La voz del cliente MOUNTAINMAN

Gran volumen de comprobantes

“Como agencia de eventos, nuestro volumen de documentos fluctúa mucho: de unos 1.500 comprobantes al año, la mayor parte llega en torno a nuestros eventos. A veces tuvimos que buscar la documentación más tarde o volver a solicitarla.

Además elaborábamos el presupuesto manualmente en Excel, lo cual era extremadamente laborioso y no escalable. Sumado a ello somos una empresa de crecimiento muy rápido, de modo que el número de comprobantes en torno a los eventos se disparó.

Llegó un momento en el que tuvimos que elegir: comprar mesas nuevas para guardar facturas o empezar a digitalizar.”

Solución

Escalar con GetMyInvoices “Desde mi punto de vista, GetMyInvoices es la única solución que puede gestionar un volumen de documentos escalable. Podemos absorber los picos en torno a nuestros eventos y reducir el trabajo de gestión documental en un 80 %. Eso se debe sobre todo a la descarga automática de facturas desde portales, por donde recibimos la mayor parte. Sobre todo podemos reflejar la contabilidad en los lugares del evento de forma totalmente digital. La app de escaneo ayuda mucho a digitalizar al instante los justificantes de compra. Además usamos el módulo bancario para conciliar automáticamente facturas con transacciones bancarias y documentar así la integridad de nuestra contabilidad. Nuestro asesor fiscal contabiliza los comprobantes y recibe mensualmente las exportaciones de GetMyInvoices más un archivo Excel generado automáticamente con datos cualificados del comprobante, como importe y fecha. Mediante el etiquetado de comprobantes, esa hoja de cálculo incluye también centros de coste, de modo que ahora tenemos más o menos automáticamente nuestra contabilidad analítica por proyecto. En conjunto, para la gestión documental solo necesitamos medio día a la semana. Sin GetMyInvoices, con nuestro volumen significativamente mayor, estimamos que en periodos de eventos estarían ocupados unos tres empleados.”

Nuestro consejo para emprendedores

“Antes de emprender el camino de la transformación digital, los empresarios deben definir y sistematizar sus procesos. Solo entonces deben valorar si y cómo pueden digitalizarlos.”