Los recibos de un número cada vez mayor de fuentes dificultan la gestión de facturas en muchas empresas y organizaciones. Las consecuencias incluyen una contabilidad preparatoria compleja, falta de documentos, falta de visión general y largos tiempos de procesamiento. Pero con la gestión de facturas electrónicas o digitales se puede encontrar fácilmente una solución.
En principio, las empresas ya reciben muchas facturas en formato digital, ya sea por correo electrónico o a través de portales de clientes. Sin embargo, primero hay que descargarlos desde allí. Se trata de un trámite molesto que implica iniciar sesión y guardar, y que cuesta mucho esfuerzo y nervios mes tras mes como parte de la contabilidad preparatoria. Además, las facturas y recibos que llegan por correo se escanean, en el mejor de los casos, y, al igual que las facturas salientes que se encuentran en sistemas aislados, se envían a distintas estaciones para su posterior procesamiento. En resumen: lidiar con documentos híbridos es demasiado para muchas empresas. Los errores en los procesos de negocio posteriores son inevitables.
La reserva en papel como fuente de errores
Estos errores incluyen, por ejemplo, la impresión y publicación de facturas digitales. El problema no es sólo que los documentos digitales deben almacenarse digitalmente, sino también que el proceso en papel tiene un alto potencial de errores. Así es como a menudo se escriben los datos. Se producen errores de transferencia y el procedimiento genera esfuerzo. El estudio “Digitalización en Contabilidad 2019” de KPMG muestra cuán extendidas están estas actividades. Según ella, el 40 por ciento de las empresas todavía contabilizan en papel. En estas empresas, los recibos se olvidan a menudo, no hay suficiente claridad y el tiempo de procesamiento de las facturas es increíblemente largo. La contabilidad preparatoria sólo puede realizarse con mucho esfuerzo de personal y costes elevados. Sin embargo, ventajas como descuentos son impensables y el daño a la imagen de la empresa por el retraso en el pago de las facturas tampoco es descabellado.
Eso es lo que importa
Por eso las empresas necesitan una gestión inteligente de las facturas. Muchos lo han reconocido y buscan en Internet términos como “gestionar facturas” o incluso “administrador de facturas”. Pero la búsqueda de una solución contemporánea no requiere tales enfoques. Es importante saber qué distingue a la gestión inteligente de facturas, que también es una forma de gestión documental. Estos son esencialmente los siguientes factores de éxito:
- lo completo Todos los recibos están completos. Esto incluye facturas que llegan por correo electrónico, facturas que los proveedores ponen a disposición en portales de clientes y recibos que se escanean sobre la marcha, así como facturas que llegan por correo postal y documentos de soluciones de terceros. Esto puede incluir, por ejemplo, facturas salientes creadas en el sistema ERP u otra herramienta dedicada e informes de gastos de viaje que los empleados comparten a través del almacenamiento en la nube.
- exactitud La información registrada, como el número de factura, la fecha de la factura y el importe de la factura, debe ser correcta, independientemente de cuántos sistemas de software y estaciones diferentes se transmitan los recibos.
- Claridad Es importante organizar todos los documentos con claridad para poder encontrarlos en cualquier momento con el menor esfuerzo posible. Resulta útil reunirlos en una ubicación central y etiquetarlos con palabras clave específicas.
- transparencia Todos los pasos del trabajo deben ser comprensibles para terceros, por ejemplo para los auditores. Esto incluye, entre otras cosas, cuándo se importó un documento y dónde, quién añadió qué palabras clave o quién eliminó qué documento y cuándo.
- Seguridad Las facturas pueden contener datos confidenciales y deben protegerse contra visualización y acceso no autorizados. También debe garantizarse que permanezcan legibles durante todo el período de conservación. Por lo tanto, no sólo deben transmitirse de forma cifrada, sino que también deben archivarse de forma legalmente segura. Se recomienda el almacenamiento en formato PDF/A y el almacenamiento redundante en centros de datos seguros.
- velocidad Una característica clave de la gestión profesional de facturas es el corto tiempo de procesamiento de las facturas. Esto significa: Todas las facturas y recibos se reúnen lo más rápido posible después de su llegada y se ponen a disposición de las respectivas aplicaciones, ya sea una solución de contabilidad o un sistema de gestión de documentos (DMS) para archivar. Esto crea las condiciones para pagos y reservas rápidos, así como evaluaciones y decisiones oportunas basadas en la información más reciente.
Gestión de facturas digitales como solución Las empresas y organizaciones pueden lograr todos estos factores de éxito con una gestión inteligente de facturas digitales. Es posible automatizar fácilmente una variedad de actividades. La gama se extiende desde la recuperación de recibos de diversas fuentes, como portales de clientes, bandejas de entrada de correo electrónico y herramientas de facturación, hasta su recopilación y gestión en una ubicación central en la nube y hasta su transferencia a sistemas de contabilidad, DMS y otras aplicaciones.
Esta forma de trabajar reduce al mínimo el esfuerzo manual. Esto significa que las empresas pueden eliminar fuentes de error y ahorrar tiempo y costos. Además, se aceleran los procesos comerciales, lo que se asocia con un menor tiempo de procesamiento de documentos.
