TESTIMONIANZA CLIENTE MOUNTAINMAN

Elevato volume di documenti “Per noi, in quanto agenzia di eventi, il volume di documenti oscilla fortemente: dei nostri 1.500 documenti annui, gran parte si concentra attorno alle nostre manifestazioni. In alcuni casi dovevamo cercare i documenti in un secondo momento o richiederli nuovamente. Inoltre, redigevamo manualmente il nostro budget con Excel, cosa estremamente laboriosa e non scalabile. A ciò si aggiunge il fatto che siamo un’azienda in rapidissima crescita, per cui il numero di documenti legati agli eventi è schizzato alle stelle. È arrivato il momento in cui ci siamo trovati davanti alla scelta: acquistare nuovi tavoli per conservare le fatture oppure avviare la digitalizzazione.”

Soluzione

Scalabilità con GetMyInvoices “Dal mio punto di vista GetMyInvoices è l’unica soluzione in grado di gestire un volume di documenti scalabile. Così possiamo assorbire i picchi legati alle nostre manifestazioni e ridurre dell'80 % il lavoro di gestione documentale. Ciò è dovuto in particolare al download automatico delle fatture dai portali, attraverso i quali ne riceviamo la maggior parte. Soprattutto, però, possiamo gestire la contabilità nelle sedi degli eventi in modo completamente digitale. In questo l’app di scansione è di grande aiuto, poiché ci consente di digitalizzare immediatamente i documenti di acquisto. Inoltre utilizziamo il modulo banking per la riconciliazione automatica delle fatture con le transazioni bancarie e possiamo così documentare la completezza della nostra contabilità. La registrazione contabile dei documenti è affidata al nostro commercialista, che riceve mensilmente i documenti esportati da GetMyInvoices e un file Excel generato automaticamente con le informazioni qualificate dei documenti, come importo e data della fattura. In questa tabella Excel, grazie al tagging dei documenti, sono riportati anche i centri di costo, così da avere ora la nostra contabilità per commessa a livello di progetto più o meno automaticamente. Complessivamente, per la gestione dei documenti ci serve ormai solo mezza giornata a settimana. Se non avessimo introdotto GetMyInvoices, con il nostro volume di documenti notevolmente aumentato stimiamo che nei periodi di evento sarebbero impegnate tre persone.”

Il nostro consiglio per gli imprenditori

“Prima di intraprendere il percorso della trasformazione digitale, gli imprenditori dovrebbero definire e sistematizzare i propri processi. Solo allora dovrebbero valutare se e come digitalizzarli.”