Gebruikers van GetMyInvoices weten het: facturgegevens zoals leverancier en factuurbedrag met de hand intypen behoort tot het verleden. Deze worden automatisch weergegeven zodra het document wordt geopend. Maar hoe is dat mogelijk? Hoofdverantwoordelijk voor deze functie is de OCR-oplossing fintract . Maar laten we bij het begin beginnen.
Wat is OCR?
OCR staat voor Optical Character Recognition en verwijst naar geautomatiseerde tekstherkenning. Met behulp van deze technologie kunnen gebruikers vooral afbeeldingen omzetten in tekst, oftewel tekst uit afbeeldingen extraheren. Daarbij hoeft deze niet per se op het eindapparaat geïnstalleerd te zijn, en gebruikers hebben ook geen eigen OCR-scanner nodig. Dergelijke procedés worden vaak op de achtergrond ingezet. Ze ontplooien hun volledige potentieel wanneer de gegevens niet alleen machinaal worden uitgelezen, maar ook automatisch worden verwerkt. Dat is precies het geval bij GetMyInvoices.
De uitdagingen voor fintract
Enerzijds ondersteunt fintract de twee standaardformaten voor facturen - ZUGFeRD en XRechnung. Anderzijds doorlopen ongestructureerde documenten de OCR-tool. De uitdagingen hierbij zijn de verschillende talen en de verschillende soorten documenten. De variatie loopt van tankbonnetjes tot leveranciersfacturen tot uitgaande facturen, waarbij de gegevens zich op verschillende plaatsen bevinden, vaak in verschillende schrijfwijzen. Daarnaast zijn er ook rekening- en creditcardafschriften. Bovendien zijn de documenten beschikbaar in diverse formaten - als PDF, TIFF, JPEG of PNG. fintract herkent op basis van optische tekenherkenning toch relevante informatie. Want onze software werkt met een algoritme dat circa 100.000 regels omvat, gecombineerd met kunstmatige intelligentie. Hierdoor wordt een herkenningspercentage van meer dan 90 procent bereikt en kan fintract uit factuurdocumenten tot wel 50 verschillende factuurgegevens betrouwbaar extraheren.
Voorbeelden van gegevens die fintract uitleest:
- Factuurnummer
- Factuurdatum
- Factuurregels
- Valuta
- Nettobedrag
- Belastingtarief
- Brutobedrag
- Leverancier met adres
- Betaalmethode
- Belastingnummer
- Btw-nummer
- Ontvanger met adres
Een OCR-tool ten dienste van zijn gebruikers
Mocht fintract een keer niet alle gegevens vinden, dan kunnen gebruikers de inhoud eenvoudig markeren in de factuurvoorbeeld en met één klik extraheren. Hierdoor leert onze OCR bij en worden toekomstige resultaten beter. Dit betekent nog minder werk voor de gebruikers.
Het nut:
- Zonder bewerking kunnen de meeste documenten samen met hun gegevens automatisch naar andere systemen worden overgedragen en daar direct verder worden verwerkt.
- Geen foutgevoelig overtypen van gegevens
- De documenten kunnen binnen zeer korte tijd worden verwerkt.
Een voorbeeld: facturen kunnen binnen enkele minuten worden geboekt en betaald. Financiële transacties worden binnen seconden geregistreerd en automatisch aan de documenten gekoppeld.
Daarnaast levert fintract een belangrijke bijdrage aan de bestrijding van de huidige pandemie. Want de OCR leest gegevens uit coronatests uit en stelt deze op maat beschikbaar voor machinaal verder gebruik. Maar dat is een ander verhaal .
