Digitale Rechnung: Vorteile und rechtliche Anforderungen

Wenn Sie am Beginn Ihrer Unternehmertätigkeit stehen, stellt sich für Sie u.a. die Frage, ob die digitale Rechnung und die Online Buchhaltung gangbare Alternativen zu den herkömmlichen Arten der Erstellung sind.

Die bisherigen Anforderungen an digitale Rechnungen oder “elektronische Rechnungen”, waren so hoch, dass vor allem kleine Unternehmen kaum in der Lage waren diese zu erfüllen. Seit dem 01.07.2011 wurden nun erhebliche Erleichterungen für den Umgang auf dem Gebiet “Digitale Rechnungen” geschaffen, die sich auch auf dem Sektor der Online Buchhaltung niederschlagen. Welche das sind und welche rechtlichen Anforderungen Sie beachten müssen, möchten wir Ihnen hier nahe bringen.

Die Digitale Rechnung – Zeit- und Kosten sparend

Seit dem 01.07.2011 müssen Sie den Nachweis über die “Echtheit der Herkunft” sowie über die “Unversehrtheit des Inhalts” nicht mehr umständlich und teuer mit einer so genannten “qualifizierten elektronischen Signatur” erbringen.

Die digitale Rechnung können Sie auf verschiedenen Wegen übermitteln. Eine Überstellung ist auf folgende Arten möglich:

• als E-Mail mit oder ohne PDF oder Textanhang
• über Computer-Fax
• per Web-Download
• via E-Post
• als De-Mail
• über den Fax-Server

Beachten Sie jedoch bitte (wichtig ebenso für Ihre Online Buchhaltung!), dass die Rechnung von Computer- oder Standard- Fax an herkömmliche Faxgeräte nicht als digitale Rechnung, sondern als Papierrechnung gilt, da dies für die Aufbewahrungsform von Bedeutung ist.

Der Empfänger elektronischer Rechnungen muss hinsichtlich des Vorsteuerabzuges, die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen. Daher sollte er der Übermittlung der digitalen Rechnung in Bezug auf die Archivierung sowie die Lesbarkeit der elektronisch übermittelten Belege zustimmen.

Die Billigung kann hier auch durch die “stillschweigende Willenserklärung”, also durch die Bezahlung, erfolgen. Es ist jedoch besser, wenn Sie vorab die schriftliche Zustimmung Ihres Kunden einholen.

Ihre Vorteile

Sowohl das Frankieren als auch das Kuvertieren der Papierrechnungen entfällt. Außerdem haben Sie eine erhebliche Zeitersparnis. Die Ablage ist nicht mehr nötig und auf elektronisch archivierte Rechnungen können Sie später viel schneller zu greifen. All diese Vorteile entbinden Sie jedoch nicht von einer ordnungsgemäßen Rechnungserstellung, die auch für die Online Buchhaltung wichtig sind.

Die rechtlichen Anforderungen

Nach wie vor müssen Sie immer die im folgenden aufgeführten gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen, wenn Sie die digitale Rechnung erstellen.

Gegeben müssen sein:

• Die Echtheit der Herkunft
• die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes
• die Lesbarkeit der Rechnung

Weiterhin müssen Sie alle gesetzlichen Voraussetzungen des Gesetzgebers, hinsichtlich der Erfüllung umsatzsteuerrechtlicher Vorschriften, vollständig erfüllen. Denn er macht in Bezug auf die gesetzlichen Vorschriften keinen Unterschied zwischen elektronischen Rechnungen oder Rechnungen in Papierformat.

Was die Online Buchhaltung betrifft, wird die digitale Rechnung genauso gebucht wie die Herkömmliche. Hier gelten ebenfalls die Grundsätze ordnungsgemäßer DV- gestützter Online Buchhaltung.

Auf Grund praktischer Erwägungen empfehlen wir Ihnen jedoch stets, die digitale Rechnung von der Rechnung im Papierformat kontenmäßig zu trennen, da dadurch der Zugriff der Aufzeichnungen zur Registratur wesentlich erleichtert wird!

Mit dem Tool GetMyInvoices haben Sie alle Rechnungen übersichtlich an einem Ort.