KUNDENSTIMME EBUSINESS PFEIL GMBH

Für Oliver Pfeil sind strukturierte Prozesse, Automatisierung und effiziente Lösungen wichtige Themen. Um sich nicht selbst um die Buchhaltung kümmern zu müssen, hat der gelernte Bankkaufmann diese an einen Steuerberater ausgelagert.

Das entbindet ihn aber nicht davon, diesem die Belege zur Verfügung zu stellen, was anfangs alles andere als automatisiert ablief und wertvolle Zeit in Anspruch nahm. “Ich musste mich in diverse Portale einloggen, um Rechnungen zu suchen und herunterzuladen, was vor allem bei Amazon mühsam ist”, sagt Oliver Pfeil. “Sind alle Rechnungen dann zusammengetragen, müssen wir sie in DATEV Unternehmen online hochladen.

Außerdem legen wir unsere Rechnungen auch noch einmal in der Cloud ab. Um sie schnell zu finden, benennen wir jede Rechnung einheitlich nach der Syntax ‚Jahreszahl-Monat-Tag-Firma-Betrag’. Insgesamt war damit jeden Monat viel nervige Handarbeit verbunden und ich kann gar nicht sagen, wie viel Zeit das gekostet hat. Hinzu kam noch die ein oder andere Rückfrage unseres Steuerberaters zu fehlenden Belegen.” Dieser war es dann auch, der Oliver Pfeil GetMyInvoices empfahl.

Automatisierung mit GetMyInvoices

Oliver Pfeil setzte sich mit der Rechnungsmanagement-Lösung auseinander und stellte dann schnell fest, dass sie ihm das Leben deutlich erleichtern kann. Denn GetMyInvoices lädt Eingangsrechnungen aus zahlreichen Portalen und E-Mail-Postfächern automatisiert herunter und überträgt sie in Echtzeit über DATEV Unternehmen online an den Steuerberater.

Darüber hinaus verfügt die Lösung über eine Import-Schnittstelle zu sevdesk, sodass auch die dort erstellten Ausgangsrechnungen der eBusiness Pfeil GmbH an DATEV Unternehmen online übertragen werden.

Ein weiteres Feature, das Oliver Pfeil aufhorchen ließ, ist die automatische Umbenennung von Dateien. Dazu liest GetMyInvoices sämtliche Belege über eine OCR im Volltext aus. Ein Teil der so extrahierten Informationen, nämlich Datum, Rechnungsbetrag und Firmenname, findet sich dann in dem Dateinamen wieder. Diese Funktion ist für ihn sehr wertvoll, da sein Unternehmen alle Dateien zentral in der Google Cloud mit einheitlichen Namen speichert.

Hoher Automatisierungsgrad

Das überzeugte Oliver Pfeil und er führte die Lösung nach einem Test im November 2022 ein. Seitdem profitiert er von einer hohen Zeitersparnis, da GetMyInvoices

- erstens alle Belege automatisiert für ihn zusammenführt,

- zweitens in Echtzeit über DATEV Unternehmen online an seinen Steuerberater übermittelt und

- drittens die Belege eindeutig benennt und in der Google Cloud speichert.

“Damit deckt GetMyInvoices alles ab, was wir brauchen, um Zeit zu sparen”, freut sich Oliver Pfeil. “In Kombination mit unserem Steuerberater hat das zu einer fast vollständigen Automatisierung geführt, sodass wir für die vorbereitende Buchhaltung nur noch eine halbe Stunde pro Monat benötigen. Allein die automatisierte Dateiumbenennung ist für uns sehr wertvoll, da sie in der Vergangenheit ein extremer Zeitfresser war.”

Mehr Übersicht

Außerdem profitieren er und sein Team von mehr Transparenz. Sein Unternehmen nutzt mehr als 100 verschiedene Online-Tools und Dienstleister. Für jeden Anbieter hat er ein Offline-Portal eingerichtet, das mit dessen Namen bezeichnet und mit GetMyInvoices verbunden ist. Erhält die eBusiness Pfeil GmbH Rechnungen per E-Mail, dann legt GetMyInvoices diese automatisch im jeweiligen Offline-Portal ab und vergibt den Dateinamen entsprechend der definierten Syntax. “GetMyInvoices trägt durch die konsistente Dateibezeichnung auch zu mehr Übersichtlichkeit bei”, so Oliver Pfeil. “Das führt natürlich auch zu einer Zeitersparnis, da wir Belege in kürzester Zeit wiederfinden.”

Alles in allem war GetMyInvoices für Oliver Pfeil das fehlende Mosaikstück, mit dem er seine Buchhaltung nahezu vollständig automatisieren konnte. Seine Botschaft an alle Unternehmer lautet daher: Suchen Sie sich einen kompetenten Steuerberater und nutzen Sie GetMyInvoices als Tool, das alle vorbereitenden Tätigkeiten für den Steuerberater abnimmt! Diese Kombination entlastet Sie maßgeblich bei der Buchhaltung, so dass Sie mehr Zeit für die Umsetzung Ihrer unternehmerischen Ideen haben.