TESTIMONIANZA CLIENTE EBUSINESS PFEIL GMBH

Per Oliver Pfeil processi strutturati, automazione e soluzioni efficienti sono temi importanti. Per non doversi occupare personalmente della contabilità, l’ex impiegato bancario l’ha affidata in outsourcing a un commercialista.

Questo però non lo esonera dal mettergli a disposizione i documenti, un’attività che all’inizio era tutt’altro che automatizzata e richiedeva tempo prezioso. “Dovevo accedere a diversi portali per cercare e scaricare le fatture, cosa particolarmente faticosa soprattutto con Amazon”, racconta Oliver Pfeil. “Una volta raccolte tutte le fatture, dobbiamo caricarle su DATEV Unternehmen Online.

Inoltre archiviamo le nostre fatture anche nel cloud. Per ritrovarle rapidamente, rinominiamo ogni fattura in modo uniforme secondo la sintassi ‘anno-mese-giorno-azienda-importo’. In totale, ogni mese ciò comportava molto fastidioso lavoro manuale e non saprei dire quanto tempo ci costasse. A questo si aggiungeva qualche richiesta del nostro commercialista riguardo a documenti mancanti.” Ed è stato proprio lui a consigliare GetMyInvoices a Oliver Pfeil.

Automazione con GetMyInvoices

Oliver Pfeil ha approfondito la soluzione per la gestione delle fatture e si è subito reso conto che poteva semplificargli notevolmente la vita. GetMyInvoices infatti scarica automaticamente le fatture passive da numerosi portali e caselle e-mail e le trasmette in tempo reale al commercialista tramite DATEV Unternehmen Online.

Inoltre la soluzione dispone di un’interfaccia di importazione con sevdesk, così che anche le fatture attive di eBusiness Pfeil GmbH create lì vengano trasferite a DATEV Unternehmen Online.

Un’altra funzione che ha attirato l’attenzione di Oliver Pfeil è la rinominazione automatica dei file. A tal fine GetMyInvoices legge tutti i documenti in full text tramite OCR. Una parte delle informazioni così estratte, ovvero data, importo della fattura e nome dell’azienda, viene poi riportata nel nome del file. Questa funzione è molto preziosa per lui, poiché la sua azienda salva tutti i file in modo centralizzato nel Google Cloud con nomi uniformi.

Elevato grado di automazione

Ciò ha convinto Oliver Pfeil, che dopo un test ha introdotto la soluzione nel novembre 2022. Da allora beneficia di un notevole risparmio di tempo, perché GetMyInvoices

- in primo luogo raccoglie automaticamente tutti i documenti per lui,

- in secondo luogo li trasmette in tempo reale al suo commercialista tramite DATEV Unternehmen Online e

- in terzo luogo nomina i documenti in modo univoco e li salva nel Google Cloud.

“Così GetMyInvoices copre tutto ciò di cui abbiamo bisogno per risparmiare tempo”, afferma soddisfatto Oliver Pfeil. “In combinazione con il nostro commercialista questo ha portato a un’automazione quasi completa, al punto che per la contabilità preparatoria ci serve solo mezz’ora al mese. Già solo la rinominazione automatizzata dei file è molto preziosa per noi, perché in passato era un’attività che divorava tantissimo tempo.”

Maggiore chiarezza

Inoltre lui e il suo team beneficiano di maggiore trasparenza. La sua azienda utilizza più di 100 diversi strumenti online e fornitori di servizi. Per ogni fornitore ha creato un portale offline, denominato con il suo nome e collegato a GetMyInvoices. Se eBusiness Pfeil GmbH riceve fatture via e-mail, GetMyInvoices le archivia automaticamente nel rispettivo portale offline e assegna il nome del file secondo la sintassi definita. “Grazie alla denominazione coerente dei file, GetMyInvoices contribuisce anche a una maggiore chiarezza”, afferma Oliver Pfeil. “Naturalmente questo comporta anche un risparmio di tempo, perché ritroviamo i documenti in brevissimo tempo.”

Tutto sommato, GetMyInvoices è stato per Oliver Pfeil il tassello mancante con cui è riuscito ad automatizzare quasi completamente la sua contabilità. Il suo messaggio a tutti gli imprenditori è dunque: cercate un commercialista competente e utilizzate GetMyInvoices come strumento che si occupa di tutte le attività preparatorie per il commercialista! Questa combinazione vi alleggerisce notevolmente il carico della contabilità, così da avere più tempo per realizzare le vostre idee imprenditoriali.