OCR – so gelangen die Informationen ins System

Donnerstag, 25. März 2021 | 0 Kommentare

Anwender von GetMyInvoices wissen: Rechnungsinformationen wie Lieferant und Rechnungsbetrag abtippen, gehören der Vergangenheit an. Diese werden beim Aufrufen des Dokuments automatisch angezeigt. Doch wie ist das möglich? Hauptverantwortlich für diese Funktion ist die OCR-Lösung fintract. Doch der Reihe nach.

Abbildung OCR-Technologie

Was ist OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition und bezeichnet die automatisierte Texterkennung. Mithilfe dieser Technologie können Anwender vor allem Bilder in Text umwandeln bzw. Text aus Bildern extrahieren. Dabei muss sie nicht zwangsläufig auf dem Endgerät installiert sein beziehungsweise benötigen Anwender keinen eigenen OCR-Scanner. Häufig werden solche Verfahren im Hintergrund eingesetzt. Sie entfalten ihr volles Potenzial, wenn die Informationen nicht nur maschinell ausgelesen, sondern auch automatisiert verarbeitet werden. Genau das ist bei GetMyInvoices der Fall.

Die Herausforderungen für fintract

Zum einen unterstützt fintract die beiden Standardformate für Rechnungen – ZUGFeRD und XRechnung. Zum anderen durchlaufen unstrukturierte Dokumente das OCR-Tool. Die Herausforderungen sind dabei die unterschiedlichen Sprachen sowie die unterschiedlichen Belegarten. Die Spanne reicht von Tankquittungen über Lieferantenrechnungen bis hin zu Ausgangsrechnungen, wobei sich die Informationen an unterschiedlichen Stellen befinden, oft in verschiedenen Schreibweisen. Darüber hinaus gibt es Konto- und Kreditkartenauszüge. Zudem stehen die Dokumente in diversen Formaten zur Verfügung – als PDF, TIFF, JPEG oder PNG. fintract erkennt auf Basis einer optischen Zeichenerkennung trotzdem relevante Informationen. Denn unsere Software arbeitet mit einem Algorithmus, der circa 100.000 Regeln umfasst, verbunden mit künstlicher Intelligenz. Dadurch werden Erkennungsquote von mehr als 90 Prozent erreicht und fintract vermag aus Rechnungsdokumenten bis zu 50 verschiedene Rechnungsinformationen zuverlässig zu extrahieren.

Beispiele für Informationen, die fintract ausliest:
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungspositionen
  • Währung
  • Nettobetrag
  • Steuersatz
  • Bruttobetrag
  • Lieferant mit Adresse
  • Bezahlmethode
  • Steuernummer
  • Umsatzsteuernummer
  • Empfänger mit Adresse

Ein OCR-Tool im Dienst seiner Anwender

Falls fintract einmal nicht alle Informationen finden sollte, können Anwender den Inhalt einfach in der Rechnungsvorschau markieren und mit einem Klick extrahieren. Dadurch lernt unsere OCR dazu und kommende Ergebnisse werden besser. Dies bedeutet noch weniger Aufwand für die Anwender.

Der Nutzen:
  • Ohne Bearbeitung können die meisten Belege samt ihren Informationen automatisch an andere Systeme übertragen und dort direkt weiterverarbeitet werden.
  • Kein fehlerbehaftetes Abtippen von Daten
  • Die Dokumente können innerhalb kürzester Zeit verarbeitet werden.

Ein Beispiel: Rechnungen lassen sich innerhalb von Minuten verbuchen sowie bezahlen. Finanzielle Traktionen werden innerhalb von Sekunden erfasst und automatisch den Belegen zugeordnet.

Darüber hinaus leistet fintract einen wesentlichen Beitrag zur Bekämpfung der aktuellen Pandemie. Denn die OCR liest Informationen aus Corona-Tests aus und stellt sie bedarfsgerecht zur maschinellen Weiterverwendung bereit. Doch das ist eine andere Geschichte.

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