Sechs Faktoren für perfektes Rechnungsmanagement

Belege aus zunehmend mehr Quellen gestalten das Rechnungsmanagement in vielen Unternehmen und Organisationen schwierig. Eine aufwendige vorbereitende Buchhaltung, fehlende Belege, keine Übersicht und lange Durchlaufzeiten gehören zu den Folgen. Doch mit elektronischem beziehungsweise digitalem Rechnungsmanagement lässt sich einfach Abhilfe schaffen.

 

Grundsätzlich erhalten Unternehmen viele Rechnungen bereits in digitaler Form – entweder per E-Mail oder über Kundenportale. Von dort müssen sie jedoch erst heruntergeladen werden. Das stellt mit Einloggen und Speichern eine lästige Prozedur dar, die im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung Monat für Monat viel Aufwand und Nerven kostet. Darüber hinaus werden per Post ankommende Rechnungen und Quittungen im besten Fall gescannt und – ebenso wie Ausgangsrechnungen, die in isolierten Systemen vorliegen – über verschiedene Stationen zur Weiterbearbeitung geleitet. Kurz: Der Umgang mit den hybriden Dokumenten überfordert viele Unternehmen. Fehler in nachgelagerten Geschäftsprozessen sind vorprogrammiert.

Papierbasiertes Buchen als Fehlerquelle

Zu diesen Fehlern gehört zum Beispiel das Ausdrucken und Buchen digital vorliegender Rechnungen. Problematisch daran ist nicht nur, dass digitale Belege digital aufbewahrt werden müssen, sondern auch, dass das papierbasierte Verfahren großes Fehlerpotenzial aufweist. So werden Daten oft abgetippt. Dabei geschehen Übernahmefehler und die Prozedur generiert Aufwand. Wie weit solche Aktivitäten verbreitet sind, zeigt die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ von KPMG. Ihr zufolge buchen 40 Prozent der Firmen noch papierhaft. In solchen Unternehmen werden häufig auch Belege vergessen, die Übersichtlichkeit ist unzureichend und die Durchlaufzeit von Rechnungen ist rekordverdächtig lang. Die vorbereitende Buchhaltung kann nur mit hohem personellem Aufwand und hohen Kosten realisiert werden. Trotzdem ist an Vorteile wie Skonti nicht zu denken und ein Imageschaden wegen spät bezahlter Rechnungen ist ebenfalls nicht abwegig.

Darauf kommt es an

Deshalb benötigen Unternehmen intelligentes Rechnungsmanagement. Viele haben dies erkannt und suchen im Internet nach Begriffen wie „Rechnungen verwalten“ oder gar „Rechnungsverwalter“. Doch solche Ansätze bedarf die Suche nach einer zeitgemäßen Lösung nicht. Wichtig zu wissen ist, wodurch sich cleveres Rechnungsmanagement, das übrigens eine Form von Dokumentenmanagement ist, auszeichnet. Dies sind im Wesentlichen folgende Erfolgsfaktoren:

1. Vollständigkeit
   Alle Belege sind vollständig. Dazu zählen Rechnungen, die per E-Mal eintreffen, Rechnungen, die Lieferanten in Kundenportalen zur Verfügung stellen und Quittungen, die unterwegs gescannt werden, genauso wie Rechnungen, die per Post eintreffen und Dokumente aus Drittlösungen. Dazu können zum Beispiel die Ausgangsrechnungen gehören, die im ERP-System oder in einem anderen speziellen Tool erstellt werden, und Reisekostenabrechnungen, die Mitarbeiter über Cloudspeicher teilen.
2. Korrektheit
   Die erfassten Informationen, wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbeträge, müssen korrekt sein – unabhängig davon, über wie viele verschiedene Softwaresysteme und Stationen die Belege weitergereicht werden.
3. Übersichtlichkeit
   Es gilt, sämtliche Dokumente übersichtlich zu organisieren, sodass sie jederzeit mit möglichst wenig Aufwand wiedergefunden werden. Dabei ist es hilfreich, sie an einem zentralen Ort zusammenzuführen und sie mit bestimmten Schlagworten zu versehen.
4. Transparenz
   Sämtliche Arbeitsschritte sollten für Dritte, zum Beispiel für Betriebsprüfer, nachvollziehbar sein. Dazu zählt unter anderem, wann ein Beleg woher importiert wurde, wer welche Schlagworte hinzugefügt hat oder auch, wer welches Dokument wann gelöscht hat.
5. Sicherheit
   Rechnungen können sensible Daten beinhalten und müssen vor unberechtigten Einblicken und Zugriffen geschützt werden. Zudem ist zu gewährleisten, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Daher sollten sie nicht nur verschlüsselt übertragen werden, sondern müssen auch rechtssicher archiviert werden. Empfehlenswert sind eine Speicherung im Format PDF/A und die redundante Aufbewahrung in sicheren Rechenzentren.
6. Schnelligkeit
   Ein wesentliches Kennzeichen eines professionellen Rechnungsmanagements ist eine kurze Durchlaufzeit von Rechnungen. Das heißt: Sämtliche Rechnungen und Quittungen werden innerhalb kürzester Zeit nach ihrem Eintreffen zusammengeführt und den jeweiligen Anwendungen zur Verfügung gestellt – ob es sich um eine Buchhaltungslösung oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Archivierung handelt. Damit werden die Voraussetzungen für schnelles Bezahlen und Verbuchen sowie zeitnahe Auswertungen und Entscheidungen auf Basis aktuellster Informationen geschaffen.

Digitales Rechnungsmanagement als Lösung
All diese Erfolgsfaktoren können Unternehmen und Organisationen mit intelligentem digitalen Rechnungsmanagement erreichen. Dabei ist es möglich, eine Vielzahl von Aktivitäten einfach zu automatisieren. Die Spanne reicht vom Abrufen der Belege aus den verschiedenen Quellen wie Kundenportalen, E-Mail-Postfächern und Rechnungserstellungstools, über das Sammeln und Verwalten an einem zentralen Ort in der Cloud und führt bis hin zum Übertragen in Buchhaltungssysteme, DMS und andere Anwendungen.

Diese Arbeitsweise reduziert den manuellen Aufwand auf ein Minimum. Somit können Unternehmen Fehlerquellen eliminieren, Zeit und Kosten sparen. Außerdem werden Geschäftsprozesse beschleunigt, was mit einer kürzeren Durchlaufzeit der Belege verbunden ist.

Probieren Sie es aus!