Voix du client eBusiness Pfeil GmbH

Pour Oliver Pfeil, les processus structurés, l’automatisation et les solutions efficaces sont des sujets importants. Pour ne pas avoir à s’occuper lui-même de la comptabilité, le banquier de formation l’a externalisée à un conseiller fiscal.

Cela ne l’exempte pas pour autant de mettre les justificatifs à disposition du conseiller, ce qui au départ était tout sauf automatisé et prenait un temps précieux. « Je devais me connecter à divers portails pour chercher et télécharger des factures, ce qui est particulièrement fastidieux sur Amazon », dit Oliver Pfeil. « Une fois toutes les factures réunies, nous devons les téléverser dans DATEV Unternehmen online ».

Nous archivons aussi nos factures dans le cloud. Pour les retrouver rapidement, nous nommons chaque facture de façon uniforme selon la syntaxe « année-mois-jour-entreprise-montant ». Chaque mois, cela impliquait beaucoup de travail manuel pénible et je ne peux même pas estimer combien de temps cela coûtait. S’y ajoutaient parfois des relances de notre conseiller fiscal pour des justificatifs manquants. C’est lui qui a recommandé GetMyInvoices à Oliver Pfeil.

Automatisation avec GetMyInvoices

Oliver Pfeil s’est familiarisé avec la solution de gestion des factures et a vite constaté qu’elle pouvait lui simplifier considérablement la vie. GetMyInvoices télécharge automatiquement les factures entrantes depuis de nombreux portails et boîtes mail et les transmet en temps réel à son conseiller fiscal via DATEV Unternehmen online.

De plus, la solution dispose d’une interface d’import avec sevdesk, de sorte que les factures sortantes créées là par eBusiness Pfeil GmbH sont également transférées vers DATEV Unternehmen online.

Un autre aspect qui a retenu l’attention d’Oliver Pfeil est le changement automatique de nom de fichiers. Pour cela, GetMyInvoices lit tous les justificatifs en texte intégral via OCR. Une partie des informations extraites — date, montant de la facture et nom de l’entreprise — apparaît alors dans le nom du fichier. Cette fonction est très précieuse pour lui, car son entreprise stocke tous les fichiers de façon centralisée dans Google Cloud avec des noms uniformes.

Fort degré d’automatisation

Cela a convaincu Oliver Pfeil et il a mis en œuvre la solution après un essai en novembre 2022. Depuis, il bénéficie d’un gain de temps important, car GetMyInvoices

• compile d’abord automatiquement tous les documents pour lui,

• transmet ensuite en temps réel via DATEV Unternehmen online à son conseiller fiscal et

• nomme clairement les documents et les stocke dans Google Cloud.

« GetMyInvoices couvre tout ce dont nous avons besoin pour gagner du temps », affirme Oliver Pfeil avec satisfaction. « En combinaison avec notre conseiller fiscal, cela a abouti à une automatisation quasi complète : nous n’avons plus besoin que d’une demi-heure par mois pour la comptabilité préparatoire. Le renommage automatique des fichiers à lui seul est très précieux, car auparavant cela nous faisait perdre énormément de temps. »

Plus d’informations générales

Lui et son équipe bénéficient aussi d’une plus grande transparence. Son entreprise utilise plus de 100 outils en ligne et prestataires de services différents. Il a créé un portail hors ligne pour chaque prestataire, portant le nom du fournisseur respectif et connecté à GetMyInvoices. Lorsque eBusiness Pfeil GmbH reçoit des factures par e-mail, GetMyInvoices les archive automatiquement dans le portail hors ligne correspondant et leur attribue un nom de fichier selon la syntaxe définie. « GetMyInvoices contribue aussi à plus de clarté grâce à une nomenclature uniforme des fichiers », affirme Oliver Pfeil. « Cela nous fait gagner du temps, car nous retrouvons les documents en un clin d’œil. »

En définitive, GetMyInvoices était l’outil qui manquait à Oliver Pfeil, lui permettant d’automatiser presque entièrement sa comptabilité. Son message à tous les entrepreneurs : trouvez un conseiller fiscal compétent et utilisez GetMyInvoices comme outil qui prend en charge tout le travail préparatoire ! Cette combinaison réduit nettement votre charge comptable et vous laisse plus de temps pour mettre en œuvre vos idées d’entreprise.