SME’s en digitalisering – vijf stappen voor implementatie

donderdag, 11. maart 2021 | 0 Opmerkingen

Bedrijven in alle grote en industrie’s worden geconfronteerd met de uitdagingen van digitalisatie. Terwijl veel grote bedrijven en coöperaties een alreeds niveau van digitale volwassenheid hebben behaald, hebben kleine en middelgrote ondernemingen (SME’s) vaak nog het een en ander aan te pakken. Vind hier de weg uit naar digitale transformatie in vijf stappen om voordeel te nemen van de mogelijkheden die worden aangeboden door SMEs 4.0.

Status quo: Bepaal het niveau van digitalisering

De weg naar een digitaal bedrijf begint met het inventariseren van de huidige status. Op dit moment krijgt je een overzicht van waar het bedrijf zich momenteel bevindt. Door dit te doen moet je jezelf afvragen welk soort digitale infrastructuur alreeds in het bedrijf aanwezig is. Ook moet je je afvragen waar de digitale bronnen zich nog verder kunnen uitbreiden. Het is tevens ook denkbaar dat je bij sommige punten binnen het bedrijf vanaf het begin moet beginnen.
Attentie:

Een kleine startup zal tamelijk weinig tijd nodig hebben om dit uit te vinden. Processen als het werven van klanten, bestellen van werkmateriaal, of boekhouding kan snel worden gegrepen. Een leveranciersbedrijf in de midmarket heeft veel langer nodig om de relevante bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Kennis van bedrijfsprocessen is niet alleen relevant in het overwegen van verdere stappen binnen een digitale transformatie. Het is een essentieële basis voor een succesvol beddrijfsbeheer.

Een kleine tip:
Wanneer je voorraad neemt, moet je ook medewerkers overwegen en hun kennis van digitalisering. Hier moet je bepalen wie alreeds digitale vaardigheden heeft en waar er verdere trainingen nodig zijn. Op dit punt zou het ook duidelijk moet worden welke persoonlijke motivaties jou digitalisatie project kunnen promoten of verhinderen.

Bepaal digitaliseringsdoelen

Zodra je een overzicht heb van de huidige status moet je vervolgens duidelijke digitaliseringsdoelen definiëren. Digitalisering word gezien als een mogelijkheid om jouw bedrijf tot een succes te laten leiden. Jou redenen en motivaties voor een digitaliseringsstrategie kunnen veel een gevarieërd zijn.

De behoefte voor een digitaliseringsmaatregel kan het verlangen zijn om de productie te verhogen, bijvoorbeeld. Technische processen vereisen de conversie van nieuwe machines of productie onderdelen. Een andere reden kan een verandering in klantenaanvragen zijn. Cliëenten of klanten kunnen nieuwe technische behoeftes ontwikkelen die een digitaliseringsstrategie vereisen. In andere zaken kan digitaliseringsinitiatief voortkomen uit de noodzaak om verouderde EDP in het bedrijf te moderniseren.

Diverse digitaliseringsdoelen of combinaties van deze doelen zijn ook denkbaar. In elk geval is het belangrijk om te prioritiseren en de doelen precies te definiëren. Een digitaliseringsproject kan word geassocieerd met veel tijd, financieël  en persoonlijk vereiste. De doelen moeten precies worden gecommuniceerd naar je medewerkers. Hierbij is het duidelijk maken welke processen effect zullen hebben en de tijdsduur in welke de digitaliseringsmaatregel plaats zal vinden inbegrepen.

Of wat specifiek moet worden gedigitaliseerd is sterk afhankelijk van de grote, industrie en klantenkring van je bedrijf. Voorbeelden van processen om te digitaliseren kunnen boekhouding, aankopen of verkopen zijn. Documentatie vereiste vis-à-vis toezichthoudende autoriteiten kunnen ook voordeel hebben van digitalisering. Wanneer het komt tot het automatiseren van je bedrijfsvoorbereidende boekhouding en het hebben van alle documenten digitaal en veilig op een plek, kan GetMyInvoices je hierbij helpen:

 
Jetzt entdecken

Bepaal bronnen

Wat is vereist voor digitalisering? De bronnen vereisen voor je digitaliseringsinitiatief kunnen verschillen. In deze stap bepaal je welke infrastructurele, technische en persoonlijke vereisten moeten worden ontmoet. De betrokkenheid van het personeel moet ook duidelijk worden op dit punt. Nieuwe specialisten kunnen worden vereist om te helpen in de implementatie of mederwerkers hebben mogelijk passende training nodig. Externe ondersteuning van een consultant of SME 4.0 competentie centra’s kunnen ook tot de optie behoren.

