Wichtige Regeln für den Versand und Empfang elektronischer Rechnungen

Elektronische Rechnungen sind ihren Pendants auf Papier seit Langem gleichgestellt. Um sie rechtskonform zu versenden und zu empfangen, müssen Unternehmen allerdings einige Punkte beachten. Genau dies ist für Viele ein Buch mit sieben Siegeln, was wiederum Risiken birgt. Deshalb haben wir wichtige Aspekte zusammengestellt.

Grundsätzlich gelten explizit in Bezug auf elektronische Rechnungen mehrere Gesetze und Richtlinien. Dies sind vor allem:

• Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
  In den GoBD sind die grundsätzlichen Anforderungen der Finanzverwaltung an den elektronischen Rechnungsaustausch geregelt, so der Verband elektronische Rechnung (VeR).
• § 14 UstG
  Dieser definiert die Bedingungen für einen Vorsteuerabzug.
• „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“
  Diese gilt für die Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Die Rede ist von der sogenannten E-Rechnung.

Elektronischer Rechnungsversand und elektronischer Rechnungsempfang

Demzufolge sollten beim Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen sämtliche Regularien berücksichtigt werden. Eine Ausnahme stellt die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ dar. Konkret bedeutet das:

• Rechnungsempfänger muss zustimmen
  Für den Versand von elektronischen Rechnungen kann eine ausdrückliche Zustimmung eingeholt werden, muss aber nicht. Es genügt auch, die elektronische Rechnungsstellung in den AGB festzuschreiben. Eine stillschweigende Akzeptanz des Verfahrens ist ebenfalls möglich.
• Lesbarkeit gewährleisten
  Elektronische Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum für das menschliche Auge lesbar sein. Das gilt auch für Rechnungen in Formaten wie XML oder EDIFACT. Empfehlenswert dafür ist PDF/A als Standardformat für die Langzeitarchivierung.
• Elektronische Rechnungen elektronisch aufbewahren und verarbeiten
  Die verbreitete Praxis, elektronisch empfangene Rechnungen auszudrucken und im Papierformat aufzubewahren, ist keine rechtlich zulässige Lösung. Stattdessen müssen elektronische Rechnungen auch elektronisch verarbeitet und digital im Ursprungsformat archiviert werden. Dies gilt für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist.
• Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten
  Dies kann zum Beispiel durch eine qualifizierte elektronische Signatur erfolgen oder einen verlässlichen Prüfpfad im Rahmen eines internen Kontrollverfahrens.
• Unveränderbarkeit sicherstellen
  Jede etwaige Änderung muss so vorgenommen werden, dass sie nachvollziehbar ist und der ursprüngliche Inhalt erkennbar bleibt. Das bedeutet auch, dass Systeme und Übertragungswege so geschützt sein müssen, dass die Rechnungen nicht manipuliert werden können, zum Beispiel durch eine sichere Verschlüsselung.
• Zeitnahe Erfassung und unmittelbare Belegsicherung vornehmen
  Elektronische Rechnungen sind möglichst unmittelbar beziehungsweise zeitnah gegen Verlust zu sichern und vor Manipulation zu schützen. Wir empfehlen hier eine Automatisierung der damit verbundenen Prozesse. So gelingt dies nicht nur unmittelbar, sondern auch ohne manuellen Aufwand.
• Indexierung und Nachvollziehbarkeit gewährleisten
  Elektronisch erhaltene Rechnungen müssen mit einem nachvollziehbaren eindeutigen Index versehen werden, unter dem die einzelnen Dokumente verwaltet und recherchiert werden können.
• Datenzugriff und Bereitstellung ermöglichen
  Im Falle einer Betriebsprüfung hat die Finanzverwaltung das Recht, elektronische Rechnungen einzusehen und das vorhandene EDV-System zu nutzen. Wichtig ist, dass Rechnungen recherchiert werden können und eine maschinelle Auswertbarkeit möglich ist. Unser Tipp: eine Cloudlösung, zu der Sie dem Betriebsprüfer einen beschränkten Zugang einrichten.
• Verfahrensdokumentation erstellen
  Unternehmen müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen. Darin ist zu beschreiben, wie einzelne Prozesse wie die Rechnungseingangsprüfung stattfinden und die GoBD beachtet werden. Die Dokumentation muss für einen sachverständigen Dritten verständlich sein und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist in der jeweiligen Versionierung vorgehalten werden.

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