est toutefois conseillé de conserver tous ces documents jusqu’à votre retraite.
Ceux qui ne le font pas risquent d’être désavantagés lorsqu’il s’agit de faire valoir leurs droits à pension. Les documents mentionnés sont également pertinents pour toute candidature.
Jeter les relevés bancaires est tentant pour les particuliers. Cependant, cela ne devrait pas se produire avant que le délai de prescription pour les réclamations ne devienne pertinent et que les réclamations puissent être défendues en utilisant l’avis de prescription.
Si la dernière réservation a été effectuée il y a trois années civiles complètes ou plus, les extraits de compte peuvent être détruits. Quiconque élimine ses déchets plus tôt court le risque de ne pas pouvoir fournir la preuve des paiements effectués.
Les services taxables doivent être § 14 b alinéa 1 phrase 5 n° 1 UStG peut être pris pendant deux ans. Les factures des particuliers doivent être conservées pendant la même durée.
Le contexte est la lutte contre le travail non déclaré par le législateur. La période de conservation commence à la fin d’un an au cours duquel le document concerné a été créé.
Cela joue un rôle dans les services artisanaux garantie un rôle majeur. Les factures des prestations artisanales doivent donc être conservées pendant cinq ans. Si l’achat implique un équivalent financier important, il convient de le stocker au-delà du délai légal. De cette manière, la propriété peut être prouvée à l’assurance inventaire du ménage en cas de dommages importants.
Il existe un délai de quatre ans pour les documents fiscaux, délai jusqu’où l’administration fiscale peut demander des reçus. Si le revenu brut est supérieur à 500 000 euros, le délai dépasse quatre ans.
Vous ne devez jamais jeter des documents tels que votre acte de naissance ou votre livret de famille. Mais les actes de mariage, de divorce et de décès des proches revêtent également une importance fondamentale. Vous devez également conserver vos références scolaires et professionnelles pour le reste de votre vie.
Quelles exigences de durée de conservation sont pertinentes pour les entreprises ?
Les entreprises ont des obligations fiscales et commerciales en matière d’enregistrement et de comptabilité. Les documents relatifs au droit fiscal doivent être conservés entre six et dix ans. Dans le § 147 AO (Code des impôts) et § 14 b UStG (Loi sur la taxe sur les ventes) Il est inscrit que les entrepreneurs doivent conserver les factures sortantes et entrantes pendant une durée de dix ans.
Ici aussi, la durée de conservation commence à la fin de l’année civile comptable. Si l’imposition est établie selon § 165 AO n’est pas encore définitif, mais a été initialement déterminé à titre provisoire, les factures doivent être conservées pendant plus de dix ans. Le fisc pouvant procéder à un contrôle externe, les factures doivent pouvoir être présentées sur demande.
Quel problème posent les reçus papier et comment le stockage numérique peut-il aider ?
Par exemple, si un contrôle est ordonné par l’administration fiscale, un entrepreneur doit être en mesure de présenter des documents lisibles. Avec les reçus papier en papier thermique, cela peut ne plus être possible après un court laps de temps - ils se décolorent rapidement.
Si autrefois les reçus sur papier thermique étaient copiés, il est aujourd’hui conseillé de les numériser. Cela permet d’économiser beaucoup de papier et est bon pour l’environnement. Mais vous pouvez également maîtriser un éventuel problème d’espace en numérisant les documents.
DANGER! Les sociétés doivent soumettre leurs comptes annuels, un bilan d’ouverture et des documents selon la date de Code des douanes de l’Union défini Article 15, paragraphe 1, et article 163 le soumettre par écrit sous forme papier.
Les factures ou bons de livraison suffisent sous forme numérique. Celui-ci doit être conforme aux GoBD (principes de bonne comptabilité), ce qui signifie qu’il doit être immuable et correspondre à l’original.
Conclusion
Si vous n’êtes absolument pas sûr des différentes exigences légales, il est préférable de conserver les reçus papier. Si vous pouvez fournir des preuves de factures, de documents fiscaux ou de relevés bancaires en cas de doute, vous éviterez d’éventuels inconvénients.
