Als u aan het begin van uw ondernemersactiviteit staat, is een van de vragen die bij u opkomt of digitale facturen en online boekhouden haalbare alternatieven zijn voor traditionele vormen van creatie.
De vroegere eisen aan digitale facturen of ‘elektronische facturen’ waren zo hoog dat vooral kleine bedrijven er nauwelijks aan konden voldoen. Sinds 1 juli 2011 zijn er aanzienlijke vereenvoudigingen doorgevoerd in de afhandeling van digitale facturen, die ook tot uiting komen in de online boekhoudsector. Welke dit zijn en aan welke wettelijke eisen u moet voldoen, leggen wij u hier graag uit.
De digitale factuur – tijd en geld besparen
Sinds 1 juli 2011 hoef je de “authenticiteit van de herkomst” en de “integriteit van de inhoud” niet meer op een moeizame en dure manier te bewijzen met behulp van een zogenaamde “gekwalificeerde elektronische handtekening”.
U kunt de digitale factuur op verschillende manieren versturen. Een overdracht is op de volgende manieren mogelijk:
- als e-mail met of zonder pdf- of tekstbijlage
- via computerfax
- via webdownload
- via e-mail
- als DeMail
- via de faxserver
Houd er echter rekening mee (ook belangrijk voor uw online boekhouding!) dat de factuur van een computer of standaardfax naar conventionele faxmachines niet als een digitale factuur wordt beschouwd, maar als een papieren factuur, omdat dit van belang is voor de vorm van opslag.
De ontvanger van elektronische facturen moet voldoen aan de wettelijke eisen met betrekking tot de aftrek van voorbelasting. Hij dient daarom akkoord te gaan met de verzending van de digitale factuur met het oog op de archivering en de leesbaarheid van de elektronisch verzonden documenten.
Goedkeuring kan hier ook plaatsvinden via de ‘stilzwijgende intentieverklaring’, dus door betaling. Het is echter beter als u vooraf schriftelijke toestemming van uw klant krijgt.
Uw voordelen
Het is niet nodig om papieren facturen te frankeren of te omhullen. Bovendien bespaart u aanzienlijk tijd. Archiveren is niet langer nodig en u heeft veel sneller toegang tot elektronisch gearchiveerde facturen. Al deze voordelen ontslaan u echter niet van een correcte facturatie, wat ook bij online boekhouden van belang is.
De wettelijke vereisten
Bij het aanmaken van de digitale factuur moet u nog steeds aan de onderstaande wettelijke eisen voldoen.
Moet gegeven worden:
- De authenticiteit van herkomst
- de integriteit van de inhoud van de factuur
- de leesbaarheid van de factuur
Bovendien moet u volledig voldoen aan alle wettelijke vereisten met betrekking tot het voldoen aan de omzetbelastingregels. Op juridisch vlak wordt er geen onderscheid gemaakt tussen elektronische facturen en facturen op papier.
Wat de online boekhouding betreft, worden digitale facturen op dezelfde manier geboekt als traditionele facturen. Ook hier gelden de principes van goed computerondersteund online boekhouden.
Uit praktische overwegingen raden wij u echter altijd aan om de digitale factuur qua boekhouding te scheiden van de papieren factuur, omdat dit de toegang tot de administratie in het register een stuk eenvoudiger maakt!
Met de tool GetMyInvoices heeft u al uw facturen overzichtelijk op één plek.
