Si estás iniciando tu actividad emprendedora, una de las dudas que te surge es si las facturas digitales y la contabilidad online son alternativas viables a las formas tradicionales de creación.
Los requisitos anteriores para las facturas digitales o “facturas electrónicas” eran tan altos que, en particular, las pequeñas empresas apenas podían cumplirlos. Desde el 1 de julio de 2011 se han simplificado considerablemente la gestión de las facturas digitales, lo que también se refleja en el sector de la contabilidad online. Nos gustaría explicarle aquí cuáles son y qué requisitos legales debe cumplir.
La factura digital: ahorra tiempo y dinero
Desde el 1 de julio de 2011, ya no es necesario demostrar la “autenticidad del origen” y la “integridad del contenido” de forma laboriosa y costosa mediante la llamada “firma electrónica cualificada”.
Puedes enviar la factura digital de varias formas. Una transferencia es posible de las siguientes maneras:
- como un correo electrónico con o sin un PDF o un archivo adjunto de texto
- a través de fax de computadora
- vía descarga web
- vía correo electrónico
- como correo electrónico
- a través del servidor de fax
Sin embargo, tenga en cuenta (¡también importante para su contabilidad en línea!) que la factura enviada desde una computadora o fax estándar a máquinas de fax convencionales no se considera una factura digital, sino una factura en papel, ya que esto es importante para la forma de almacenamiento.
El destinatario de las facturas electrónicas deberá cumplir los requisitos legales en materia de deducción del impuesto soportado. Por lo tanto, debería aceptar la transmisión de la factura digital en lo que respecta al archivo y la legibilidad de los documentos transmitidos electrónicamente.
La aprobación también puede realizarse aquí mediante la “declaración tácita de intenciones”, es decir, mediante el pago. Sin embargo, es mejor obtener previamente el consentimiento por escrito de su cliente.
Sus ventajas
No es necesario franquear ni envolver las facturas en papel. También ahorra mucho tiempo. Ya no es necesario archivar y podrá acceder a las facturas archivadas electrónicamente mucho más rápidamente más adelante. Sin embargo, todas estas ventajas no le eximen de una facturación adecuada, que también es importante para la contabilidad online.
Los requisitos legales
Aún debe cumplir con los requisitos legales que se enumeran a continuación cuando crea la factura digital.
Se debe dar:
- La autenticidad del origen
- la integridad del contenido de la factura
- la legibilidad de la factura
Además, debe cumplir plenamente con todos los requisitos legales relacionados con el cumplimiento de las normas del impuesto sobre las ventas. En cuanto a la normativa legal, no hace distinción entre factura electrónica y factura en formato papel.
En lo que respecta a la contabilidad online, las facturas digitales se contabilizan de la misma forma que las tradicionales. Aquí también se aplican los principios de una contabilidad en línea adecuada y asistida por ordenador.
Sin embargo, por consideraciones prácticas, siempre recomendamos que separe la factura digital de la factura en papel en términos de cuentas, ya que esto hace que sea mucho más fácil acceder a los registros en el registro.
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