De digitalisering van een SME is vaak geassocieerd met de uitbreiding of vervangen van de IT infrastructuur. Je moet daarom bepalen welke bestaande IT componenten goed en nodig zijn. Als nodig kunnen nieuwe componenten worden geïntegreerd naar bestaande landschappen of het kan nodig zijn op een nieuwe infrastructuur op te zetten.

Wat de technische uitvoering betreft moet je extern advise vragen als dat nodig is. Gespecialiseerde IT service providers bieden aangepaste oplossingen die specifiek op maat zijn gemaakt voor de behoeften van het bedrijf. Voordat je de selectie maakt moet je duidelijk hebben in wat de IT infrastructuur in staat moet zijn om te doen en wat de vereiste van het bedrijf is in waarden als digitalisering. Daarom is het ook belangrijk om de mogelijkheden en risico’s af te wegen over welke gebieden moeten worden gedigitaliseerd.

 

Bepaal kosten voor het digitaliseringsproject

Zodra de behoeften en plannen van de digitaliserings zijn duidelijk zijn moet je de kosten en de financiële vraag gaan stellen. Subsidies moeten ook worden overwogen voor de financiëring. Je kan deze verwerven, bijvoorbeeld, door funding programma’s van de overheid of ontwikkelinksbanken.
 
Wanneer je de kosten bepaald moet je ook de aspecten bepalen zoals infrastructuur, onderdelen en personeel. Ook de vervolgkosten mag je niet verwaarlozen, bijvoorbeeld voor onderhoud. Je moet jezelf afvragen welke van de nodige investeringen moeten worden geïnvesteerd door de eigen bronnen van het bedrijf en welke extern gefinancieerd moeten worden. Voor veel aankopen zijn er subsidie programma’s of banken die handelen als financiële partners voor een bepaalde aankoop. Consultaties met je bank of met je belastingsadviseur kunnen helpen met je financiëringsvragen.

Elke converise bevat bepaalde investeringskosten. Een belangrijke vraag is wanneer de kosten zullen worden terugverdiend. De financiële lasten die voortvloeien uit de digitalisering van processen moeten tijdig worden berekend.

 

Realisatie van het project: Implementeren van digitalisering

Wanneer de implementaties zijn gepland, de focus is op de vraag hoeveel impact het digitaliseringsproject over het algemeen op je bedrijgsoperatie zal hebben. Al deze betrekkingen moet op tijd worden geïnformeerd. Beide managers en medewerkers moeten worden voorbereid op veranderingen. Andere belanghebbende die geïnformeerd moeten worden op het juiste moment zijn leveranciers, cliënten en externe service providers. Hen voorbereiden is een voorwaarde om hun behoeften en verwachtingen mee te nemen in de planning. Deze opname is op zijn beurt een voorwaarde voor begrip en acceptatie van de geplande maatregelen.
 
Als manager moet je de distributies van competenties in de implementatie definiëren  van het digitaliseringsproject. Afhankelijk van de complexitijd van het project kun je taken delegeren naar verschillende medewerkers. Andere projecten kunnen externe consultanten vereisen. Als een algemene voorwaarden moeten bedrijfsoperaties niet worden verstoord tijdens deze maatregelen. Preciese afspraken tussen het management van het bedrijf, medewerkers en deze die verantwoordelijk zijn voor de digitalisering zijn aan te raden.
ALLE ONDEWERPEN IN EEN OOGOPSLAG:

Jetzt GetMyInvoices 14 Tage
lang kostenlos testen!

Du willst deine vorbereitende Buchhaltung automatisieren? GetMyInvoices unterstützt Dich dabei und reduziert damit Aufwand und Kosten. Probiere es aus!

laat een bericht achter