OCR – dit is hoe de informatie in het systeem komt

Gebruikers van GetMyInvoices weten: het uittypen van factuurinformatie zoals leverancier en factuurbedrag behoort tot het verleden. Deze worden automatisch weergegeven wanneer het document wordt opgeroepen. Maar hoe is dat mogelijk? De OCR-oplossing fintract is primair verantwoordelijk voor deze functie. Maar de een na de ander.

Wat is OCR?

OCR staat voor Optical Character Recognition en beschrijft automatische tekstherkenning. Met deze technologie kunnen gebruikers afbeeldingen voornamelijk naar tekst converteren of tekst uit afbeeldingen extraheren. Het hoeft niet per se op het eindapparaat te worden geïnstalleerd of gebruikers hebben geen eigen OCR-scanner nodig. Dergelijke procedures worden vaak op de achtergrond gebruikt. Ze ontwikkelen hun volledige potentieel wanneer de informatie niet alleen automatisch wordt uitgelezen, maar ook automatisch wordt verwerkt. Dit is precies het geval met GetMyInvoices.

De uitdagingen voor fintract

Enerzijds ondersteunt fintract de twee standaardformaten voor facturen – ZUGFeRD en XRechnung. Aan de andere kant lopen ongestructureerde documenten door de OCR-tool. De uitdagingen zijn de verschillende talen en de verschillende soorten documenten. Het bereik strekt zich uit van brandstofbonnen en leveranciersfacturen tot uitgaande facturen, waarbij de informatie zich op verschillende plaatsen bevindt, vaak in verschillende spellingen. Er zijn ook bank- en creditcardafschriften. De documenten zijn ook beschikbaar in verschillende formaten – als PDF, TIFF, JPEG of PNG. Toch herkent fintract relevante informatie op basis van optische karakterherkenning. Omdat onze software werkt met een algoritme dat zo’n 100.000 regels bevat, gecombineerd met kunstmatige intelligentie. Dit behaalt een herkenningspercentage van meer dan 90 procent en fintract kan op betrouwbare wijze tot 50 verschillende factuurinformatie uit factuurdocumenten extraheren.

Een OCR-tool ten dienste van zijn gebruikers

Als fintract niet alle informatie zou moeten vinden, kunnen gebruikers eenvoudig de inhoud in het factuurvoorbeeld markeren en met één klik extraheren. Het resultaat is dat onze OCR leert en toekomstige resultaten beter zullen zijn. Dit betekent nog minder inspanning voor de gebruiker.

Een voorbeeld: facturen kunnen binnen enkele minuten worden geboekt en betaald. Financiële tracties worden binnen enkele seconden geregistreerd en automatisch toegewezen aan de ontvangsten.

Daarnaast levert fintract een belangrijke bijdrage aan het bestrijden van de huidige pandemie. Omdat de OCR informatie uit coronatests leest en deze indien nodig beschikbaar stelt voor verder machinegebruik. Maar dit is een ander verhaal.