Voix du client MOUNTAINMAN

Grand volume de justificatifs

“En tant qu’agence événementielle, notre volume de documents fluctue fortement : sur environ 1 500 justificatifs par an, la majeure partie arrive autour de nos événements. Parfois, nous devions retrouver la documentation plus tard ou la redemander.

De plus, nous établissions le budget manuellement dans Excel, ce qui était extrêmement laborieux et non scalable. Nous sommes aussi une entreprise à croissance très rapide, de sorte que le nombre de justificatifs autour des événements a explosé.

Est venu le moment où nous avons dû choisir : acheter de nouvelles tables pour ranger les factures ou entamer la digitalisation.”

Solution

Passer à l’échelle avec GetMyInvoices “De mon point de vue, GetMyInvoices est la seule solution capable de gérer un volume de documents scalable. Nous pouvons absorber les pics autour de nos événements et réduire le travail de gestion documentaire de 80 %. Cela tient surtout au téléchargement automatique des factures depuis les portails, par où nous recevons la majeure partie. Surtout, nous pouvons refléter la comptabilité sur les lieux d’événement de façon entièrement digitale. L’app de scan aide beaucoup à digitaliser instantanément les justificatifs d’achat. De plus, nous utilisons le module bancaire pour rapprocher automatiquement factures et transactions bancaires et documenter ainsi l’exhaustivité de notre comptabilité. Notre conseiller fiscal comptabilise les justificatifs et reçoit chaque mois les exports GetMyInvoices ainsi qu’un fichier Excel généré automatiquement avec les informations qualifiées du justificatif, comme montant et date. Grâce à l’étiquetage des justificatifs, cette feuille inclut aussi les centres de coûts, de sorte que nous avons désormais plus ou moins automatiquement notre comptabilité analytique par projet. Globalement, pour la gestion documentaire, nous n’avons besoin que d’une demi-journée par semaine. Sans GetMyInvoices, avec notre volume nettement plus élevé, nous estimons qu’en période d’événements environ trois collaborateurs seraient occupés.”

Notre conseil pour les entrepreneurs

“Avant d’embarquer dans la transformation digitale, les dirigeants doivent définir et systématiser leurs processus. Ce n’est qu’ensuite qu’ils doivent évaluer si et comment ils peuvent les digitaliser.”