La voz del cliente eBusiness Pfeil GmbH

Para Oliver Pfeil, los procesos estructurados, la automatización y las soluciones eficientes son temas importantes. Para no tener que encargarse él mismo de la contabilidad, el banquero de formación la externalizó a un asesor fiscal.

Sin embargo, eso no le exime de poner los comprobantes a disposición del asesor, lo que al principio era todo menos automatizado y consumía tiempo valioso. «Tenía que iniciar sesión en distintos portales para buscar y descargar facturas, lo cual es especialmente tedioso en Amazon», dice Oliver Pfeil. «Cuando todas las facturas están reunidas, tenemos que subirlas a DATEV Unternehmen online».

Además archivamos nuestras facturas en la nube. Para encontrarlas rápidamente, nombramos cada factura de forma uniforme con la sintaxis «año-mes-día-empresa-importe». Cada mes implicaba mucho trabajo manual molesto y no puedo ni calcular cuánto tiempo costaba. Sumado a ello, nuestro asesor fiscal preguntaba de vez en cuando por comprobantes que faltaban. Fue él quien recomendó GetMyInvoices a Oliver Pfeil.

Automatización con GetMyInvoices

Oliver Pfeil se familiarizó con la solución de gestión de facturas y vio enseguida que podía simplificarle mucho la vida. GetMyInvoices descarga automáticamente las facturas entrantes de numerosos portales y buzones de correo y las transmite en tiempo real a su asesor fiscal a través de DATEV Unternehmen online.

Además, la solución dispone de una interfaz de importación con sevdesk, de modo que las facturas salientes creadas allí por eBusiness Pfeil GmbH también se transfieren a DATEV Unternehmen online.

Otro aspecto que llamó la atención de Oliver Pfeil es el cambio automático de nombre de archivos. Para ello, GetMyInvoices lee todos los comprobantes en texto completo mediante OCR. Parte de la información extraída —fecha, importe de la factura y nombre de la empresa— aparece entonces en el nombre del archivo. Esta función es muy valiosa para él, porque su empresa almacena todos los archivos de forma centralizada en Google Cloud con nombres uniformes.

Alto grado de automatización

Esto convenció a Oliver Pfeil e implementó la solución después de una prueba en noviembre de 2022. Desde entonces, se ha beneficiado de un importante ahorro de tiempo, ya que GetMyInvoices

• En primer lugar, compila automáticamente todos los documentos para él,

• en segundo lugar, en tiempo real a través de DATEV Unternehmen en línea a su asesor fiscal y

• En tercer lugar, nombra claramente los documentos y los almacena en Google Cloud.

“GetMyInvoices cubre todo lo que necesitamos para ahorrar tiempo”, afirma Oliver Pfeil con satisfacción. “En combinación con nuestro asesor fiscal, esto ha resultado en una automatización casi completa, por lo que solo necesitamos media hora al mes para la contabilidad preparatoria. El renombrado automático de archivos por sí solo es muy valioso para nosotros, ya que antes nos hacía perder muchísimo tiempo”.

Más información general

Él y su equipo también se benefician de una mayor transparencia. Su empresa utiliza más de 100 herramientas en línea y proveedores de servicios diferentes. Ha creado un portal offline para cada proveedor, con el nombre de su respectivo proveedor y conectado a GetMyInvoices. Cuando eBusiness Pfeil GmbH recibe facturas por correo electrónico, GetMyInvoices las archiva automáticamente en el portal offline correspondiente y les asigna el nombre de archivo según la sintaxis definida. «GetMyInvoices también contribuye a una mayor claridad gracias a la nomenclatura uniforme de los archivos», afirma Oliver Pfeil. «Esto, por supuesto, también ahorra tiempo, ya que podemos encontrar los documentos en un abrir y cerrar de ojos».

En definitiva, GetMyInvoices fue la herramienta que le faltaba a Oliver Pfeil, permitiéndole automatizar casi por completo su contabilidad. Su mensaje a todos los emprendedores es: ¡Busquen un asesor fiscal competente y utilicen GetMyInvoices como herramienta que se encargue de todo el trabajo preparatorio! Esta combinación reduce significativamente su carga de trabajo contable, dejándoles más tiempo para implementar sus ideas empresariales.