Si vous êtes au début de votre activité entrepreneuriale, l’une des questions qui se pose est de savoir si les factures numériques et la comptabilité en ligne sont des alternatives viables aux formes traditionnelles de création.
Les exigences précédentes en matière de factures numériques ou « factures électroniques » étaient si élevées que les petites entreprises, en particulier, avaient du mal à y répondre. Depuis le 1er juillet 2011, des simplifications considérables ont été apportées au traitement des factures numériques, qui se reflètent également dans le secteur de la comptabilité en ligne. Nous aimerions vous expliquer ici de quoi il s’agit et quelles exigences légales vous devez respecter.
La facture numérique – gain de temps et d’argent
Depuis le 1er juillet 2011, vous n’avez plus à prouver « l’authenticité de l’origine » et « l’intégrité du contenu » de manière laborieuse et coûteuse à l’aide d’une « signature électronique qualifiée ».
Vous pouvez envoyer la facture numérique de différentes manières. Un transfert est possible des manières suivantes :
- sous forme d’e-mail avec ou sans pièce jointe PDF ou texte
- par télécopie informatique
- via téléchargement Web
- par email
- comme De-Mail
- via le serveur de fax
Veuillez toutefois noter (également important pour votre comptabilité en ligne !) que la facture provenant d’un ordinateur ou d’un fax standard vers des télécopieurs conventionnels n’est pas considérée comme une facture numérique, mais plutôt comme une facture papier, car cela est important pour la forme de stockage.
Le destinataire des factures électroniques doit remplir les exigences légales en matière de déduction de la taxe en amont. Il devra donc accepter la transmission de la facture numérique au regard de l’archivage et de la lisibilité des documents transmis électroniquement.
L’approbation peut également avoir lieu ici par la « déclaration tacite d’intention », c’est-à-dire par le paiement. Il est toutefois préférable que vous obteniez au préalable le consentement écrit de votre client.
Vos avantages
Il n’est pas nécessaire d’affranchir ou d’envelopper les factures papier. Vous gagnez également un temps considérable. Le classement n’est plus nécessaire et vous pouvez accéder beaucoup plus rapidement aux factures archivées électroniquement par la suite. Cependant, tous ces avantages ne vous dispensent pas d’une facturation correcte, ce qui est également important pour la comptabilité en ligne.
Les exigences légales
Vous devez toujours respecter les exigences légales énumérées ci-dessous lorsque vous créez la facture numérique.
Doit être donné:
- L’authenticité d’origine
- l’intégrité du contenu de la facture
- la lisibilité de la facture
En outre, vous devez remplir pleinement toutes les exigences légales concernant le respect des réglementations en matière de taxe de vente. En termes de réglementation légale, elle ne fait aucune distinction entre les factures électroniques et les factures papier.
En ce qui concerne la comptabilité en ligne, les factures numériques sont affichées de la même manière que les factures traditionnelles. Les principes d’une bonne comptabilité en ligne assistée par ordinateur s’appliquent également ici.
Cependant, pour des raisons pratiques, nous recommandons toujours de séparer la facture numérique de la facture papier en termes de comptabilité, car cela facilite grandement l’accès aux enregistrements du registre !
Avec l’outil GetMyInvoices, vous disposez de toutes vos factures clairement organisées en un seul endroit.
