Stem van de klant MOUNTAINMAN

Hoog documentvolume

“Als eventbureau schommelt ons documentvolume sterk — van onze ongeveer 1.500 documenten per jaar valt het merendeel rond onze evenementen. Soms moesten we papieren later zoeken of opnieuw opvragen.

Daarnaast maakten we onze budgetberekening handmatig in Excel, wat extreem arbeidsintensief en niet schaalbaar was. Bovendien groeien we heel snel, zodat het aantal documenten rond events door het dak ging.

Er kwam een moment waarop we voor de keuze stonden: nieuwe tafels kopen om facturen op te bergen, of starten met digitaliseren.”

Oplossing

Schalen met GetMyInvoices “Vanuit mijn oogpunt is GetMyInvoices de enige oplossing die een schaalbaar documentvolume aankan. We kunnen de pieken rond onze evenementen opvangen en het documentbeheerwerk met 80% verminderen. Dat komt vooral door het automatisch downloaden van facturen uit portalen, waarmee we het merendeel ontvangen. Bovenal kunnen we de boekhouding op de evenementenlocaties volledig digitaal afbeelden. De scan-app is een grote hulp om aankoopbewijzen meteen te digitaliseren. Daarnaast gebruiken we de banking-module om facturen automatisch te matchen met banktransacties en zo de volledigheid van onze boekhouding te documenteren. Ons belastingadviseur boekt de documenten en ontvangt maandelijks de exports uit GetMyInvoices plus een automatisch gemaakt Excel-bestand met gekwalificeerde documentgegevens zoals bedrag en datum. Via tagging bevat die spreadsheet ook kostendragers, zodat we nu min of meer automatisch onze kostendrageradministratie op projectniveau hebben. Overall hebben we voor documentbeheer nu nog maar een halve dag per week nodig. Zonder GetMyInvoices zouden bij ons significant hogere volume naar schatting drie medewerkers in eventperiodes bezig zijn.”

Onze tip voor ondernemers

“Voordat ondernemers aan een digitale transformatie beginnen, moeten ze hun processen definiëren en systematiseren. Pas daarna moeten ze kijken of en hoe ze die kunnen digitaliseren.”