Les factures électroniques sont depuis longtemps sur un pied d’égalité avec leurs homologues papier. Cependant, afin de les envoyer et de les recevoir de manière conforme à la loi, les entreprises doivent prendre en compte quelques points. Pour beaucoup, il s’agit exactement d’un livre fermé, qui recèle à son tour des risques. C’est pourquoi nous avons rassemblé des aspects importants.
En principe, plusieurs lois et directives s’appliquent explicitement aux factures électroniques. Il s’agit principalement :
- Les principes pour la bonne gestion et le stockage des livres, registres et documents sous forme électronique et pour l’accès aux données (GoBD) Le GoBD réglemente les exigences de base de l’administration financière pour l’échange de factures électroniques, selon l’Electronic Invoice Association (VeR).
- § 14 UstG Celui-ci définit les conditions d’une déduction de la taxe en amont.
- «Ordonnance sur la facturation électronique dans les marchés publics fédéraux» Ceci s’applique à la facturation aux clients publics. Nous parlons de ce qu’on appelle la facture électronique.
Envoi de facture électronique et réception de facture électronique
Par conséquent, toutes les réglementations doivent être prises en compte lors de l’envoi et de la réception de factures électroniques. L’«Ordonnance sur la facturation électronique dans les marchés publics fédéraux» constitue une exception:
- Le destinataire de la facture doit être d’accord Un consentement exprès peut être obtenu pour l’envoi de factures électroniques, mais il n’est pas obligatoire. Il suffit également de prévoir la facturation électronique dans les conditions générales. Une acceptation tacite de la procédure est également possible.
- Assurer la lisibilité Les factures électroniques doivent être lisibles à l’œil humain pendant toute la durée de conservation. Cela s’applique également aux factures dans des formats tels que XML ou EDIFACT. PDF/A est recommandé comme format standard pour l’archivage à long terme.
- Stocker et traiter les factures électroniques par voie électronique La pratique courante consistant à imprimer les factures reçues par voie électronique et à les stocker au format papier n’est pas une solution légalement autorisée. Les factures électroniques doivent également être traitées électroniquement et archivées numériquement dans leur format d’origine. Ceci s’applique à toute la durée de conservation légale.
- Garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu Cela peut se faire par exemple au travers d’une signature électronique qualifiée ou d’une piste d’audit fiable dans le cadre d’une procédure de contrôle interne.
- Assurer l’immuabilité Toute modification doit être effectuée de manière à ce qu’elle soit traçable et que le contenu original reste reconnaissable. Cela signifie également que les systèmes et les canaux de transmission doivent être protégés afin que les factures ne puissent pas être manipulées, par exemple grâce à un cryptage sécurisé.
- Enregistrez rapidement et sécurisez immédiatement les documents Les factures électroniques doivent être sécurisées contre la perte le plus rapidement possible et protégées contre la manipulation. Nous recommandons d’automatiser les processus associés. Ceci est possible non seulement immédiatement, mais aussi sans effort manuel.
- Assurer l’indexation et la traçabilité Les factures reçues par voie électronique doivent être accompagnées d’un index compréhensible et unique sous lequel les différents documents peuvent être gérés et recherchés.
- Activer l’accès et la livraison des données En cas de contrôle, l’administration fiscale a le droit de consulter les factures électroniques et d’utiliser le système informatique existant. Il est important que les factures puissent être recherchées et évaluées automatiquement. Notre conseil : une solution cloud à laquelle vous pouvez mettre en place un accès limité pour l’auditeur.
- Créer une documentation procédurale Les entreprises doivent créer une documentation procédurale. Celui-ci doit décrire comment se déroulent les processus individuels tels que la vérification des factures entrantes et comment le GoBD est observé. La documentation doit être compréhensible pour un tiers expert et doit être conservée dans la version correspondante pendant la durée de conservation légale.
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