Las facturas electrónicas llevan mucho tiempo en pie de igualdad con sus homólogas en papel. Sin embargo, para poder enviarlos y recibirlos de manera legal, las empresas deben considerar algunos puntos. Para muchos, esto es exactamente un libro cerrado, lo que a su vez conlleva riesgos. Por eso hemos reunido aspectos importantes.
En principio, varias leyes y directrices se aplican explícitamente con respecto a las facturas electrónicas. Estos son principalmente:
- Los principios para la adecuada gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico y para el acceso a datos (GoBD) El GoBD regula los requisitos básicos de la administración financiera para el intercambio de facturas electrónicas, según la Asociación de Factura Electrónica (VerER).
- Artículo 14 UstG Esto define las condiciones para una deducción del impuesto soportado.
- “Ordenanza sobre facturación electrónica en la contratación pública federal” Esto se aplica a la facturación a clientes públicos. Estamos hablando de la llamada factura electrónica.
Envío de factura electrónica y recepción de factura electrónica
Por ello, se deben tener en cuenta todas las normativas a la hora de enviar y recibir facturas electrónicas. Una excepción es la “Ordenanza sobre Factura Electrónica en las Contrataciones Públicas Federales”, concretamente esto significa:
- El destinatario de la factura debe estar de acuerdo Se puede obtener el consentimiento expreso para el envío de facturas electrónicas, pero no es obligatorio. También es suficiente con estipular la facturación electrónica en las condiciones generales. También es posible una aceptación tácita del procedimiento.
- Garantizar la legibilidad Las facturas electrónicas deben ser legibles al ojo humano durante todo el periodo de conservación. Esto también se aplica a facturas en formatos como XML o EDIFACT. Se recomienda PDF/A como formato estándar para el archivado a largo plazo.
- Almacenar y procesar facturas electrónicas de forma electrónica La práctica común de imprimir facturas recibidas electrónicamente y almacenarlas en formato papel no es una solución legalmente permitida. En cambio, las facturas electrónicas también deben procesarse electrónicamente y archivarse digitalmente en el formato original. Esto se aplica a todo el período de retención legal.
- Garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Esto se puede hacer, por ejemplo, mediante una firma electrónica cualificada o una pista de auditoría fiable como parte de un procedimiento de control interno.
- Garantizar la inmutabilidad Cualquier cambio debe realizarse de tal manera que sea rastreable y el contenido original siga siendo reconocible. Esto también significa que los sistemas y canales de transmisión deben protegerse para que las facturas no puedan manipularse, por ejemplo mediante cifrado seguro.
- Registre con prontitud y asegure los documentos de inmediato Las facturas electrónicas deben protegerse contra pérdidas lo antes posible o lo más rápido posible y protegerse contra manipulaciones. Recomendamos automatizar los procesos asociados. Esto no sólo es posible de forma inmediata, sino también sin esfuerzo manual.
- Garantizar la indexación y la trazabilidad Las facturas recibidas electrónicamente deben contar con un índice único y comprensible bajo el cual se puedan gestionar e investigar los documentos individuales.
- Habilitar el acceso y la entrega de datos En caso de una auditoría, la administración tributaria tiene derecho a ver las facturas electrónicas y utilizar el sistema informático existente. Es importante que las facturas puedan investigarse y evaluarse automáticamente. Nuestro consejo: una solución en la nube a la que pueda configurar un acceso limitado para el auditor.
- Crear documentación procesal Las empresas deben crear documentación procesal. Esto debe describir cómo se llevan a cabo los procesos individuales, como la verificación de facturas entrantes, y cómo se observa el GoBD. La documentación debe ser comprensible para un tercero experto y debe conservarse en la versión correspondiente durante el plazo de conservación legal.
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