Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren? 

Freitag, 27. August 2021 | 0 Kommentare

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Kontoauszüge & Co. – so gehen Privatpersonen und Unternehmer mit der Aufbewahrungspflicht um

Papierberge stapeln sich und manch einer weiß nicht mehr, wo er die Papierberge unterbringen soll. Dennoch bist Du zur Aufbewahrung von Unterlagen gesetzlich verpflichtet. Die Aufbewahrungspflicht ist für viele Menschen ein Buch mit sieben Siegeln.

Sie gilt für Unternehmer sowie Privatpersonen und ist auch im Rahmen der Digitalisierung nicht wegzudenken. Hierbei gibt es Einiges zu beachten, um künftig auf Auskunftsgesuche die passende Antwort zu haben.

Für wen gelten die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen?

Sowohl für Privatpersonen, als auch für Unternehmer hat das Gesetz eine Aufbewahrungspflicht für verschiedenste Dokumente vorgesehen. Dazu zählen insbesondere Rechnungen und Kontoauszüge. Aber auch Steuerunterlagen können auf Jahre hinaus rechtliche Relevanz haben.

Unternehmer sind verpflichtet, sich mit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung auseinanderzusetzen. Für sie steht am Ende eines Jahres der betriebliche Jahresabschluss auf Basis der Buchhaltung. Für wen welche Aufbewahrungsfrist gilt und was es damit auf sich hat, erklärt dieser Überblick.

Was ist unter der Aufbewahrungspflicht zu verstehen?

Hinter dem Begriff verbirgt sich die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Dokumenten bis zu einer Frist, die für verschiedene Dokumentarten gesetzlich unterschiedlich geregelt ist. Durch die Verpflichtung soll sich eine nachträgliche Dokumentation im Sinne der Nachprüfbarkeit sicherstellen lassen.

Insbesondere Unternehmen werden genau unter die Lupe genommen, so dass sie gegenüber externen Institutionen über ihre Geschäfte, Transaktionen und wirtschaftliche Situation Rechenschaft ablegen müssen. Aber auch Privatpersonen müssen gewisse Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum vorhalten.

Welche Regelungen zur Aufbewahrungsfrist gelten für Privatpersonen?

Arbeitnehmer sind zur Aufbewahrung ihrer Arbeitsverträge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen grundsätzlich nicht verpflichtet. Auch Zahlungen, die an die gesetzlichen Sozialversicherungen geleistet wurden, und Bezugsbescheinigungen für Arbeitslosen- oder Krankengeld sind in den gesetzlichen Regelungen nicht vorgesehen.

Es ist jedoch anzuraten, all diese Dokumente bis zum Eintritt in die Rente aufzubewahren.

Wer es nicht tut, kann möglicherweise Nachteile erleiden, wenn es darum geht, Rentenansprüche geltend zu machen. Auch für eventuelle Bewerbungen sind die genannten Dokumente relevant.

Aufbewahrungsfristen Rechnungen

Kontoauszüge wegzuwerfen, ist für Privatpersonen verlockend. Dies sollte jedoch nicht geschehen, bis die Forderungsverjährung relevant wird und Forderungen mit dem Verjährungshinweis abgewehrt werden können.

Liegt die letzte Buchung drei komplette Kalenderjahr oder mehr zurück, können Kontoauszüge vernichtet werden. Wer früher entsorgt, läuft Gefahr, geleistete Zahlungen möglicherweise nicht nachweisen zu können.

 Steuerpflichtige Leistungen müssen nach § 14 b Abs. 1 S. 5 Nr. 1 UStG zwei Jahre lang belegt werden können. Ebenso lang sind Rechnungen von Privatpersonen aufzubewahren.

Hintergrund ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit durch den Gesetzgeber. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Ablauf eines Jahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde.

Bei handwerklichen Leistungen spielt die Gewährleistung eine große Rolle. Daher sollten Rechnungen zu Handwerkerleistungen fünf Jahre aufbewahrt werden. Handelt es sich um Anschaffungen mit einem großen finanziellen Gegenwert, ist eine Aufbewahrung über die gesetzliche Frist hinaus ratsam. Auf diese Weise kann der Besitz gegenüber der Hausratversicherung nachgewiesen werden, wenn es zu Schäden mit einem größeren Ausmaß kommt.

Für Steuerunterlagen gilt eine vierjährige Festsetzungsfrist, bis zu der die Finanzverwaltung Belege anfordern kann. Liegen die Bruttoeinkünfte bei mehr als 500.000 Euro, übersteigt die Frist vier Jahre.

Niemals entsorgen solltest Du Dokumente wie Deine Geburtsurkunde oder das Familienstammbuch. Aber auch Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden von Angehörigen sind von elementarer Bedeutung. Ebenfalls solltest Du Deine Schul- und Arbeitszeugnisse ein Leben lang aufbewahren.

Welche Auflagen zur Aufbewahrungsfrist sind für Unternehmen relevant?

Unternehmen verfügen über steuerliche sowie handelsrechtliche Pflichten zur Aufzeichnung und Buchführung. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden. Im § 147 AO (Abgabenordnung) und § 14 b UStG (Umsatzsteuergesetz) ist verankert, dass Unternehmer Ausgangs- und Eingangsrechnungen bis zum Ablauf von zehn Jahren aufbewahren müssen.

Auch hier beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ablauf des Kalenderjahres der Rechnungslegung. Sofern die Steuerfestsetzung nach § 165 AO noch nicht endgültig ist, sondern zunächst vorläufig festgesetzt wurde, sind Rechnungen länger als zehn Jahre aufzubewahren. Da die Finanzverwaltung eine Außenprüfung durchführen kann, müssen die Rechnungen nach Aufforderung vorgelegt werden können.

Welches Problem bringen Papierbelege mit sich und wie kann die digitale Aufbewahrung helfen?

Wird beispielsweise eine Betriebsprüfung vom Finanzamt angeordnet, muss ein Unternehmer lesbare Dokumente vorlegen können. Bei Papierbelegen aus Thermopapier kann dies schon nach kurzer Zeit nicht mehr möglich sein – sie verblassen rasch.

Während in der Vergangenheit Thermopapierbelege kopiert wurden, ist es heute ratsam, sie zu digitalisieren. Dies spart eine Menge Papier und tut so der Umwelt Gutes. Aber auch ein mögliches Platzproblem bekommst Du durch die Belegdigitalisierung in den Griff.

Übrigens, mit unserer kostenlosen Scan-App für iOS und Android kannst du Papierbelege inkl. aller Rechnungsdetails in nur wenigen Sekunden digitalisieren und in deinem GetMyInvoices Account hinterlegen.

ACHTUNG! Unternehmen müssen ihren Jahresabschluss, eine Eröffnungsbilanz sowie Unterlagen nach dem vom Union-Zollkodex definierten Artikel 15 Abs. 1 und Artikel 163 in Papierform schriftlich vorlegen.

Rechnungen oder Lieferscheine genügen in digitalisierter Form. Diese muss den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung) entsprechen, demzufolge also unveränderbar sein und mit dem Original übereinstimmen.

Fazit

Wenn Du Dir bei den verschiedenen gesetzlichen Vorgaben absolut nicht sicher sein solltest, bewahre Papierbelege lieber auf. Wer im Zweifel bei Rechnungen, Steuerunterlagen oder Kontoauszügen Nachweise erbringen kann, erspart sich mögliche Nachteile.

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