Belege aus zunehmend mehr Quellen gestalten das Rechnungsmanagement in vielen Unternehmen und Organisationen schwierig. Eine aufwendige vorbereitende Buchhaltung, fehlende Belege, keine Übersicht und lange Durchlaufzeiten gehören zu den Folgen. Doch mit elektronischem beziehungsweise digitalem Rechnungsmanagement lässt sich einfach Abhilfe schaffen.
Grundsätzlich erhalten Unternehmen viele Rechnungen bereits in digitaler Form – entweder per E-Mail oder über Kundenportale. Von dort müssen sie jedoch erst heruntergeladen werden. Das stellt mit Einloggen und Speichern eine lästige Prozedur dar, die im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung Monat für Monat viel Aufwand und Nerven kostet. Darüber hinaus werden per Post ankommende Rechnungen und Quittungen im besten Fall gescannt und – ebenso wie Ausgangsrechnungen, die in isolierten Systemen vorliegen – über verschiedene Stationen zur Weiterbearbeitung geleitet. Kurz: Der Umgang mit den hybriden Dokumenten überfordert viele Unternehmen. Fehler in nachgelagerten Geschäftsprozessen sind vorprogrammiert.
Papierbasiertes Buchen als Fehlerquelle
Zu diesen Fehlern gehört zum Beispiel das Ausdrucken und Buchen digital vorliegender Rechnungen. Problematisch daran ist nicht nur, dass digitale Belege digital aufbewahrt werden müssen, sondern auch, dass das papierbasierte Verfahren großes Fehlerpotenzial aufweist. So werden Daten oft abgetippt. Dabei geschehen Übernahmefehler und die Prozedur generiert Aufwand. Wie weit solche Aktivitäten verbreitet sind, zeigt die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ von KPMG. Ihr zufolge buchen 40 Prozent der Firmen noch papierhaft. In solchen Unternehmen werden häufig auch Belege vergessen, die Übersichtlichkeit ist unzureichend und die Durchlaufzeit von Rechnungen ist rekordverdächtig lang. Die vorbereitende Buchhaltung kann nur mit hohem personellem Aufwand und hohen Kosten realisiert werden. Trotzdem ist an Vorteile wie Skonti nicht zu denken und ein Imageschaden wegen spät bezahlter Rechnungen ist ebenfalls nicht abwegig.
Darauf kommt es an
Deshalb benötigen Unternehmen intelligentes Rechnungsmanagement. Viele haben dies erkannt und suchen im Internet nach Begriffen wie „Rechnungen verwalten“ oder gar „Rechnungsverwalter“. Doch solche Ansätze bedarf die Suche nach einer zeitgemäßen Lösung nicht. Wichtig zu wissen ist, wodurch sich cleveres Rechnungsmanagement, das übrigens eine Form von Dokumentenmanagement ist, auszeichnet. Dies sind im Wesentlichen folgende Erfolgsfaktoren:
Digitales Rechnungsmanagement als Lösung
All diese Erfolgsfaktoren können Unternehmen und Organisationen mit intelligentem digitalen Rechnungsmanagement erreichen. Dabei ist es möglich, eine Vielzahl von Aktivitäten einfach zu automatisieren. Die Spanne reicht vom Abrufen der Belege aus den verschiedenen Quellen wie Kundenportalen, E-Mail-Postfächern und Rechnungserstellungstools, über das Sammeln und Verwalten an einem zentralen Ort in der Cloud und führt bis hin zum Übertragen in Buchhaltungssysteme, DMS und andere Anwendungen.
Diese Arbeitsweise reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum. Somit können Unternehmen Fehlerquellen eliminieren, Zeit und Kosten sparen. Außerdem werden Geschäftsprozesse beschleunigt, was mit einer kürzeren Durchlaufzeit der Belege verbunden ist.
Überzeugen Sie sich von den Vorteilen der automatisierten Rechnungsverwaltung:
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