More you: GetMyInvoices geeft u meer tijd voor uw bedrijf

Door de voorbereidende boekhouding te automatiseren, maakt GetMyInvoices veel tijd vrij voor zijn gebruikers. Die tijd kan worden besteed aan andere dingen die voor hen belangrijk zijn. Sebastian Janus gebruikt deze nieuwe tijdwinst om de strategische positionering van ScaleupLab, zijn bedrijfsadviesbureau voor start-ups, te verbeteren.

Ondernemerschap en bedrijven zit voor de 35-jarige in het bloed. Toen hij nog maar 17 jaar oud was, begon Sebastian items op eBay te verkopen om winst te maken. Ongeveer vijf jaar later richtte hij zijn eerste digitale start-up op: Tredex. Het fuseerde met Runners Point en werd uiteindelijk overgenomen door Foot Locker, waar Sebastian als CFO de verantwoordelijkheid op zich nam voor de Europese eCommerce-divisie van het bedrijf. Na zijn vertrek uit het bedrijf en een wereldreis van het hele jaar, richtte hij in 2018 ScaleupLab op om andere ondernemers te helpen door hen te laten profiteren van zijn ervaring. Het was in die tijd dat de in Bochum geboren Sebastian GetMyInvoices tegenkwam – eerder toevallig online. “Ik heb me aangemeld, de functies uitgeprobeerd en ontdekt dat het een oplossing voor mij is”, herinnert hij zich.

Weinig handmatige klusjes
In eerste instantie begon hij GetMyInvoices zelf te gebruiken. Hij koppelde de mailbox die zijn facturen ontving met onze factuurbeheeroplossing, zodat de software automatisch alle inkomende facturen importeerde en relevante informatie uitleest, zoals factuurdatums en bedragen. Daarnaast koppelde Sebastian de ongeveer 20 online portals, die zijn leveranciers gebruikten om facturen aan hem te verstrekken, met GetMyInvoices. Dit betekende dat alle documenten van die portals ook werden gedownload naar het centrale documentbeheer. Vervolgens installeerde hij de scan-app om onderweg documenten, zoals bonnetjes, te digitaliseren en deze automatisch te uploaden naar GetMyInvoices. Enerzijds betekende dit dat hij nu alle documenten op één plek had. Anderzijds zette hij automatische synchronisaties op met sevDesk en DATEV, waardoor al zijn facturen en bonnetjes nagenoeg real-time beschikbaar waren voor verdere verwerking in zijn boekhoudoplossing.

Alleen wanneer tweefactorauthenticatie in een app een nieuwe login vereist, moet Sebastian actie ondernemen. Afgezien daarvan zijn de enige handmatige taken die overblijven, het boeken van bankrekeningen en het initiëren van overschrijvingen. “De tijdwinst is enorm”, meldt Sebastian, en zegt: “Omdat ik veel consultaties voer in de controllingsector, realiseerde ik me dat mijn klanten voor dezelfde uitdaging staan als ik deed bij het organiseren van documenten: ontbrekende facturen, omdat er gewoon veel documenten zijn die aan het eind van een maand uit verschillende bronnen moeten worden verzameld. “

Meer energie voor de ontwikkeling van start-ups
Het doel van Sebastian is om bedrijven snel maandelijks te betalen en frequente vragen te vermijden. Om die reden helpt hij start-ups met het digitaliseren en automatiseren van de relevante processen. GetMyInvoices maakt dit heel eenvoudig. En omdat medewerkers niet constant aan het inleveren of verwerken van documenten hoeven te worden herinnerd, worden beheertaken ook eenvoudiger. Bovendien is GetMyInvoices gevestigd in Duitsland – en dus een oplossing die hij actief kan bijdragen aan zichzelf met zijn suggesties. Om die redenen helpt hij zijn klanten bij het opzetten van GetMyInvoices.

Naast hemzelf en zijn vrouw Olivia Janus, mede-oprichter van de start-up BEAUTYSELF, werken al vijf van zijn klanten met onze factuurbeheeroplossing. De reacties zijn consequent positief: “De meeste mensen zijn tevreden over de automatisering”, zegt Sebastian, en legt uit: “Het lost een belangrijk pijnpunt op, bijvoorbeeld in bedrijven die veel bestellingen plaatsen op Amazon. Nu hoeven ze geen afzonderlijke facturen te zoeken, aan te vragen of te innen. Alle documenten komen rechtstreeks in de boekhouding terecht. “

Het resultaat: de klanten van Sebastian hoeven geen tijd meer te besteden aan vervelende routineklusjes zoals het zoeken en verzamelen van facturen, maar kunnen zich wijden aan de essentiële optimalisatie van hun dagelijkse zaken. Daarom wil hij GetMyInvoices blijven aanbevelen aan startups – en natuurlijk er zelf mee werken. Omdat het betekent dat hij meer tijd heeft om zijn eigen expertise nog verder uit te breiden en het volgende baanbrekende idee uit te werken. We hebben er nu al zin in.