Les reçus provenant d’un nombre croissant de sources rendent la gestion des factures difficile dans de nombreuses entreprises et organisations. Les conséquences incluent une comptabilité préparatoire complexe, des documents manquants, une absence de vue d’ensemble et de longs délais de traitement. Mais avec la gestion électronique ou numérique des factures, une solution peut facilement être trouvée.
En principe, les entreprises reçoivent déjà de nombreuses factures sous forme numérique – soit par e-mail, soit via les portails clients. Cependant, ils doivent d’abord être téléchargés à partir de là. Il s’agit d’une procédure fastidieuse de connexion et de sauvegarde, qui coûte mois après mois beaucoup d’efforts et de nerfs dans le cadre de la comptabilité préparatoire. De plus, les factures et les reçus arrivant par la poste sont, dans le meilleur des cas, numérisés et - tout comme les factures sortantes qui se trouvent dans des systèmes isolés - acheminés vers différentes stations pour un traitement ultérieur. En bref : gérer des documents hybrides est une tâche trop complexe pour de nombreuses entreprises. Les erreurs dans les processus métiers en aval sont inévitables.
La réservation sur papier, source d’erreurs
Ces erreurs incluent, par exemple, l’impression et la comptabilisation de factures numériques. Le problème n’est pas seulement que les documents numériques doivent être stockés sous forme numérique, mais aussi que le processus papier présente un risque élevé d’erreurs. C’est ainsi que les données sont souvent saisies. Des erreurs de transfert se produisent et la procédure génère des efforts. L’étude « Digitalization in Accounting 2019 » de KPMG montre à quel point ces activités sont répandues. Selon elle, 40 pour cent des entreprises réservent encore sur papier. Dans ces entreprises, les reçus sont souvent oubliés, la clarté manque et les délais de traitement des factures sont record. La comptabilité préparatoire ne peut être réalisée qu’avec beaucoup d’efforts de personnel et des coûts élevés. Néanmoins, des avantages tels que des réductions sont impensables et les dommages à l’image de l’entreprise dus à un retard de paiement des factures ne sont pas non plus déraisonnables.
C’est ce qui compte
C’est pourquoi les entreprises ont besoin d’une gestion intelligente des factures. Beaucoup l’ont reconnu et recherchent sur Internet des termes tels que « gérer les factures » ou encore « gestionnaire de factures ». Mais la recherche d’une solution contemporaine ne nécessite pas de telles approches. Il est important de savoir ce qui distingue une gestion intelligente des factures, qui est aussi une forme de gestion documentaire. Il s’agit essentiellement des facteurs de réussite suivants :
- exhaustivité Tous les reçus sont complets. Cela inclut les factures qui arrivent par e-mail, les factures que les fournisseurs mettent à disposition sur les portails clients et les reçus numérisés en déplacement, ainsi que les factures qui arrivent par la poste et les documents provenant de solutions tierces. Cela peut inclure, par exemple, les factures sortantes créées dans le système ERP ou un autre outil dédié et les notes de frais de déplacement que les employés partagent via le stockage cloud.
- exactitude Les informations enregistrées, telles que le numéro de facture, la date de facture et le montant de la facture, doivent être exactes, quel que soit le nombre de systèmes logiciels et de stations différents sur lesquels les reçus sont transmis.
- Clarté Il est important d’organiser clairement tous les documents afin qu’ils puissent être retrouvés à tout moment avec le moins d’effort possible. Il est utile de les rassembler dans un emplacement central et de les étiqueter avec des mots-clés spécifiques.
- transparence Toutes les étapes de travail doivent être compréhensibles pour les tiers, par exemple les auditeurs. Cela inclut, entre autres, quand un document a été importé, d’où, qui a ajouté quels mots-clés ou qui a supprimé quel document et quand.
- Sécurité Les factures peuvent contenir des données sensibles et doivent être protégées contre toute visualisation et accès non autorisés. Il faut également s’assurer qu’ils restent lisibles pendant toute la durée de conservation. C’est pourquoi ils ne doivent pas seulement être transmis sous forme cryptée, mais doivent également être archivés de manière juridiquement sécurisée. Un stockage au format PDF/A et un stockage redondant dans des centres de données sécurisés sont recommandés.
- vitesse Une caractéristique clé d’une gestion professionnelle des factures est le temps de traitement court des factures. Cela signifie : toutes les factures et reçus sont rassemblés le plus rapidement possible après leur arrivée et mis à disposition des applications respectives - qu’il s’agisse d’une solution comptable ou d’un système de gestion de documents (DMS) pour l’archivage. Cela crée les conditions pour des paiements et des réservations rapides ainsi que pour des évaluations et des décisions rapides basées sur les informations les plus récentes.
La gestion numérique des factures comme solution Les entreprises et les organisations peuvent atteindre tous ces facteurs de réussite grâce à une gestion intelligente des factures numériques. Il est possible d’automatiser facilement diverses activités. La gamme s’étend de la récupération des reçus à partir de diverses sources telles que les portails clients, les boîtes de réception de courrier électronique et les outils de facturation, jusqu’à leur collecte et leur gestion dans un emplacement central dans le cloud et jusqu’à leur transfert vers des systèmes comptables, des DMS et d’autres applications.
Cette façon de travailler réduit au minimum l’effort manuel. Cela signifie que les entreprises peuvent éliminer les sources d’erreur et économiser du temps et de l’argent. De plus, les processus métier sont accélérés, ce qui est associé à un temps de traitement des documents plus court.
