Elektronische facturen staan al lang op gelijke voet met hun papieren tegenhangers. Om ze echter op een juridisch conforme manier te kunnen verzenden en ontvangen, moeten bedrijven met een aantal punten rekening houden. Voor velen is dit precies een gesloten boek, waar weer risico’s aan verbonden zijn. Daarom hebben wij belangrijke aspecten op een rij gezet.
Met betrekking tot elektronische facturen zijn in beginsel meerdere wetten en richtlijnen expliciet van toepassing. Dit zijn voornamelijk:
- De principes voor het juiste beheer en de opslag van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm en voor gegevenstoegang (GoBD) De GoBD regelt de basiseisen van de financiële administratie voor elektronische factuuruitwisseling, aldus de Electronic Invoice Association (VeR).
- § 14 UstG Hierin worden de voorwaarden voor aftrek van voorbelasting vastgelegd.
- “Ordonnantie betreffende de elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten” Dit geldt voor facturering aan publieke opdrachtgevers. We hebben het over de zogenaamde e-factuur.
Elektronische factuurverzending en elektronische factuurontvangst
Als gevolg hiervan moet bij het verzenden en ontvangen van elektronische facturen rekening worden gehouden met alle voorschriften. Een uitzondering hierop is de “Verordening inzake elektronische facturatie bij federale overheidsopdrachten”. Concreet betekent dit:
- De ontvanger van de factuur moet akkoord gaan Voor het verzenden van elektronische facturen kan uitdrukkelijke toestemming worden verkregen, maar deze hoeft niet te worden verkregen. Ook volstaat het om elektronische facturatie in de algemene voorwaarden te regelen. Ook stilzwijgende aanvaarding van de procedure is mogelijk.
- Zorg voor leesbaarheid Elektronische facturen moeten gedurende de gehele bewaartermijn voor het menselijk oog leesbaar zijn. Dit geldt ook voor facturen in formaten zoals XML of EDIFACT. PDF/A wordt aanbevolen als standaardformaat voor langetermijnarchivering.
- Elektronische facturen elektronisch opslaan en verwerken De gangbare praktijk om elektronisch ontvangen facturen af te drukken en op papier op te slaan, is geen juridisch toegestane oplossing. In plaats daarvan moeten elektronische facturen ook elektronisch worden verwerkt en digitaal in het oorspronkelijke formaat worden gearchiveerd. Dit geldt voor de gehele wettelijke bewaartermijn.
- Waarborg de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud Dit kan bijvoorbeeld via een gekwalificeerde elektronische handtekening of een betrouwbaar audittraject als onderdeel van een interne controleprocedure.
- Zorg voor onveranderlijkheid Eventuele wijzigingen moeten zodanig worden aangebracht dat deze herleidbaar zijn en de originele inhoud herkenbaar blijft. Dit betekent ook dat systemen en transmissiekanalen moeten worden beveiligd zodat de facturen niet kunnen worden gemanipuleerd, bijvoorbeeld door middel van veilige encryptie.
- Documenten onmiddellijk vastleggen en onmiddellijk beveiligen Elektronische facturen moeten zo snel of zo snel mogelijk worden beveiligd tegen verlies en worden beschermd tegen manipulatie. Wij adviseren om de bijbehorende processen te automatiseren. Dit is niet alleen direct mogelijk, maar ook zonder handmatige inspanning.
- Zorg voor indexering en traceerbaarheid Elektronisch ontvangen facturen dienen te zijn voorzien van een begrijpelijke, unieke index waarmee de afzonderlijke documenten kunnen worden beheerd en opgezocht.
- Schakel gegevenstoegang en -levering in Bij een controle heeft de Belastingdienst het recht om elektronische facturen in te zien en gebruik te maken van het bestaande IT-systeem. Belangrijk is dat facturen automatisch kunnen worden onderzocht en beoordeeld. Onze tip: een cloudoplossing waar je beperkte toegang tot kunt instellen voor de auditor.
- Procedurele documentatie maken Bedrijven moeten procedurele documentatie opstellen. Hierin moet worden beschreven hoe individuele processen zoals de verificatie van inkomende facturen plaatsvinden en hoe de GoBD wordt nageleefd. De documentatie moet begrijpelijk zijn voor een deskundige derde en gedurende de wettelijke bewaartermijn in de betreffende versie worden bewaard.
GetMyInvoices – uw oplossing voor elektronische facturen
Met GetMyInvoices kunt u aan deze en nog veel meer behoeften voldoen. Onze oplossing verzamelt automatisch elektronische facturen uit duizenden bronnen. Papieren bonnen kunt u eenvoudig digitaliseren via de app. Dit betekent dat alle documenten die relevant zijn voor de boekhouding onmiddellijk op een veilige plaats staan. Daar kunnen ze eenvoudig worden georganiseerd en gecontroleerd met behulp van een webbrowser. Bovendien kunnen ze automatisch worden doorgezet naar de belastingadviseur, uw boekhoudsoftware en andere applicaties. GetMyInvoices is direct klaar voor gebruik.
****Probeer het!
