Ontvangsten uit steeds meer bronnen maken factuurbeheer voor veel bedrijven en organisaties lastig. De gevolgen zijn onder meer een complexe voorbereidende boekhouding, ontbrekende documenten, geen overzicht en lange doorlooptijden. Maar met elektronisch of digitaal factuurbeheer is er eenvoudig een oplossing te vinden.
Bedrijven ontvangen in principe al veel facturen in digitale vorm – per e-mail of via klantportals. Ze moeten daar echter eerst worden gedownload. Dit is een vervelende procedure met inloggen en opslaan, die maand na maand veel moeite en zenuwen kost als onderdeel van de voorbereidende boekhouding. Daarnaast worden facturen en bonnen die per post binnenkomen in het beste geval gescand en – net als uitgaande facturen die in geïsoleerde systemen staan – naar verschillende stations gerouteerd voor verdere verwerking. Kortom: omgaan met hybride documenten is voor veel bedrijven teveel van het goede. Fouten in downstream bedrijfsprocessen zijn onvermijdelijk.
Boeking op papier als bron van fouten
Deze fouten omvatten bijvoorbeeld het afdrukken en boeken van digitale facturen. Het probleem is niet alleen dat digitale documenten digitaal moeten worden opgeslagen, maar ook dat het papieren proces een groot risico op fouten met zich meebrengt. Dit is hoe gegevens vaak worden getypt. Er treden overdrachtsfouten op en de procedure kost moeite. Het onderzoek ‘Digitalization in Accounting 2019’ van KPMG laat zien hoe wijdverspreid dergelijke activiteiten zijn. Volgens haar boekt 40 procent van de bedrijven nog steeds op papier. In dergelijke bedrijven worden bonnetjes vaak vergeten, is er onvoldoende duidelijkheid en is de verwerkingstijd van facturen recordbrekend lang. De voorbereidende boekhouding kan alleen met veel personeelsinspanning en hoge kosten worden uitgevoerd. Toch zijn voordelen zoals kortingen ondenkbaar en is imagoschade door te late betaling van facturen ook niet onredelijk.
Dat is wat telt
Daarom hebben bedrijven intelligent factuurbeheer nodig. Velen hebben dit onderkend en zoeken op internet naar termen als ‘facturen beheren’ of zelfs ‘factuurbeheerder’. Maar de zoektocht naar een hedendaagse oplossing vereist dergelijke benaderingen niet. Het is belangrijk om te weten wat slim factuurbeheer onderscheidt, wat ook een vorm van documentbeheer is. Dit zijn in essentie de volgende succesfactoren:
- volledigheid Alle bonnen zijn compleet. Denk hierbij aan facturen die via e-mail binnenkomen, facturen die leveranciers beschikbaar stellen in klantportals en bonnen die onderweg worden gescand, maar ook facturen die per post binnenkomen en documenten van oplossingen van derden. Dit kunnen bijvoorbeeld uitgaande facturen zijn die zijn aangemaakt in het ERP-systeem of een andere speciale tool en reiskostenrapporten die werknemers delen via cloudopslag.
- juistheid De geregistreerde informatie, zoals factuurnummer, factuurdatum en factuurbedragen, moet correct zijn – ongeacht op hoeveel verschillende softwaresystemen en stations de bonnen worden doorgegeven.
- Helderheid Het is belangrijk om alle documenten overzichtelijk te ordenen, zodat ze op elk moment en met zo min mogelijk moeite terug te vinden zijn. Het is handig om ze op een centrale locatie samen te brengen en ze te taggen met specifieke trefwoorden.
- transparantie Alle werkstappen moeten begrijpelijk zijn voor derden, bijvoorbeeld auditors. Hierbij kunt u onder meer denken aan wanneer een document waar vandaan is geïmporteerd, wie welke trefwoorden heeft toegevoegd of wie welk document heeft verwijderd en wanneer.
- Beveiliging Facturen kunnen gevoelige gegevens bevatten en moeten worden beschermd tegen ongeoorloofde inzage en toegang. Ook moet ervoor worden gezorgd dat ze gedurende de gehele bewaartermijn leesbaar blijven. Daarom moeten ze niet alleen in gecodeerde vorm worden verzonden, maar ook op een juridisch veilige manier worden gearchiveerd. Opslag in PDF/A-formaat en redundante opslag in beveiligde datacenters worden aanbevolen.
- snelheid Een belangrijk kenmerk van professioneel factuurbeheer is een korte verwerkingstijd van facturen. Dit betekent: Alle facturen en bonnen worden zo snel mogelijk na aankomst samengebracht en beschikbaar gesteld aan de betreffende applicaties - of het nu een boekhoudoplossing is of een documentbeheersysteem (DMS) voor archivering. Dit schept de voorwaarden voor snelle betalingen en boekingen, evenals tijdige evaluaties en beslissingen op basis van de nieuwste informatie.
Digitaal factuurbeheer als oplossing Bedrijven en organisaties kunnen al deze succesfactoren realiseren met intelligent digitaal factuurbeheer. Het is mogelijk om diverse activiteiten eenvoudig te automatiseren. Het bereik strekt zich uit van het ophalen van bonnen uit verschillende bronnen zoals klantportals, e-mailinboxen en facturatietools, tot het verzamelen en beheren ervan op een centrale locatie in de cloud tot het overbrengen ervan naar boekhoudsystemen, DMS en andere applicaties.
Deze manier van werken beperkt de handmatige inspanning tot een minimum. Dit betekent dat bedrijven bronnen van fouten kunnen elimineren en tijd en geld kunnen besparen. Bovendien worden bedrijfsprocessen versneld, wat gepaard gaat met een kortere verwerkingstijd van documenten.
